Requisitos de la factura

Toda persona o empresa que esté obligada a facturar, o que sin estarlo quiera expedir una factura de venta, requiere cumplir con los requisitos que señala la ley.

Cuando expedir facturas de venta.

Se debe expedir factura de venta cuando el vendedor está obligado a expedirla, principalmente desde el punto de vista tributario.

Quien no esté obligado a expedir factura de acuerdo con la legislación tributaria, puede expedirla, y en tal caso debe cumplir con los requisitos legales, si es que pretende que tenga validez.

La factura cumple un papel para efectos comerciales como título valor, y para efectos tributarios como soporte de costos, deducciones e impuestos descontables.

Requisitos de la factura en el artículo 617 del estatuto tributario.

El artículo 617 del estatuto tributario señala los requisitos que, para efectos tributarios, debe cumplir la factura de venta, que son los siguientes:

1. Estar denominada expresamente como factura de venta.
2. Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
3. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
4. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
5. Fecha de su expedición.
6. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
7. Valor total de la operación.
8. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
9. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Un requisito no considerado en el artículo 617 del estatuto tributario es la resolución de autorización para facturar, que debe estar impresa en la respectiva factura, que hoy es electrónica.

De los anteriores requisitos señalados, los siguientes deben estar previamente impresos en la factura:

1. Estar denominada expresamente como factura de venta.
2. Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
3. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
4. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.

Quien emita facturas en papel, en formatos preimpresos, no puede diligenciar manualmente esos datos.

La omisión de algunos de esos requisitos constituye una irregularidad que puede ser sancionada por la Dian.

Requisitos de la factura para efectos tributarios.

El artículo 617 del estatuto tributario señala los requisitos que debe cumplir una factura, respecto a quien la expide, es decir, al vendedor, pero para que el comprador pueda soportar costos, gastos e impuestos descontables, no es necesario que la factura cumpla con todos los requisitos del artículo 617.

El artículo 771-2 del estatuto tributario exige para soportar costos, deducciones e impuestos descontables que la factura cumpla con los siguientes requisitos:

• Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
• Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
• Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
• Fecha de su expedición.
• Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
• Valor total de la operación.

Lo anterior busca evitar que un contribuyente se pueda ver afectado por los errores que cometa un tercero al emitir una factura, siempre que se cumplan estos requisitos mínimos.

El artículo 771-2 del estatuto tributario también exige unos requisitos mínimos tratándose de documentos equivalentes, que son:

• Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
• Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
• Fecha de su expedición.
• Valor total de la operación.

Lo anterior es válido cuando se adquieren bienes o servicios a personas que no están obligadas a expedir factura.

Si existe obligación de expedir factura, no se acepta el documento equivalente, razón por la cual se acostumbra solicitar copia del RUT del proveedor.

Comparativo de requisitos entre adquiriente y vendedor.

Los requisitos de la factura que se exigen a quien la expide (vendedor) no son los mismos que se piden a quien la recibe (comprador), lo que se puede apreciar en el siguiente comparativo:

Es decir, que hay 4 requisitos que no se le exigen a quien recibe la factura, o, dicho de otra manera, para el comprador la factura sigue siendo válida para efectos tributarios sin la totalidad de los requisitos del 617, siempre que cumplan con la totalidad de los requisitos del 771-2 del estatuto tributario.

Requisitos de la factura de venta como título valor.

Para que una factura sea legalmente válida y que pueda constituir un título valor, debe contener como mínimo los requisitos contenidos en el artículo 774 del código de comercio, que además se remite al artículo 617 del estatuto tributario, y señala los siguientes:

1. La fecha de vencimiento, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 673. En ausencia de mención expresa en la factura de la fecha de vencimiento, se entenderá que debe ser pagada dentro de los treinta días calendario siguientes a la emisión.
2. La fecha de recibo de la factura, con indicación del nombre, o identificación o firma de quien sea el encargado de recibirla según lo establecido en la presente ley.
3. El emisor, vendedor o prestador del servicio deberá dejar constancia en el original de la factura del estado de pago del precio o remuneración y las condiciones del pago, si fuere el caso. A la misma obligación están sujetos los terceros a quienes se haya transferido la factura.

Si estos requisitos no se cumplen, la factura no constituirá título valor, pero la norma precisa que ello no afecta la validez jurídica del negocio que dio origen a la factura.

Para que la factura constituya título valor, adicional a los requisitos específicos ya señalados, se debe atender a los requisitos señalados por el artículo 621:

1. La mención del derecho que en el título se incorpora.
2. La firma de quién lo crea.

El primer requisito se incorpora en la factura cuando en ella se indica la descripción del servicio o producto facturado y el valor del mismo.

Factura de venta y factura de compra.

Se habla de factura de venta y de factura de compra, y la factura es una sola, la de venta.

La factura es expedida por el vendedor, y por ello se llama factura de venta. El comprador no expide factura, por lo tanto no puede haber una factura de compra.

Cuando usted compra un producto, el vendedor le expide una factura de venta, que se llama expresamente factura de venta.