Requisitos legales para la apertura de un establecimiento comercial

Para que un establecimiento de comercio pueda abrir al público debe cumplir una serie de requisitos que la ley le impone, que, de no cumplirse, puede llevar al sellamiento del local o establecimiento, e incluso a la imposición de multas.

Requisitos legales para abrir un negocio en Colombia.

Cuando se abre un negocio en Colombia, como una tienda de ropa, una tienda de calzado o zapatos, un billar o una discoteca, debe hacerse formalmente lo que implica cumplir una serie de requisitos.

Todo negocio debe funcionar en un establecimiento de comercio, que debidamente formalizado ante la cámara de comercio adquiere reconocimiento legal.

Esto no quiere decir que no se puedan abrir negocios sin un establecimiento de comercio, como quien informalmente vende productos en su casa o en algún pequeño local, pero al no cumplir con los requisitos de ley, se expone a posibles multas y sellamientos.

Inscribirse en el registro mercantil.

Todo establecimiento de comercio debe inscribirse en el registro mercantil, entendido ese como el instrumento legal que tiene como objeto llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos del comerciante.

El registro mercantil es tramitado en la Cámara de Comercio.

Diligenciar el certificado de uso de suelos.

Antes de proceder a la apertura de un establecimiento de comercio, es preciso diligenciar en la oficina de planeación municipal o quien haga sus veces, el certificado de uso de suelos.

El objetivo de este certificado es que la autoridad competente certifique que la actividad desarrollada por el establecimiento certificado puede desarrollarse en el lugar.

Esto es importante si se tiene en cuenta que en determinados sectores de una ciudad no se pueden desarrollar ciertas actividades, como es el caso de los bares y expendios de bebidas alcohólicas, los cuales no pueden funcionar en determinadas zonas.

Así como tampoco una fábrica puede instalarse en una zona clasificada como residencial.

Adquirir el certificado de derechos de autor.

Los establecimientos de comercio que hagan uso de música o difusión de cualquier obra protegida por derechos de autor deben pagar los respectivos derechos.

Si el establecimiento de comercio no hace utilización de este tipo de obras, debe de todas formas adquirir el certificado de no usuario de música y demás obras sometidas a derechos de autor.

Existen diferentes sociedades que gestionan derechos de autor como Sayco, Acimpro, Ceder o CDR, Egeda, Actores, Dasc, etc.

Adquirir el concepto sanitario.

Todo establecimiento de comercio cuyo objeto social sea el expendio de productos alimenticios debe disponer de su respectivo concepto sanitario.

Respecto al concepto sanitario, señala la resolución 2674 de 2013 del Ministerio de Salud:

«Es el concepto emitido por la autoridad sanitaria una vez realizada la inspección, vigilancia y control al establecimiento donde se fabriquen, procesen, preparen, envasen, almacenen, transporten, distribuyan, comercialicen, importen o exporten alimentos o sus materias primas. Este concepto puede ser favorable o desfavorable, dependiendo de la situación encontrada.»

Igualmente, todos los empleados que manipulen alimentos deben tener su certificado de manipulación de alimentos.

El concepto sanitario comprende aspectos como la seguridad de las instalaciones y el nivel de sanidad o salubridad del establecimiento.

Al no contar con este concepto, el establecimiento puede ser objeto de cierre, o las mercancías pueden ser decomisadas, en caso de presentar riesgo para los consumidores.

Certificado de seguridad.

El certificado de seguridad es expedido por el respectivo departamento de bomberos y busca que el establecimiento de comercio cumpla con las normas de seguridad en lo concerniente a extintores, salidas de emergencia, botiquín de primeros auxilios y demás mecanismos y herramientas de seguridad que permitan, en un momento dado, atender una emergencia que se presente dentro del establecimiento.

Control de pesas y medidas.

Las pesas y medidas que se utilicen en el establecimiento de comercio deben estar debidamente “calibradas” de manera tal que cumplan con su objetivo de forma exacta, puesto que vender productos con medidas y pesos diferentes a los reales es sancionable.

Lista de precios.

El comerciante debe hacer públicos los precios de sus productos, lo cual puede hacer colocándolos en el empaque o en el envase, o en una lista general visible.

Inscripción en el Rut.

Todo comerciante debe inscribirse en el Rut y, en el caso de ser un comerciante perteneciente al antiguo régimen simplificado hoy no responsable del IVA, deberá exhibir el Rut en un lugar visible del establecimiento de comercio.

Informar al comandante de la policía sobre la apertura del establecimiento de comercio.

Antes de abrir al público, el establecimiento de comercio debe comunicarse tal hecho al comandante de la estación de policía más cercano al sitio donde funcionará el establecimiento de comercio.

Lo que dice el código de policía.

La ley 1801 de 2016, conocida como el nuevo código de policía, contempla una serie de requisitos para que un establecimiento de comercio pueda funcionar, incluso si no está abierto al público:

El artículo 87 de la ley 1801 contempla una serie de requisitos que se deben cumplir previamente a la apertura del establecimiento de comercio, que son:

1. Las normas referentes al uso del suelo, destinación o finalidad para la que fue construida la edificación y su ubicación.
2. Mantener vigente la matrícula mercantil de la Cámara de Comercio de la respectiva jurisdicción donde se desarrolle la actividad.
3. La comunicación de la apertura del establecimiento al comandante de la estación o subestación de Policía del lugar donde funciona el mismo, por el medio más expedito o idóneo que para tal efecto establezca la Policía Nacional.
4. Para la comercialización de equipos terminales móviles se deberá contar con el permiso o autorización expedido por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones o su delegado.

Y durante el desarrollo de la actividad se deben cumplir con los siguientes requisitos:

1. Las normas referentes a los niveles de intensidad auditiva.
2. Cumplir con los horarios establecidos para la actividad económica desarrollada.
3. Las condiciones de seguridad, sanitarias y ambientales determinadas en el régimen de Policía.
4. El objeto registrado en la matrícula mercantil y no desarrollar otra actividad diferente.
5. Para aquellos establecimientos donde se ejecuten públicamente obras musicales causantes de pago, protegidas por las disposiciones legales vigentes sobre derechos de autor, mantener y presentar el comprobante de pago al día.
6. Para ofrecer los servicios de alojamiento al público u hospitalidad, se debe contar con el registro nacional de turismo.

Es importante resaltar la prohibición para desarrollar una actividad económica distinta a las registradas en la cámara de comercio, por lo que se debe tener especial cuidado en registrar todas las actividades que se pretendan desarrollar en el establecimiento de comercio.

En términos muy generales, los anteriores son los requisitos más comunes que debe cumplir un establecimiento de comercio para poder abrir al público.

Es importante tener claridad de que la policía nacional tiene la facultad de sellar los establecimientos de comercio que no cumplan con determinados requisitos, por lo que se recomienda tener una carpeta con todos los documentos para presentarlos a las autoridades que en cualquier momento pueden visitar el establecimiento.

¿Hasta qué hora puede estar abierto un negocio?

Depende del tipo de negocio. Los negocios que no venden bebidas alcohólicas pueden abrir las 24 horas si así lo desean. La limitación es para los negocios que venden licores, como bares y discotecas, que sí tienen restricciones, y cada municipio fija el horario máximo de atención al público, que suele ser hasta las 3 a.m.