Resolución de facturación

Los contribuyentes obligados a expedir facturas deben solicitar a la Dian una resolución en la que se autorice el rango de numeración a utilizar en la facturación.

Qué es la autorización de facturación.

Los contribuyentes que están obligados a facturar deben solicitar a la Dian la autorización de los rangos de numeración de las facturas a expedir de acuerdo a lo señalado por la resolución de la Dian número 0042 de 2020 a partir de su artículo 37. No es que se solicite autorización para emitir facturas; lo que se autoriza es el rango de números consecutivos de las facturas a emitir.

En consecuencia, la autorización de facturación es un acto administrativo de carácter particular proferido por la Dian en el cual se autoriza a un contribuyente para que utilice en sus facturas un rango consecutivo de numeración, con una vigencia temporal determinada.

Y aunque hablamos de resolución de facturación, no se expide una resolución como tal, sino que se diligencia el formulario 1876, y la autorización se identifica con un número de formulario, formulario que por ninguna parte contiene el término resolución.

La resolución de facturación como requisito de la factura.

Uno de los requisitos que debe tener toda factura es indicar en la factura la resolución de autorización para facturar.

Como ya señalamos, el formulario 1876 que autoriza el rango de numeración no contiene el término resolución, pero cuando se emite la factura, que debe contener el número de resolución, toma como tal el número del formulario 1876.

Esta es una medida de control que implementa la Dian para tener un registro de los contribuyentes que están autorizados y los rangos de numeración que se han autorizado.

Si bien el artículo 617 del estatuto tributario, que señala los requisitos que debe cumplir una factura para efectos tributarios, no exige que deba tener impresa la resolución de autorización de facturación, es un requisito que la Dian exige de acuerdo a las facultades de fiscalización que la ley le confiere.

Contribuyentes obligados a solicitar resolución de facturación.

Todo contribuyente que esté obligado a expedir factura debe solicitar la respectiva resolución de autorización a la Dian.

Esta autorización es exigida por la Dian incluso a los no responsables del impuesto a las ventas, antiguo régimen simplificado, en el caso en que opten por expedir factura.

En fin, si usted está obligado a facturar, está obligado a solicitar la resolución de facturación.

Vigencia de la resolución de autorización.

Una vez se expide la resolución que autoriza el rango de facturación a un contribuyente, esta tiene una vigencia máxima de dos años, tal como lo dispone el artículo 44 de la resolución 0042 de 2020:

«La autorización de la numeración consecutiva tendrá una vigencia máxima de dos (2) años a partir de la asignación que realice la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.»

La vigencia de 2 años es la máxima, pero la Dian puede, en algunos casos particulares, declarar una vigencia menor, la cual figura en la respectiva resolución de autorización, como por ejemplo 6 meses.

La vigencia se cuenta desde la fecha en que se expide la resolución de facturación, la cual se consulta en la misma resolución, más exactamente en el renglón 38 del formulario 1876.

Requisitos para solicitar la resolución de facturación.

Como requisito indispensable para solicitar la resolución de autorización para facturar, está la actualización del RUT a fin de incluir la obligación de facturación, que a día de hoy, en su mayoría, debe ser electrónica.

La solicitud se debe hacer por intermedio de la plataforma de la Dian y es preciso tener el mecanismo de firma digital.

Autorización de prefijos en la facturación.

Cuando el contribuyente tiene varios establecimientos de comercio, requiere identificar o separar las ventas según sus necesidades particulares, puede recurrir a los prefijos como mecanismo auxiliar para identificar las facturas y los ingresos.

Al respecto, señala, por ejemplo, el artículo 5 de la resolución 55 de 2016:

«Para los obligados a expedir factura o documento equivalente que posean más de un establecimiento de comercio, sede, oficina, o lugares donde desarrollen sus actividades económicas, en la solicitud de autorización de numeración deberá indicar para cada uno de ellos, los prefijos y la correspondiente numeración.

Cuando el obligado a solicitar autorización requiera diferenciar los ingresos provenientes de las ventas o prestación de servicios según la modalidad de pago, u otra forma, podrá utilizar la numeración con prefijos alfabéticos, numéricos o alfanuméricos, sin que excedan de cuatro (4) letras o números.»

Igual obligación contempla el artículo 39 de la resolución 0042 de 2020, que regula la facturación electrónica.

Sanciones por expedir facturas sin la resolución de facturación o con la resolución vencida.

Ya vimos que uno de los requisitos de la factura es contener la resolución de facturación, de modo que, si no se tiene, o se gestiona pero no se imprime en la factura, estamos ante un hecho irregular relacionado con la facturación, y se impone la respectiva sanción por facturación.

Respecto a la sanción específica que se aplica, se debe tener en cuenta que la resolución de facturación es un mecanismo de control implementado por la Dian, y sobre la sanción aplicable por su incumplimiento, el artículo 684-2 del estatuto tributario establece que «…la no adopción de dichos controles, luego de tres (3) meses de haber sido dispuestos por la Dirección General de Impuestos Nacionales o su violación, dará lugar a la sanción de clausura del establecimiento en los términos del artículo 657».

Queda claro entonces que en caso de expedir una factura sin la resolución de autorización o expedirla estando vencida, que es lo mismo, la sanción aplicable es el cierre del establecimiento de comercio, en los términos del artículo 657 del estatuto tributario, aunque este, luego de la ley 1819 de 2016, no contempla una sanción específica para el caso de facturar sin la resolución de facturación, por lo que se ha creado un vacío en ese aspecto.

Factura sin resolución de facturación es válida para soportar costos y deducciones.

Si a un contribuyente le expiden una factura sin la resolución de facturación, o con la resolución vencida, podrá soportar los costos y deducciones respectivos con esa factura.

Los requisitos de la factura para efectos de soportar costos y deducciones tienen una regulación especial contenida en el artículo 771-2 del estatuto tributario, y esa norma no exige como requisito la resolución de facturación.

Facturar sin resolución de facturación tiene consecuencias solo para el obligado a facturar, más no para quien hace el pago, pues no existe una norma que contemple alguna restricción, y tampoco lo hace la resolución 55 de 2016 expedida por la Dian, que regula la expedición de la resolución de facturación.

¿Qué hacer cuando se agota la numeración autorizada?

Cuando el contribuyente agota la numeración que le ha sido autorizada antes de la expiración de la vigencia de la autorización, debe pedir una nueva resolución de autorización para la nueva numeración que requiera utilizar.

Qué hacer cuando se vence la resolución de facturación.

Cuando se vence la resolución de autorización, el contribuyente debe solicitar una nueva, a partir del rango autorizado en la resolución vencida.

Por ejemplo, si la resolución que autorizaba el rango 1-1000 se vence, se debe solicitar la resolución para autorizar la del 1001 a xxx.

Si la resolución se venció antes de agotar la numeración autorizada y sobraron números autorizados, el contribuyente puede solicitar que se habilite la numeración no consumida.

Por ejemplo, si se venció la resolución y el contribuyente había consumido solo 600 números, puede habilitar los que faltaron, que en nuestro ejemplo son los números 601-1000.

Esa habilitación se debe solicitar 15 días antes de que venza la resolución.

Cómo autorizar resolución de facturación electrónica.

Para autorizar la resolución de facturación electrónica, debe ingresar a su cuenta en la Dian y seleccionar la opción Numeración de facturación, que está en el menú lateral izquierdo de la página.

Allí da clic en Autorizar Rangos y luego en Tipo de facturación elegir la opción Factura electrónica de venta.

Seguidamente debe agregar el prefijo si lo requiere, el rango de numeración que desea autorizar y seguir las indicaciones que se le presenten en pantalla.

Al final, tendrá que firmar la solicitud con su firma electrónica y la autorización es casi inmediata, pudiendo descargar la autorización, con indicación del rango autorizado, que no siempre es el mismo solicitado por el contribuyente.

Vigencia de la resolución de facturación electrónica.

La vigencia de la resolución de facturación electrónica es de máximo 2 años, y ese vencimiento aparece en el formulario 1876 que se genera cuando la Dian autoriza la numeración solicitada.

La vigencia suele ser distinta para cada contribuyente y para cada solicitud de autorización, por lo que es importante que la revise al descargar la resolución de autorización.

Cómo corregir una resolución de facturación.

El sistema de la Dian no permite corregir las resoluciones de autorización una vez están firmadas. Se pueden corregir los borradores, pero no los definitivos.

Si el contribuyente se ha equivocado, debe proceder a inhabilitar el rango correspondiente y generar una nueva autorización.

Cuántas veces se puede habilitar una resolución de facturación.

Cuando la resolución de facturación vence y han quedado números de facturas sin utilizar, el contribuyente puede habilitar esos rangos tantas veces como sean necesarias para consumir todos los números autorizados.

La otra opción es inhabilitar los números no utilizados y generar una nueva autorización.

Diferencia entre autorizar y habilitar rangos de numeración.

La autorización de un rango de numeración es cuando se solicita por primera vez.

La habilitación de los rangos de numeración procede cuando ha vencido la resolución de autorización y no se han utilizado todos los números autorizados.