Régimen simplificado

El régimen simplificado en el impuesto a las ventas hace referencia a las personas naturales que no son responsables del IVA, es decir, que el régimen simplificado no es responsable del IVA.

Régimen simplificado en el IVA.

El régimen simplificado clasifica a las personas que, a pesar de vender productos y servicios gravados con el IVA, no son responsables de ese impuesto, y dejó de llamarse así con la Ley 1943 de 2018, y ahora simplemente se conoce como no responsables del impuesto a las ventas.

Ya no existe la clasificación entre régimen simplificado y régimen común, sino entre responsables y no responsables del impuesto a las ventas.

Sin embargo, las personas, por costumbre, siguen utilizando el término régimen simplificado para referirse a las personas naturales que no son responsables del IVA en los términos del parágrafo 3 del artículo 437 del Estatuto Tributario.

Requisito para pertenecer al régimen simplificado

Los requisitos para pertenecer al régimen simplificado (hoy no responsables del impuesto a las ventas) ya no están en el artículo 499 del Estatuto Tributario, sino en el parágrafo 3 del artículo 437 del Estatuto Tributario, y son los siguientes:

1. Que en el año anterior o en el año en curso hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de la actividad, inferiores a 3.500 UVT ($164.728.000 para el 2024 y $148.442.000 para el 2023).
2. Que no tengan más de un establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio donde ejerzan su actividad.
3. Que en el establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio no se desarrollen actividades bajo franquicia, concesión, regalía, autorización o cualquier otro sistema que implique la explotación de intangibles.
4. Que no sean usuarios aduaneros.
5. Que no hayan celebrado, en el año inmediatamente anterior ni en el año en curso, contratos de venta de bienes y/o prestación de servicios gravados por valor individual, igual o superior a 3.500 UVT ($164.728.000 para el 2024 y $148.442.000 para el 2023).
6. Que el monto de sus consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras durante el año anterior o durante el respectivo año, provenientes de actividades gravadas con el impuesto sobre las ventas (IVA), no supere la suma de 3.500 UVT ($164.728.000 para el 2024 y $148.442.000 para el 2023).

Se deben cumplir todos los requisitos para mantenerse como no responsable del IVA. Con uno que se incumpla, la persona se convierte en responsable o antiguo régimen común.

Recordemos que a este régimen solo pueden pertenecer las personas naturales.

Ingresos que se deben tener en cuenta para determinar si se pertenece al régimen simplificado

Para el cálculo de los montos de los ingresos base para pertenecer al régimen simplificado, se deben tener en cuenta los ingresos provenientes de las actividades gravadas, es decir, que, si el responsable del impuesto ejerce una actividad gravada y una excluida, solo se tienen en cuenta los ingresos originados en la actividad gravada.

De otra parte, se toman como referencia los ingresos brutos originados en las actividades gravadas, de modo que no se pueden “netear”, devoluciones, etc.

Obligaciones de los responsables del régimen simplificado.

Los responsables del impuesto sobre las ventas del régimen simplificado tienen algunas obligaciones que a continuación señalamos.

Inscribirse como responsables del régimen simplificado en el registro único tributario, RUT.

Esta inscripción deberá realizarse ante la Administración de Impuestos Nacionales que corresponda al lugar donde ejerzan habitualmente su actividad, profesión, ocupación u oficio, y obtener el Número de Identificación Tributaria, NIT, dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha de iniciación de sus operaciones.

Llevar el libro fiscal de registro de operaciones diarias.

En este libro, que debe estar foliado, debe anotarse la identificación completa del responsable y, además:

1. Anotar diariamente los ingresos obtenidos por las operaciones realizadas, en forma global o discriminada.
2. Anotar diariamente los egresos por costos y gastos.
3. Al finalizar cada mes deberán totalizar:

El valor de los ingresos del período,

El valor pagado por los bienes y servicios adquiridos según las facturas que les hayan sido expedidas.

Los soportes del libro fiscal de registro de operaciones diarias que correspondan a los registros anteriores deben conservarse a disposición de la Administración Tributaria durante 5 años a partir del día 1o de enero del año siguiente al de su elaboración.

Cumplir con los sistemas técnicos de control que determine el Gobierno Nacional.

El artículo 684-2 del Estatuto Tributario faculta a la DIAN para implantar sistemas técnicos de control de las actividades productoras de renta, los cuales servirán de base para la determinación de las obligaciones tributarias. La no adopción de dichos controles, luego de tres (3) meses de haber sido dispuestos o su violación, dará lugar a la sanción de clausura del establecimiento en los términos del artículo 657 del mismo Estatuto.

Inscribirse en la cámara de comercio o registro mercantil.

Desde el punto de vista fiscal o tributario, los responsables del régimen simplificado no están obligados a registrarse en la cámara de comercio, pero si son comerciantes, desde el punto de vista comercial sí deben hacerlo, sobre todo si tienen establecimientos de comercio abiertos al público.

Documento soporte en operaciones realizadas con responsables del régimen simplificado.

Las declaraciones tributarias, al igual que la información suministrada a la Administración de Impuestos, deben basarse en pruebas y hechos ciertos que respalden dicha información, ya sean registrados en los libros de contabilidad, libro de registro de operaciones diarias o en documentos públicos y privados. Los mismos deben estar a disposición de la DIAN, de conformidad con lo señalado en el artículo 632 del Estatuto Tributario.

En operaciones realizadas con los no obligados a expedir factura o documento equivalente, como es el caso de los responsables que pertenecen al régimen simplificado, los adquirentes de bienes o de servicios pueden soportar el costo o la deducción con el respectivo documento equivalente.

Este documento deberá ser expedido por el adquirente del bien y/o servicio, y deberá reunir los siguientes requisitos:

1. Apellidos, nombre y NIT de la persona beneficiaria del pago o abono.
2. Fecha de la transacción.
3. Concepto.
4. Valor de la operación.

El responsable del régimen simplificado no está obligado a expedir factura ni documento equivalente, y quien debe elaborar el documento equivalente es el adquiriente del producto o servicio.

Prohibiciones para los responsables del régimen simplificado.

De conformidad con el artículo 1.3.1.15.2 del Decreto 1625 de 2016, a los responsables del régimen simplificado que vendan bienes o presten servicios no les está permitido:

• Adicionar al precio de los bienes que vendan o de los servicios que presten suma alguna por concepto de impuesto sobre las ventas; si lo hicieren, deberán cumplir íntegramente con las obligaciones de quienes pertenecen al régimen común. Si el responsable del régimen simplificado incurre en esta situación, se encuentra obligado a cumplir los deberes propios de los responsables del régimen común.
• Presentar declaración de ventas. Si la presentaren, no producirá efecto alguno conforme con el artículo 594-2 del Estatuto Tributario.
• Determinar el impuesto a cargo y solicitar impuestos descontables.
• Calcular impuesto sobre las ventas en compras de bienes y servicios exentos o excluidos del IVA.

Respecto a la factura, el régimen simplificado no está obligado a expedirla, pero tampoco le está prohibido, de modo que, si lo desea, puede facturar debiendo hacerlo con el lleno de los requisitos de ley.

Cambio de régimen simplificado a responsable del IVA.

Naturalmente, si el responsable del régimen simplificado deja de cumplir uno solo de los requisitos, debe inscribirse como responsable del impuesto a las ventas a partir del periodo gravable siguiente.

Adicionalmente, el responsable del régimen simplificado debe inscribirse como responsable del IVA en el siguiente evento:

«Para la celebración de contratos de venta de bienes y/o de prestación de servicios gravados por cuantía individual y superior a 3.500 UVT, estas personas deberán inscribirse previamente como responsables del impuesto sobre las ventas (IVA), formalidad que deberá exigirse por el contratista para la procedencia de costos y deducciones. Lo anterior también será aplicable cuando un mismo contratista celebre varios contratos que superen la suma de 3.500 UVT.»

Lo anterior en vista de que ante un contrato de ese monto está superando el tope que le permitía permanecer en el régimen simplificado.

A continuación, damos respuesta a las preguntas frecuentes que hacen nuestros lectores.