Respuestas a las observaciones en los procesos de selección

Las respuestas a las observaciones son documentos expedidos por la entidad pública, los cuales buscan garantizar una participación en igualdad de condiciones a los interesados y una selección objetiva del contratista.

Qué son las observaciones en los procesos de selección.

Las entidades públicas, al adelantar procesos de selección y fijar los criterios de participación, pueden recibir solicitudes de proponentes para eliminar, adicionar o modificar alguno de estos requisitos o simplemente aclarar aspectos que consideran difusos, las cuales han sido categorizadas con el nombre de Observaciones.

Pero estas observaciones, luego de ser remitidas por los proponentes, son sometidas por la entidad pública a una síntesis de las mismas o se enmarcan en un tema general, para responder si se acepta o no la solicitud efectuada por los interesados en el proceso de selección.

El citado procedimiento afecta el principio de publicidad, puesto que se podrían dejar de lado aspectos que serían de interés para los demás proponentes y que no fueron abarcados por la entidad pública.

A pesar de dicha situación, algunas entidades publican las observaciones en su totalidad, dando lugar a una buena práctica que brinda garantía y materializa el principio de publicidad, tal como se mencionaba en los Decretos 2474 de 2008, artículo 8, numeral 3, y en el Decreto 734 de 2012, artículo 2.2.5, numeral 3.

Obligatoriedad de emitir las observaciones en los procesos de selección.

Aunque en el vigente marco normativo que regula la contratación estatal en Colombia no es clara la obligación de publicar las observaciones efectuadas por los proponentes en los procesos de selección, algunas entidades públicas mantienen esta buena práctica que brinda garantía y materializa el principio de publicidad.

En la derogatoria del Decreto 734 de 2012, mediante el Decreto 1510 de 2013, se causó dicha confusión, la cual se mantiene hasta la fecha, con la entrada en vigencia del Decreto 1082 de 2015.

Se debe resaltar que en el contenido del Decreto no fue incluida la palabra observaciones, dando lugar a esta confusión para las entidades estatales y los responsables del desarrollo de los procedimientos del proceso de selección.

Sin embargo, la Sección 2 del Decreto 1082 de 2015 determina la estructura y los documentos del proceso de contratación, incluyendo en el artículo 2.2.1.1.2.1.4 las observaciones, por lo que es obligación de las entidades estatales publicar cada una de las observaciones recibidas en sus procesos de selección.

Por lo que se concluye que, aunque las observaciones no sean actos o documentos expedidos por la entidad estatal, estas se encuentran asociadas al proceso de selección, siendo de interés general todos los datos contenidos en las mismas, por lo que es primordial y obligatorio su publicación, conforme al principio garantista de publicidad que rige la contratación estatal en Colombia.

Alcance e importancia de las respuestas a las observaciones en los procesos de selección.

Su propósito esencial es servir de medio de comunicación formal desde la entidad pública hacia los interesados, para informar las apreciaciones y análisis efectuados a las dudas que presentan los proponentes, para su posible participación en el proceso de selección o su resultado en la evaluación de propuestas.

Luego de recibidas las observaciones, en las cuales se exponen los aspectos que impiden la participación o continuación en el proceso a un proponente, la entidad pública está en la obligación de dar respuesta puntual a cada una de las solicitudes.

Su importancia radica en que su contenido está dirigido a:

1. Aclarar algún requisito establecido, su alcance, la forma de acreditarlo o la razón por la cual es solicitado.
2. Modificar el requisito o su forma de acreditarlo.
3. Eliminar el requisito, luego de analizar si el mismo podría afectar la selección objetiva del contratista, antes de la recepción de propuestas.

El alcance de las respuestas a las observaciones permite a las entidades públicas:

• Aceptar, parcial o totalmente, la observación presentada por los interesados, para lo cual podría efectuar una argumentación sumaria sobre la misma.
• Negar la solicitud efectuada por el proponente, siendo obligatoria una argumentación jurídica, técnica o financiera, según el caso que aplique, en el cual se explique las razones por las cuales no se acepta.

Es obligatorio para la entidad argumentar las razones que impiden la aceptación de la observación, puesto que se podría estar limitando la pluralidad de oferentes y afectando así la selección objetiva del contratista.

Las respuestas a las observaciones no son vinculantes.

No obstante, las respuestas a las observaciones son documentos de carácter informativo, es decir, dan a conocer los argumentos que se tuvieron en cuenta para modificar o mantener las condiciones estipuladas en el pliego de condiciones o su equivalente.

Finalmente, como buena práctica en los procesos contractuales, se resalta el hecho de que la aceptación de las observaciones, parcial o totalmente, por parte de las entidades públicas permite ampliar la posibilidad de recibir una mayor cantidad de proponentes.