Responsables y no responsables del Iva

La denominación de responsable y no responsable del IVA reemplaza al antiguo régimen común y régimen simplificado, respectivamente, luego de la ley 2010 de 2019, y estos son los requisitos para ser clasificado como responsable y, por consiguiente, como no responsable del IVA.

Personas o contribuyentes responsables del impuesto a las ventas.

Por regla general, toda persona natural o jurídica que venda productos gravados con el IVA o preste servicios gravados con el IVA es responsable del impuesto a las ventas.

Si el contribuyente, persona natural o jurídica, vende productos o presta servicios que no están gravados con IVA, no son responsables del IVA.

No obstante, algunas personas naturales, a pesar de vender productos o prestar servicios gravados con IVA, no son formalmente responsables de dicho impuesto, como pasa a detallarse.

Personas que no son responsables del impuesto a las ventas.

Señalamos que si una persona natural o jurídica no vende productos gravados con IVA ni presta servicios gravados con IVA, no es responsable del impuesto a las ventas.

No obstante, en el caso de las personas naturales, a pesar de vender productos o prestar servicios gravados con IVA, se consideran como no responsables del IVA en función de unos topes mínimos de ingresos y otros conceptos señalados por el parágrafo 3 del artículo 437 del Estatuto Tributario.

Señala la norma referida que no se deben registrar como responsables del IVA las personas naturales comerciantes y artesanos, que sean minoristas o detallistas, agricultores y ganaderos, así como las personas naturales que presten servicios, siempre que cumplan con los siguientes requisitos:

1. Que en el año anterior o en el año en curso hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de la actividad, inferiores a 3.500 UVT.
2. Que no tengan más de un establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio donde ejerzan su actividad.
3. Que en el establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio no se desarrollen actividades bajo franquicia, concesión, regalía, autorización o cualquier otro sistema que implique la explotación de intangibles.
4. Que no sean usuarios aduaneros.
5. Que no hayan celebrado en el año inmediatamente anterior ni en el año en curso contratos de venta de bienes y/o prestación de servicios gravados por valor individual, igual o superior a 3.500 UVT.
6. Que el monto de sus consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras durante el año anterior o durante el respectivo año no supere la suma de 3.500 UVT.
7. Los contribuyentes del impuesto unificado bajo el Régimen Simple de Tributación - SIMPLE cuando únicamente desarrollen una o más actividades establecidas en el numeral 1 del artículo 908 del Estatuto Tributario.
8. Los contribuyentes personas naturales del impuesto unificado bajo el Régimen Simple de Tributación - SIMPLE cuando sus ingresos brutos sean inferiores a tres mil quinientos (3.500) UVT.

Si la persona natural cumple la totalidad de los anteriores requisitos, no debe inscribirse ni registrarse como responsable del IVA, quedando en el grupo de no responsables.

Si se deja de cumplir uno solo de esos requisitos, es obligatorio registrarse como responsable del IVA y cumplir las obligaciones que le son propias.

Consignaciones respecto a la responsabilidad del IVA.

Uno de los topes o requisitos para ser responsable del IVA es tener consignaciones iguales o superiores a 3.500 UVT. ¿Pero qué tipo de consignaciones?

La doctrina de la Dian ha señalado que se consideran únicamente las consignaciones originadas en la venta de bienes y servicios gravados, por lo que no se incluyen consignaciones como créditos, venta de inmuebles, salarios, etc.

Ello supone la necesidad de tener un control y así poder identificar el tipo o el origen de la consignación, lo que la gran mayoría de personas naturales no hace y resulta imposible diferenciar un ingreso de otro, y en tal caso, se debería tomar el total de las consignaciones ante la imposibilidad de distinguirlas.

Responsables del IVA.

Los responsables del IVA son todas las personas jurídicas y algunas personas naturales que venden un producto gravado o prestan un servicio gravado con el IVA.

Como ya señalamos, no todas las personas naturales son responsables del IVA, así vendan productos gravados con IVA o presten servicios gravados, por lo que resulta más sencillo determinar cuáles no son los responsables del IVA.

Son responsables del IVA las personas naturales que cumplan con los siguientes requisitos:

1. Que en el año anterior o en el año en curso hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de la actividad, iguales o superiores a 3.500 UVT ($164.728.000 para el 2024 y $148.442.000 para el 2023).
2. Que no tengan más de un establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio donde ejerzan su actividad.
3. Que en el establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio no se desarrollen actividades bajo franquicia, concesión, regalía, autorización o cualquier otro sistema que implique la explotación de intangibles.
4. Que no sean usuarios aduaneros.
5. Que hayan celebrado en el año inmediatamente anterior ni en el año en curso contratos de venta de bienes y/o prestación de servicios gravados por valor individual, igual o superior a 3.500 UVT.
6. Que el monto de sus consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras durante el año anterior o durante el respectivo año, provenientes de actividades gravadas con el impuesto sobre las ventas (IVA), supere la suma de 3.500 UVT.

Naturalmente, para ser responsable del IVA, la persona natural tiene que desarrollar una actividad gravada con el IVA, ya sea que venda productos gravados o que preste servicios gravados.

¿Cuándo se pasa a ser responsable del IVA?

Puede suceder que durante el transcurso del año gravable se deje de cumplir con uno de los requisitos que permiten estar en el grupo de los no responsables, y en tal caso debe registrarse como responsable del IVA a partir del período gravable siguiente.

Por ejemplo: supongamos que el 15 de abril de 2024 el banco desembolsa un crédito de libre inversión que es consignado en la cuenta de ahorros del contribuyente, haciendo que al 15 de abril el total de consignaciones llegara a $225.000.000, superando el tope de los 3.500 UVT.

En ese momento, la persona podría quedar en la obligación de registrarse como responsable del IVA, a partir del siguiente período de IVA, en el caso que no pudiera demostrar que el origen de la consignación no tiene relación con actividades gravadas con IVA.

Además, se debe tener presente lo que señala el inciso segundo del parágrafo tercero del artículo 437 del Estatuto Tributario:

«Para la celebración de contratos de venta de bienes y/o de prestación de servicios gravados por cuantía individual y superior a 3.500 UVT, estas personas deberán inscribirse previamente como responsables del Impuesto sobre las Ventas (IVA), formalidad que deberá exigirse por el contratista para la procedencia de costos y deducciones. Lo anterior también será aplicable cuando un mismo contratista celebre varios contratos que superen la suma de 3.500 UVT.»

En estos casos, el contratante tiene responsabilidad, pues si firma un contrato por más de 3.500 UVT ($164.728.000 para el 2024 y $148.442.000 para el 2023) sin exigir al contratista que previamente se registre como responsable del IVA, puede llevar a que la Dian le rechace costos y deducciones.

De lo que se trata es que al momento en que se supere cualquiera de los topes, la persona debe registrarse como responsable del IVA.

Lo que sucede es que, como las personas naturales no llevan contabilidad ni control alguno, en muchos no se enteran de que han superado dichos topes, y solo se enteran al finalizar el año o en el año siguiente cuando reciben los reportes del banco.

Hay que tener presente que la Dian, por intermedio de la información exógena, puede conocer cuándo el contribuyente quedó obligado a registrarse como responsable del IVA.

Pasar de responsable del IVA a no responsable del IVA.

Una persona que está inscrita como responsable del IVA puede retirarse como responsable si cumple las condiciones que señala el inciso 3 del parágrafo tercero del artículo 437 del Estatuto Tributario:

«Los responsables del impuesto sólo podrán solicitar su retiro del régimen cuando demuestren que en el año fiscal anterior se cumplieron, las condiciones establecidas en la presente disposición.»

Por ejemplo, si durante el 2023 la persona natural cumple con todos los requisitos señalados por el parágrafo 3 del artículo 437 (ingresos, consignaciones, etc.), en el 2024 puede solicitar su retiro como responsable del IVA.

Esta posibilidad aplica únicamente para las personas naturales, pues solo estas pueden hacer parte del grupo de no responsables en los términos antes señalados.

Prohibiciones de los no responsables del IVA.

A los no responsables del IVA se les prohíbe cobrar IVA, puesto que al no ser responsables del IVA, no deben facturarlo ni cobrarlo.

Responsables del IVA vs No responsables del IVA.

Para efectos prácticos, cuando hablamos de responsables del IVA nos referimos a los contribuyentes que deben inscribirse como responsables en dicho régimen, que equivale al régimen común que antes existía, y cuando nos referimos a no responsables del IVA, nos referimos a los contribuyentes que antes pertenecían al régimen simplificado, y/o que no son responsables por no vender productos gravados con el IVA o no prestar servicios gravados con el IVA.

De hecho, el mismo Estatuto habla de responsables y no responsables del IVA en estos términos, por ejemplo, en el artículo 508-1 modificado por la ley 2010 de 2019 cuando dice que la Dian «podrá oficiosamente reclasificar a los no responsables en responsables…», de manera que el responsable es el que está inscrito como tal, y el no responsable es el que no está inscrito como responsable, ya sea porque no cumple los topes para inscribirse como responsable, o porque en efecto no es responsable al no vender productos o no prestar servicios gravados con IVA.

¿Cómo saber si soy responsable de IVA?

Para saber si es responsable del IVA, en primer lugar, debe determinar si vende un producto gravado o exento de IVA, o presta un servicio gravado con IVA.

Si la respuesta es afirmativa, debe verificar los topes para ser responsable, y si los supera, entonces es responsable del IVA y debe actualizar el RUT en consecuencia y empezar a cumplir con las obligaciones propias de un responsable del IVA, como facturar, cobrar el IVA y declarar, etc.