Certificado de retención en la fuente

Los agentes de retención deben expedir un certificado por las retenciones en la fuente que hayan practicado, según los requisitos que fija la ley y en los plazos que dispone el gobierno mediante decreto.

Obligación de expedir certificados de retención.

Todo agente de retención que efectúe retenciones en la fuente está en la obligación de expedir el certificado de retenciones correspondiente, el cual debe ser expedido a nombre del sujeto pasivo objeto de retención dentro de los plazos que disponga el gobierno, que encontrará en el siguiente artículo.

La obligación de expedir certificados de retención está dada en el estatuto tributario a partir del artículo 378 hasta el 381.

El certificado de retención en la fuente es necesario para que quien fue objeto de retención pueda descontar esas retenciones de su declaración de impuestos, como renta e IVA.

Requisitos que debe tener el certificado de retenciones en la fuente.

Los requisitos que debe tener un certificado de retenciones en la fuente dependen del concepto de retenciones en la fuente que se vaya a certificar.

Requisitos del certificado de retención por salarios.

Cuando el agente de retención debe practicar retención en la fuente por ingresos laborales, debe expedir el certificado de retenciones a que hace referencia el artículo 378 del estatuto tributario:

«Los agentes de retención en la fuente deberán expedir anualmente a los asalariados, un certificado de ingresos y retenciones correspondiente al año gravable inmediatamente anterior, según el formato que prescriba la Dirección General de Impuestos Nacionales.»

Por su parte, el artículo 379 del mismo estatuto señala los requisitos que debe contener ese certificado:

1. El formulario debidamente diligenciado.
2. Año gravable y ciudad donde se consignó la retención.
3. Apellidos y nombres del asalariado.
4. Cédula o NIT del asalariado.
5. Apellidos y nombre o razón social del agente retenedor.
6. Cédula o NIT del agente retenedor.
7. Dirección del agente retenedor.
8. Valor de los pagos o abonos efectuados a favor o por cuenta del asalariado, concepto de los mismos y monto de las retenciones practicadas.
9. Firma del pagador o agente retenedor, quien certificará que los datos consignados son verdaderos, que no existe ningún otro pago o compensación a favor del trabajador por el periodo a que se refiere el certificado y que los pagos y retenciones enunciados se han realizado de conformidad con las normas pertinentes.

El certificado de retenciones por ingresos laborales no se puede expedir en cualquier documento, sino que se debe diligenciar el formato que para el efecto dispuso la Dian, que es el formulario 220, el cual contiene todos los datos y valores que se deben incluir en el certificado y además cuenta con el instructivo necesario para diligenciar cada uno de los datos y valores.

Requisitos del certificado de retenciones por conceptos diferentes a ingresos laborales.

Para el caso de las retenciones en la fuente a título de renta practicadas por conceptos diferentes a los originados en una relación laboral, los requisitos son los que señala el artículo 381 del estatuto tributario:

1. Año gravable y ciudad donde se consignó la retención.
2. Apellidos y nombre o razón social y NIT del retenedor.
3. Dirección del agente retenedor.
4. Apellidos y nombre o razón social y NIT de la persona o entidad a quien se le practicó la retención.
5. Monto total y concepto del pago sujeto a retención.
6. Concepto y cuantía de la retención efectuada.
7. La firma del pagador o agente retenedor.

Modelo o formato certificado de retención en la fuente.

Tratándose del certificado de retención en la fuente por conceptos diferentes a salarios, podemos utilizar un modelo cualquiera como el que se muestra a continuación:

CERTIFICADO DE RETENCIÓN EN LA FUENTE AÑO GRAVABLE 20XX

Agente retenedor: Gerencie.com

NIT: 8910761121-3

Dirección: Calle 145 No 182H-0299

Ciudad: Bogotá

Sujeto pasivo sometido a retención: Jorge Alberto Cuevas Arias

NIT: 765423289-9

Los valores retenidos fueron declarados y consignados oportunamente a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Certificado expedido el día XX del mes de XXX

Firma del representante legal o pagador.

Requisitos del certificado de retención en la fuente por IVA.

El certificado que se debe expedir por las retenciones en la fuente a título de IVA debe cumplir con los requisitos señalados en el artículo 1.6.1.12.13 del decreto 1625 de 2016:

1. Fecha de expedición del certificado.
2. Periodo y ciudad donde se practicó la retención.
3. Apellidos y nombre o razón social y NIT del retenedor.
4. Dirección del agente retenedor.
5. Apellidos y nombre o razón social y NIT de la persona o entidad a quien se le practicó la retención.
6. Monto total y concepto de la operación (venta de bienes gravados o prestación de servicios), sin incluir IVA.
7. Monto del IVA generado en la operación.
8. Porcentaje aplicado y cuantía de la retención efectuada.
9. Firma del agente retenedor y su identificación.

¿Quién debe firmar el certificado de retención en la fuente?

El certificado de retenciones en la fuente puede ser firmado por el pagador o por el agente de retención como tal.

Así lo señala el literal g) del artículo 381 del estatuto tributario y el literal i) del artículo 379 del mismo estatuto.

Por su parte, el artículo 1.6.1.12.12 del decreto 1625 de 2016 señala que:

«Las personas jurídicas podrán entregar los certificados de retención en la fuente, en forma continua impresa por computador, sin necesidad de firma autógrafa.»

En el caso de las personas naturales es la persona natural o su representante legal el que debe firmar el certificado, y en el caso de las personas jurídicas es su representante legal el que debe firmar.

Tratándose de personas jurídicas, no es necesario que el representante legal firme personalmente cada certificado, sino que se puede hacer mediante forma impresa por computador, sistema que imprimirá la firma del representante legal.

¿Qué hacer si el agente retenedor no me expide el certificado de retenciones?

Una de las preocupaciones de quienes tienen que declarar es la recolección de los certificados de las retenciones que les hayan practicado, certificados que muchas veces no es posible conseguir.

¿Qué se puede hacer si por alguna razón no se cuenta con el certificado de unas retenciones que le fueron practicadas?

En principio y según el artículo 374 del estatuto tributario, sólo se pueden declarar las retenciones que estén respaldadas por su respectivo certificado:

«En la liquidación oficial se deben acreditar los valores retenidos. El impuesto retenido será acreditado a cada contribuyente en la liquidación oficial del impuesto sobre la renta y complementarios del correspondiente año gravable, con base en el certificado que le haya expedido el retenedor.»

Pero la ley, considerando que existen casos en los que por causas ajenas al contribuyente no es posible contar con dicho certificado, permite que dicho certificado sea sustituido por la factura en la que conste el concepto y, por supuesto, el valor retenido.

Así lo dispone el parágrafo 1 del artículo 381 del estatuto tributario:

«Las personas o entidades sometidas a retención en la fuente podrán sustituir los certificados a que se refiere el presente artículo, cuando éstos no hubieren sido expedidos, por el original, copia o fotocopia auténtica de la factura o documento donde conste el pago, siempre y cuando en él aparezcan identificados los conceptos antes señalados.»

Esto sólo aplica para los certificados de retenciones diferentes a la retención por ingresos laborales, de suerte que si a un asalariado le han practicado retención por salarios y no le expiden el certificado, no podrá imputar las retenciones en la declaración de renta.

Debe tenerse claro que la ley de forma expresa reguló la forma en que se deben certificar las retenciones en la fuente practicadas, de manera que no se aceptan pruebas diferentes, como bien lo señaló la sección cuarta del Consejo de Estado en la sentencia 17774 del 19 de mayo de 2011 con ponencia de la magistrada de la sección cuarta Martha Teresa Briceño de Valencia:

«Del análisis de los documentos citados se concluye que no le asiste razón a la demandante, pues, ni la contabilidad, ni el certificado del Revisor Fiscal, ni el dictamen pericial son elementos de prueba suficientes para aceptar como anticipo del impuesto del periodo en cuestión el monto de las retenciones en la fuente desconocidas por la Administración.»

No sobra recordar que los agentes de retención que no expidan los certificados se exponen a la sanción contemplada por el artículo 667 del estatuto tributario, de suerte que la persona puede optar por realizar la respectiva denuncia.

¿Por qué es importante el certificado de retención en la fuente?

El certificado de retenciones en la fuente es importante porque la retención en la fuente, al ser un pago anticipado de un impuesto, puede ser descontado del impuesto que se debe pagar, y la retención se podrá descontar sólo si se tiene el certificado respectivo.

Es el caso de la persona natural que debe declarar renta. Cuando esa persona liquida el impuesto de renta que debe pagar, descuenta las retenciones que le hayan practicado, de manera que sólo debe pagar la diferencia, o en algunos casos no debe pagar nada, pues todo el impuesto que debe pagar lo pagó anticipadamente mediante el mecanismo de retenciones.

Luego, si le retienen $2.000.000, por ejemplo, si no le expiden el certificado correspondiente, no podrá descontarse esas retenciones en su declaración de renta.