Reglamento interno de trabajo

El reglamento de trabajo es un documento interno de la empresa que contiene las normas que gobiernan la relación entre el empleador y los trabajadores, en las que se incluyen las conductas que son sancionables, así como las sanciones a imponer y el procedimiento para imponerlas.

Empleadores obligados a tener un reglamento interno de trabajo.

El artículo 105 del Código Sustantivo del Trabajo señala expresamente las empresas o empleadores que deben tener un reglamento de trabajo, y son:

1. Empresas comerciales que ocupen más de 5 trabajadores.
2. Empresas industriales que ocupen más de 10 trabajadores.
3. Empresas agrícolas, ganaderas o forestales que ocupen más de 20 trabajadores.
4. Empresas mixtas que tengan más de 10 trabajadores.

No obstante lo anterior, se recomienda que todo empleador, aunque no esté obligado, elabore un reglamento de trabajo.

El reglamento de trabajo es la base normativa para disciplinar al trabajador, para imponer sanciones, y por ello la necesidad de contar con uno, independientemente de si existe la obligación legal de tenerlo.

¿Para qué sirve un reglamento de trabajo?

El reglamento de trabajo sirve para mantener una convivencia laboral sana y armónica en la medida en que contempla y regula diferentes situaciones y problemas que se pueden presentar en el ambiente laboral, ya sea entre trabajadores o entre el trabajador y el empleador.

El reglamento de trabajo fija las reglas para mantener el orden y la armonía en el lugar de trabajo, para lo cual se define lo que no se puede hacer y las consecuencias de hacerlo.

El reglamento de trabajo permite disciplinar a los trabajadores cuando se presentan conductas, acciones o comportamientos que están prohibidos en el trabajo.

Donde hay reglas, hay menos problemas, y cuando estos se presentan, se pueden abordar y solucionar con las mismas reglas que se establecen en el reglamento de trabajo.

¿Quién debe elaborar el reglamento interno de trabajo?

Si bien el reglamento de trabajo afecta a empleadores y trabajadores, es el empleador quien tiene la facultad para elaborar el reglamento e incluir en él lo que considere adecuado según la realidad y voluntad, sin que los trabajadores tengan derecho a participar en la elaboración de su contenido.

No obstante, si en un pacto colectivo, fallo arbitral o acuerdo con los trabajadores se impone la participación de estos en la elaboración del reglamento de trabajo, así se debe hacer.

En todo caso, el empleador no tiene libertad absoluta para incluir aspectos que puedan perjudicar al trabajador en la medida en que vayan contra sus derechos fundamentales o que desmejoren condiciones que la ley claramente ha establecido, pues en tal caso, dice el artículo 109 del Código Sustantivo del Trabajo, esas cláusulas serán ineficaces.

Aprobación del reglamento interno de trabajo.

¿Se requiere someter al reglamento de trabajo a la aprobación de alguna entidad de control?

No es necesario que el reglamento de trabajo sea sometido a la aprobación de ninguna autoridad.

Esta obligación fue eliminada por la Ley 1429 de 2010, de suerte que solo se requiere publicar el reglamento o colocarlo a disposición de los trabajadores para que este adquiera validez.

Contenido del reglamento interno de trabajo.

El artículo 108 del Código Sustantivo del Trabajo señala qué debe contener un reglamento de trabajo y, por cuestión de espacio, resaltamos lo siguiente:

• Horas de entrada y salida de los trabajadores; horas en que principia y termina cada turno si el trabajo se efectúa por equipos; tiempo destinado para las comidas y períodos de descanso durante la jornada.
• Condiciones de admisión, aprendizaje y período de prueba.
• Horas extras y trabajo nocturno; su autorización, reconocimiento y pago.
• Días de descanso legalmente obligatorios; horas o días de descanso convencional o adicional; vacaciones remuneradas; permisos, especialmente lo relativo al desempeño de comisiones sindicales, asistencia al entierro de compañeros de trabajo y grave calamidad doméstica.
• Lugar, día, hora de pagos y período que los regula.
• Orden jerárquico de los representantes del empleador, jefes de sección, capataces y vigilantes.
• Normas especiales que se deben guardar en las diversas clases de labores, de acuerdo con la edad y el sexo de los trabajadores, con miras a conseguir la mayor higiene, regularidad y seguridad en el trabajo.
• Obligaciones y prohibiciones especiales para el empleador y los trabajadores.
• Escala de faltas y procedimientos para su comprobación; escala de sanciones disciplinarias y forma de aplicación de ellas.
• La persona o personas ante quienes se deben presentar los reclamos del personal y la tramitación de estos, expresando que el trabajador o los trabajadores pueden asesorarse del sindicato respectivo.

Lo que dispone dicho artículo es lo mínimo que debe contener el reglamento, pues cada empleador, de acuerdo a sus necesidades y particularidades, puede incluir otros aspectos.

Régimen sancionatorio en el reglamento interno de trabajo.

Quizás el aspecto que más interesa de un reglamento de trabajo es el régimen sancionatorio que se incluye en él, pues de ese régimen depende que se pueda sancionar al trabajador o no.

Sanciones previstas en el reglamento de trabajo.

El reglamento de trabajo debe prever todas las conductas que pueden ser objeto de sanción, la sanción para cada conducta y la gradualidad de la falta.

Se deben señalar claramente las conductas que constituyen faltas leves, graves o gravísimas, y las sanciones deben corresponder al nivel de la falta.

Sanciones no previstas en el reglamento de trabajo.

Asunto importante. Señala el artículo 114 del Código Sustantivo del Trabajo que no se pueden imponer sanciones al trabajador que no estén previstas en el reglamento de trabajo; por lo tanto, este debe cubrir todos los escenarios posibles para evitar que una determinada conducta quede en el aire.

Las sanciones están compuestas por dos partes: la conducta sancionable y la sanción que se impone por esa conducta, las cuales, se repite, deben corresponder a la gravedad de la conducta y a su reincidencia, aspectos que deben quedar claros en el reglamento.

Tipos de sanciones que se pueden imponer.

Una vez definidas las conductas sancionables y sus niveles de gravedad, se deben fijar las sanciones que corresponden a cada conducta, que pueden ser las siguientes:

• Memorandos, llamados de atención, etc.
• Suspensión del contrato.
• Multas.
• Despido.

Los llamados de atención o memorandos pueden ser incluidos en la hoja de vida que servirá como antecedentes en contra del trabajador.

La suspensión del contrato de trabajo no puede exceder de 8 días la primera vez que se impone, y no puede ser superior a 2 meses en caso de reincidencia.

Pero el empleador puede imponer varias veces la suspensión como sanción, siempre que cada vez la suspensión no supere los límites legales.

El empleador puede imponer multas según las reglas del artículo 113 del Código Sustantivo del Trabajo:

1. Las multas que se prevean solo pueden causarse por retrasos o faltas al trabajo sin excusa suficiente; no pueden exceder de la quinta (5a) parte del salario de un (1) día, y su importe se consigna en una cuenta especial para dedicarse exclusivamente a premios o regalos para los trabajadores del establecimiento.
2. El empleador puede descontar las multas del valor de los salarios.
3. La imposición de una multa no impide que el empleador prescinda del pago del salario correspondiente al tiempo dejado de trabajar.

En cuanto al despido como sanción, este por su naturaleza no es una sanción disciplinaria; por lo tanto, no es necesario incluirlo dentro del reglamento de trabajo. Pero si se hace, el empleador queda obligado a seguir el procedimiento establecido en el reglamento para poder despedir al trabajador, pues si no lo hace estando obligado por el reglamento, el despido no produce efecto alguno como lo señala el artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo.

Esto aplica sólo si en el reglamento interno se incluye el despido como una sanción, pues si no lo hace, no existe tal obligación, aunque en todo caso es recomendable escuchar al trabajador antes de despedirlo, independientemente de si es obligatorio o no.

Procedimiento para imponer sanciones.

Este tema es de capital importancia porque del procedimiento que se siga para imponer una sanción depende la legalidad de la misma, puesto que es necesario garantizarle al trabajador el debido proceso y el derecho a la defensa.

El artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo señala expresamente que antes de aplicarse una sanción disciplinaria al trabajador se le debe dar la oportunidad de ser oído, acompañado de dos representantes del sindicato al que pertenezca el trabajador.

Señala la norma que sin este requisito no tiene efecto alguno la sanción que se imponga; es decir, será ineficaz.

Cuando no hay sindicatos, o el trabajador no está afiliado a uno, lo que generalmente se hace es pedir al trabajador que acuda a la diligencia de descargos acompañado de dos compañeros de trabajo.

¿Por qué es importante el reglamento interno de trabajo?

Un reglamento de trabajo, y un buen reglamento, es importante porque sirve de hoja de ruta que marca la forma en que las partes deben ejecutar su relación contractual, y la forma que debe seguirse para resolver los inevitables conflictos que se presentan.

Lo anterior cobra mayor relevancia para el empleador cuando la ley prohíbe imponer una sanción no prevista en el reglamento, de manera que, si un trabajador incurre en una conducta que no está reglamentada, no se le puede disciplinar.

Debe tenerse presente que el reglamento de trabajo es de obligatoria observancia para ambas partes, y eso es muy importante para el empleador, que al momento de imponer una sanción debe seguir estrictamente el procedimiento que él mismo fijó, pues de lo contrario no tendrá efecto alguno la sanción impuesta.

Esto es más importante si en el reglamento se incluyó el despido como sanción, pues en tal caso se vuelve imperativo para el empleador aplicar el procedimiento que se haya contemplado para la aplicación de dicha sanción.

¿Si no estoy obligado, cómo disciplino a los trabajadores?

Señala la norma que no es posible disciplinar a los trabajadores cuando tal procedimiento no esté contemplado en el reglamento de trabajo. Entonces, ¿qué pasa con quienes no tienen la obligación de tener un reglamento de trabajo?

En tal caso hay dos caminos a seguir:

1. Elaborar un reglamento de trabajo aunque no exista obligación de tenerlo.
2. Incluir en los contratos de trabajo las conductas, sanciones y procedimientos para sancionar.

La idea es que en todo caso exista una base legal para imponer sanciones, pues así se tenga un solo trabajador, los problemas se presentan y hay que solucionarlos de la forma correcta.