Qué hacer cuando por error se paga doble salario al trabajador

Puede ocurrir que, por errores administrativos, el empleador pague un doble o triple salario al trabajador en un mes determinado. ¿Qué deben hacer el empleador y el trabajador en esos casos para corregir las consecuencias de dicho error?

Reintegro del salario pagado en exceso por parte del trabajador.

Lo razonable, honesto y esperado es que el trabajador reintegre la suma pagada en exceso por el empleador.

Es un dinero que no es suyo, ni se le otorgó en calidad de préstamo; por tanto, lo adecuado es hacer la devolución correspondiente.

El empleador, tan pronto advierta el error, deberá informar al trabajador del mismo y solicitarle que le reintegre el valor correspondiente. Ahí debería terminar el asunto, pero puede que esa no sea la actitud que asuma el trabajador, complicando el desarrollo de la situación.

Descuento al trabajador del salario pagado en exceso.

Si el trabajador no reintegra el valor que le ha sido consignado en exceso, ya sea porque se lo gastó o no quiere hacer la devolución, el empleador podría descontarle en los siguientes meses lo pagado en exceso, pero deberá contar con la autorización del trabajador.

Requisitos para hacer el descuento.

Recuérdese que el empleador no puede hacer ningún descuento al trabajador sin autorización expresa y escrita de este, por lo que necesariamente deberá solicitar esa autorización. Puede ocurrir que, si el trabajador previamente se negó a reintegrar el dinero, probablemente también niegue la autorización del descuento.

Se insiste en que, para que proceda recuperar el dinero vía descuento de salarios, se debe contar con la autorización expresa y por escrito de parte del trabajador.

El empleador no debe descontar nada sin que el trabajador le dé una autorización escrita. Las autorizaciones verbales no son suficientes; es como si no existiera la autorización.

Lo que se puede descontar.

Si se maneja como un descuento de salario, debe hacerse en los términos de la ley, más exactamente respetando los límites que impone el numeral 2 del artículo 149 del Código Sustantivo del Trabajo:

«Tampoco se puede efectuar la retención o deducción sin mandamiento judicial, aunque exista orden escrita del trabajador, cuando quiera que se afecte el salario mínimo legal o convencional o la parte del salario declarada inembargable por la ley.»

No se puede descontar la mitad del salario, pues se debe respetar el límite inembargable, de modo que el descuento no puede ser superior al 20% del exceso del salario mínimo, y si el trabajador tiene un salario mínimo, pues no se le puede descontar nada, así el trabajador haya autorizado, por lo que la empresa tendría problemas para recuperar el dinero tratándose de empleados con salario mínimo.

Despedir al trabajador deshonesto.

¿Negarse a reintegrar el dinero o negar la autorización para descontarlo es causal de despido?

Difícilmente se puede configurar una causal de despido cuando el trabajador se niega a reintegrar un dinero que le ha sido consignado por error, o cuando se niega a autorizar un descuento de su salario por ese dinero consignado en exceso. Sin embargo, se podría evaluar la pérdida de confianza como una causa justa para el despido, puesto que es obvio que no se puede tener confianza en un trabajador que actúa de mala fe, como sería su actuación en este caso.

No se puede hablar de robo ni estafa, porque el empleador es quien consignó de más al trabajador, pero sí es una especie de abuso de confianza, y sin duda, de pérdida de confianza, sobre todo si el valor consignado erróneamente es considerable.

Sin embargo, no es fácil justificar la pérdida de confianza como causa del despido; por lo que, en últimas, el empleador podría despedir al trabajador, pagarle la indemnización y descontar de la liquidación los salarios que le consignó por error.

Recuérdese que no es necesaria la autorización del trabajador para compensar las deudas que este tenga con el empleador cuando el contrato de trabajo finaliza, tema explicado en el siguiente artículo.

Tratar el pago doble como pago adelantado de salarios.

Otra alternativa, quizás muy creativa y de riesgo, es que la empresa aborde su error como un pago adelantado de salario.

Al tratarse de un pago por adelantado, teóricamente permitiría al empleador no pagar el siguiente mes al trabajador porque ya lo pagó por adelantado, y técnicamente no es un descuento.

Por ejemplo, si en octubre el empleador pagó doble el salario, se puede alegar que se pagó de una vez el salario de noviembre, por lo que en noviembre no se paga salario al trabajador, pues este, se repite, le fue pagado por adelantado en octubre.

Esta alternativa presenta un riesgo en razón a lo dispuesto por el inciso primero del artículo 151 del Código Sustantivo del Trabajo:

«El empleador y su trabajador podrán acordar por escrito el otorgamiento de préstamos, anticipos, deducciones, retenciones o compensaciones del salario, señalando la cuota objeto de deducción o compensación y el plazo para la amortización gradual de la deuda.»

El término anticipo podría implicar que el trabajador deba otorgar autorización para descontar ese anticipo en los siguientes meses, pero se puede alegar que un anticipo no es lo mismo que pagar por adelantado el salario uno o dos meses.

En este caso, el trabajador no ha solicitado un anticipo, ni ha celebrado un acuerdo para que le adelanten parte del salario; simplemente el empleador, por su propia acción y sin solicitud del trabajador, le pagó por adelantado el salario completo de un mes, como quien paga dos o tres meses de arriendo por adelantado. Un tecnicismo que puede marcar la diferencia.

Si el trabajador demandara, el juez encontrará que el empleador no adeuda nada al trabajador, pues en lugar de pagar tarde, pagó muy temprano el salario, antes de que se causara el derecho del trabajador a recibirlo. No hay un empleador incumplido, sino, por el contrario, cumplido como ninguno, pero no hay garantía de que el juez interprete las cosas de ese modo.

Entonces, ante la negativa del trabajador de reintegrar el dinero o permitir su descuento, el empleador debe decidir entre despedirlo, con o sin indemnización, o abordarlo como un pago adelantado de salarios.

La opción de menor riesgo para el empleador es despedir al trabajador con indemnización. Es más costosa, pero más segura.

Resumen.

En los casos en que el empleador por error consigna al trabajador valores que no corresponden, lo ideal es que el trabajador reintegre ese dinero, y si no, que autorice de forma escrita su descuento. Si el trabajador se niega a autorizar el descuento, el empleador deberá evaluar si es un trabajador que debería seguir vinculado, porque, sin duda, es un trabajador conflictivo que probablemente demandará a la empresa por cualquier error que esta cometa. Por eso, dependiendo de cada caso particular, la mejor salida podría ser un despido injusto y pagarle la indemnización correspondiente, descontando de la liquidación lo consignado por error.