Registro contable de la ejecución de reservas patrimoniales

Supongamos que la empresa crea una reserva patrimonial para la compra de activos fijos. ¿Cómo se hace el registro contable cuando se compra el activo con las reservas constituidas para ello?

Registro de la compra del activo contra la reserva.

La cuenta de una reserva patrimonial tiene una naturaleza crédito, lo que significa que su saldo aumenta con créditos y disminuye con débitos. Sin embargo, al comprar un activo utilizando los recursos de la reserva, no es posible debitar directamente la cuenta de la reserva y acreditar la cuenta del activo. Esto se debe a dos razones:

• Naturaleza de las cuentas involucradas:
  • La cuenta del activo (por ejemplo, Maquinaria y equipo) es de naturaleza débito, por lo que su saldo aumenta con débitos y disminuye con créditos.
  • Si se intentara debitar la reserva patrimonial (disminuyendo su saldo) y al debitar el activo (aumentando su saldo), se estaría registrando un doble débito: un débito en la reserva y otro en el activo, sin un crédito que equilibre la transacción. Esto violaría el principio de la partida doble, que exige que todo débito tenga su correspondiente crédito para llegar a la igualdad que encierra la ecuación contable.
• Principio de la partida doble:
  • El método de la partida doble establece que toda transacción debe registrar un débito y un crédito de igual valor, manteniendo el equilibrio contable.
  • En el caso de la compra de un activo, el registro correcto implica:
    • Débito: Aumentar la cuenta del activo (por ejemplo, "Maquinaria y equipo").
    • Crédito: Disminuir la cuenta de "Caja" o "Banco" (si se paga en efectivo) o aumentar una cuenta de pasivo (si se financia la compra).

La compra del activo se registra afectando cuentas de activo (débito) y cuentas de efectivo (bancos o caja) o pasivo (crédito), y la cuenta de la reserva patrimonial queda intacta, entonces, ¿qué pasa con la ejecución de la reserva?

La reserva patrimonial no se afecta al comprar el activo.

La reserva patrimonial no se debita al comprar el activo porque no hay una salida de recursos netos de la empresa. La compra del activo simplemente transforma un tipo de activo (disponible) en otro (activo fijo), sin alterar en gran medida la estructura financiera ni la composición del patrimonio de la empresa (excepto que se cambia un activo corriente por uno no corriente). Por lo tanto, la reserva permanece intacta, ya que su propósito es asegurar que los recursos estuvieran disponibles para la compra del activo de los activos, no para que fueran retirados por los socios.

La reserva sigue intacta luego de comprar el activo porque la intención sigue siendo que no haya salida de recursos de la empresa.

En consecuencia, para registrar la compra del activo simplemente se acredita la cuenta de caja o bancos y se debita la cuenta del activo correspondiente. Nada más.

Cancelación de la reserva patrimonial.

La reserva patrimonial solo se cancela cuando la empresa ya no la necesita. En ese caso, los recursos reservados se reintegran a las utilidades acumuladas, quedando disponibles para su distribución entre los socios. Este proceso refleja que el objetivo de la reserva (la compra del activo) ya se ha cumplido, y los recursos pueden volver a ser parte de las utilidades distribuidas.

Si no se hubiera constituido la reserva, el activo probablemente no se hubiera podido comprar porque los recursos hubieran sido transferidos a los socios, aunque se hubiera conseguido el mismo resultado simplemente no distribuyendo utilidades, lo que es otro asunto no sujeto a análisis en esta nota.

El origen y el objetivo de las reservas patrimoniales.

Las reservas patrimoniales tienen su origen en las utilidades de la empresa, y las utilidades no son de la empresa, son de los socios y para los socios, y por ello la empresa no puede disponer de ellas sin la aprobación de estos. Lo que se hace es constituir una reserva para disminuir las utilidades disponibles a distribuir.

Cuando la empresa ya no requiera de las reservas las cancela y regresan a las utilidades acumuladas, quedando disponibles para ser distribuidas.

Lo que se ha logrado con las reservas es que los socios no puedan retirar los recursos de la empresa y así poder comprar los activos en el supuesto que la empresa no tuviera otro modo de adquirir eso activos.

Lo anterior se hace evidente si (de forma simplificada) reflejamos contablemente los diferentes escenarios: distribución de utilidades y la compra del activo:

Constitución de la reserva.

Distribución de utilidades:

Compra del activo:

En el primer registro, por simplicidad, las utilidades se debitaron directamente contra el banco, pero lo correcto es llevarlas primero al pasivo y luego, si contra el banco, al pagarlas al socio.

En el segundo registro, primero se crea la reserva y luego se registra la compra del activo, y como se puede ver, en los dos casos la cuenta de bancos se acredita, pero en el primer caso implica que la empresa se descapitalice y en el segundo caso no.

Lo anterior se ha abordado de la forma más elemental posible por simplicidad, debido a que una decisión de este tipo tiene implicaciones contables y financieras amplias que no se abordan en este texto. Para dudas específicas puede dejarnos un comentario.