Registro de terceros en la contabilidad

Las operaciones con terceros, en lo posible, deben registrarse en la contabilidad de forma individual, de tal manera que permitan su fácil y plena identificación.

Qué es un tercero en contabilidad.

Un tercero es cualquier persona natural o jurídica ajena a la empresa, como un cliente, un proveedor, un trabajador, un banco, etc.

Por ello, cada vez que se realice un pago a un tercero, o se reciba un pago de un tercero, se debe registrar en la contabilidad de forma individual, a fin de poder identificar los ingresos o pagos relacionados con ese tercero.

Eso facilita realizar y presentar informes, como por ejemplo, conocer cuántos pagos se hicieron a una determinada persona en un periodo determinado, lo cual es muy útil para tareas como la elaboración y presentación de la información exógena o en medios magnéticos.

Cómo identificar los terceros en la contabilidad.

El plan único de cuentas no tiene suficientes cuentas, subcuentas o auxiliares para registrar tantos terceros como puede haber.

Por ejemplo, una empresa con miles de clientes no puede crear una subcuenta por cada cliente.

Para solucionar este asunto, se recurre a los terceros, lo cual permite crear en la contabilidad una especie de libro auxiliar para cada tercero [persona natural o persona jurídica] con la que la empresa realice cualquier tipo de transacción.

Estos terceros se identifican en la contabilidad mediante el NIT, el cual es único; no existen dos NIT iguales, por lo que es posible llevar el registro individual de cada tercero, sin importar cuántos sean, y sin crear cuentas o subcuentas adicionales.

Como la contabilidad debe reflejar la realidad absoluta de la empresa, cada tercero con el que la empresa realice transacciones debe estar plenamente identificado, para lo cual se utiliza el RUT del tercero.

Cuando el tercero no tiene RUT, como suele suceder con las personas naturales, se identifica con el número de cédula o cualquier otro documento de identidad personal.

Hoy en día, mediante los software contables, es supremamente sencillo gestionar a los terceros, algo que es casi imposible en una contabilidad manual.