Requisitos de la factura para soportar costos y deducciones

Requisitos que debe cumplir una factura para efectos de soportar costos y deducciones en el impuesto a la renta, e impuestos descontables en el impuesto a las ventas.

Requisitos para que una factura sea deducible.

Una factura es deducible y permite descontar el impuesto a las ventas que conste en la factura, si cumple con los requisitos que señala el artículo 771-2 del estatuto tributario.

Los requisitos de la factura que debe cumplir quien la expide no son los mismos requisitos que debe acreditar el comprador del producto o servicio, en razón de que son menos requisitos para el segundo.

Quien necesita deducir un costo o gasto, o descontar el IVA, es el adquiriente, así que abordaremos los requisitos de la factura desde el lado del comprador o adquiriente.

Requisitos de la factura para el adquiriente.

Los requisitos que exige la ley tributaria para el adquiriente no son todos los que exige para el vendedor o quien expide la factura.

Quien vende, quien es el obligado a facturar, debe cumplir con todos los requisitos de la factura señalados en el artículo 617 del estatuto tributario, y de no hacerse se expone a la sanción por facturación.

Pero respecto al adquiriente, para que este pueda soportar los costos, gastos e impuestos descontables, la ley no exige que la factura respectiva cumpla con todos los requisitos señalados en el artículo 617, sino aquellos que enumera el artículo 771-2 del estatuto tributario:

«Para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, se requerirá de facturas con el cumplimiento de los requisitos establecidos en los literales b), c), d), e), f) y g) de los artículos 617 y 618 del Estatuto Tributario.»

Es decir que el adquiriente solo debe acreditar que su factura cumple con los siguientes requisitos:

• Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
• Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
• Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
• Fecha de su expedición.
• Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
• Valor total de la operación.

Es todo lo que el adquiriente debe verificar de la factura con la que pretende soportar un costo, gasto o impuesto descontable.

Requisitos que no son necesarios para soportar costos y gastos.

De los requisitos que debe tener una factura según el artículo 617 del estatuto tributario, los siguientes no son necesarios para soportar costos y deducciones:

1. Estar denominada expresamente como factura de venta.
2. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
3. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
4. Resolución de facturación.

La ausencia de cualquiera de estos requisitos no afecta el valor probatorio de la factura para el adquiriente.

Merece especial mención la resolución de facturación, pues no se requiere que la tenga, o si está vencida no afecta al adquiriente.

La fecha de la factura para la procedencia de costos y gastos.

Uno de los requisitos que debe tener la factura para soportar válidamente los costos y deducciones en el impuesto a la renta es su fecha de expedición.

Esto a fin de comprobar el cumplimiento del requisito de causalidad, que exige que el costo o gasto de un periodo debe estar asociado al ingreso del mismo periodo, lo que impide incluir costos de un periodo en otro distinto.

Por ejemplo, en 2020 no se puede incluir un costo o gasto que fue causado en 2019, por lo de la independencia de periodos gravables.

Sin embargo, históricamente se han presentado dificultades con las facturas que se expiden finalizando el periodo gravable, pues el proveedor la emite al finalizar el año y el cliente la recibe y causa en el siguiente año.

En reconocimiento de esta realidad, el artículo 771-2 del estatuto tributario, en su parágrafo 2, señala:

«Sin perjuicio de lo establecido en este artículo, los costos y deducciones efectivamente realizados durante el año o período gravable serán aceptados fiscalmente, así la factura de venta o documento equivalente tenga fecha del año o período siguiente, siempre y cuando se acredite la prestación del servicio o venta del bien en el año o período gravable.»

Esto debería solventar el problema, pues permite causar el gasto o costo cuando se consume, así la factura se reciba con fecha del periodo siguiente.

Requisitos cuando el soporte no es una factura.

La factura es el documento que debe expedir toda persona o empresa obligada a facturar, pero en ocasiones se hacen pagos a empresas o personas que no están obligadas a facturar, y en tal caso se elabora o expide un documento equivalente.

Para soportar costos y gastos, el documento equivalente debe cumplir los siguientes requisitos según lo señala el artículo 771-2 del estatuto tributario:

• Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
• Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
• Fecha de su expedición.
• Valor total de la operación.

Recordemos que, por lo general, el documento equivalente debe ser elaborado por el contribuyente, con el soporte del pago realizado a la persona que no está obligada a facturar.

La factura debe ser electrónica.

Además de los requisitos que debe tener la factura, esta debe ser electrónica, pues, a día de hoy, todos los contribuyentes obligados a facturar deben hacerlo electrónicamente.

Hasta el año gravable 2022 (10% para ese año) se permitió deducir una parte de los costos con facturas de papel o computador, pero a partir del año gravable 2023 todas las facturas deben ser electrónicas.