¿Quién firma las actas de una asamblea?

¿Quién firma las actas de una asamblea, ya sea de una sociedad anónima, limitada, propiedad horizontal o incluso de la junta directiva o de socios?

Presidente y secretario de la asamblea.

Las actas deben ser firmadas por el presidente de la asamblea o junta y por el secretario. Así se desprende de la lectura del artículo 431 del Código de Comercio, que, si bien es un artículo que hace parte de la sección dedicada a las sociedades anónimas, por analogía es aplicable a otro tipo de sociedades:

«Contenido de las actas y registro en libros. Lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se hará constar en el libro de actas. Estas se firmarán por el presidente de la asamblea y su secretario o, en su defecto, por el revisor fiscal.»

Es claro que los llamados a firmar las actas de las asambleas son el presidente y el secretario de estas, y no el representante legal de la persona jurídica como se suele creer.

Acta de la asamblea.

Siempre que haya una asamblea de socios, se debe levantar un acta en la que consten los temas deliberados y aprobados en la asamblea, para dejar constancia de los hechos ocurridos en ella.

El acta debe reflejar de forma fidedigna y clara tales hechos, y la firma del acta da fe de esa realidad, por lo que la firma de quien tiene la potestad de hacerla es relevante en el acta, pues sin ella el acta no tiene ningún valor.

¿Quién elige al presidente y secretario de la asamblea?

En cada asamblea o reunión, la misma asamblea elige a la persona que ha de presidir (presidente) la reunión y al secretario/a, de tal manera que son estas dos personas las encargadas de firmar el acta.

Es posible que el presidente de la asamblea sea el mismo representante legal, o cualquier otra persona que la misma asamblea elija, y cada reunión puede tener un presidente o secretario diferente.

Si el presidente o el secretario no pueden firmar el acta, esta puede ser firmada por el revisor fiscal, siempre que este haya asistido a la reunión, pues de lo contrario no podrá dar fe con su firma del contenido del acta, de que lo que allí se expuso concuerde con lo sucedido en la realidad. Se aclara que el revisor fiscal no puede suplir la firma de los dos al tiempo (presidente – secretario), sino la de uno de ellos, cualquiera que se vea imposibilitado de firmar.

Por último, recordemos que es la asamblea quien debe aprobar el contenido del acta, pues fue ella la que deliberó y decidió lo que consta en el acta.

¿Qué pasa si el presidente de la asamblea no firma el acta?

Si el presidente de la asamblea no firma las actas, es posible que sean firmadas por el revisor fiscal, puesto que la ley de forma expresa contempla esa posibilidad.

Pero el problema de fondo no es quién la firma en caso de que el presidente de la asamblea no la firme, sino las razones por las que no la firma, puesto que, si son razones de peso, probablemente tampoco las firme el revisor fiscal.

El presidente de la asamblea debe explicar las razones por las que se niega a firmar el acta, y probablemente el acta deba ajustarse si es necesario para subsanar las causas alegadas, si es que existe razón para ello.

Recuérdese que las actas pueden ser impugnadas cuando algún socio considera que no se ajustan a la realidad de la asamblea, por lo tanto, hay que revisar en detalle las razones o causas alegadas por el presidente para negarse a firmarla.

¿Dónde se registran las actas de asamblea de propiedad horizontal?

Las actas de la asamblea de la propiedad horizontal no se registran en ninguna entidad, ni siquiera en la alcaldía.

Sin embargo, el inciso segundo del artículo 1.2.1.5.4.5 del Decreto 1625 de 2016 señala que el libro de actas debe registrarse en la Dian, excepto en el caso de las propiedades de uso residencial.