Política contable; lo que debe contener y su estructura

Al momento de elaborar las políticas contables de una entidad, surge una duda muy común entre los elaboradores de información financiera, y es relacionada con lo que debe contener una política contable.

¿Qué es una política contable?

Una política contable se refiere a los principios, bases, convenciones, reglas y prácticas específicas que una entidad elige y utiliza para reconocer, medir, presentar y revelar transacciones y partidas en sus estados financieros.

Las políticas contables son las elecciones que una entidad hace sobre cómo aplicar los principios generales de contabilidad contenidos en las NIIF a situaciones y operaciones particulares.

Las políticas contables son importantes porque afectan directamente la forma en que una entidad presenta su situación financiera y su rendimiento en sus estados financieros. Estas políticas deben ser consistentes y aplicadas de manera uniforme a lo largo del tiempo, a menos que haya una razón válida para cambiarlas y se cumplan los requisitos establecidos en las NIIF para hacerlo.

¿Cómo se hacen las políticas contables?

Para hacer una política contable se deben seguir una serie de pautas dependiendo de lo que se permite regular con dicha política. Aquí unas pautas generales.

1. Identificación de las NIIF aplicables: Determine qué normas contables son aplicables a su entidad. Esto dependerá de factores como la jurisdicción en la que opera y el tipo de entidad que es (por ejemplo, una empresa, una entidad sin fines de lucro, una entidad gubernamental, etc.). Asegúrese de estar al tanto de las últimas actualizaciones y enmiendas de las normas relevantes.
2. Evaluación de las transacciones y eventos: Analice las transacciones y eventos financieros que su entidad enfrenta. Esto incluye ingresos, gastos, activos, pasivos y otros elementos financieros relevantes.
3. Investigación y consulta: Si es necesario, consulte con expertos en contabilidad, auditores externos o consultores para comprender mejor cómo aplicar las NIIF a sus transacciones específicas. Esto puede ser especialmente importante si se enfrenta a situaciones complejas o inusuales.
4. Documentación de políticas: Escriba las políticas contables de manera clara y concisa. Cada política debe describir cómo se tratarán ciertos tipos de transacciones o eventos, incluyendo la base de medición, los métodos y los criterios utilizados. Asegúrese de que las políticas sean coherentes con las NIIF y reflejen fielmente la forma en que su entidad planea llevar a cabo sus actividades financieras.
5. Aprobación y revisión: Las políticas contables deben ser revisadas y aprobadas por la alta dirección y, en algunos casos, por el consejo de administración o el órgano de supervisión de la entidad. Es importante que todas las partes involucradas estén de acuerdo y comprendan las políticas.
6. Implementación y comunicación: Una vez aprobadas, las políticas contables deben ser implementadas en toda la organización. Es crucial que todos los empleados que participan en la contabilidad y la presentación de informes financieros estén al tanto de estas políticas y las apliquen de manera consistente.
7. Revelación: En los estados financieros, se deben revelar las políticas contables significativas en las notas a los estados financieros. Esto proporciona a los usuarios de los estados financieros información sobre cómo se han aplicado las políticas y cómo afectan a la presentación de la información financiera.
8. Actualización y revisión continua: Las políticas contables deben ser revisadas y actualizadas periódicamente para asegurarse de que sigan siendo relevantes y estén en línea con las últimas normas contables y las circunstancias cambiantes de la entidad.

Recuerde que las políticas contables deben ser coherentes, transparentes y aplicadas de manera consistente a lo largo del tiempo, a menos que existan razones válidas para cambiarlas debido a cambios en las normas contables o en las circunstancias de la entidad.

Estructura de una política contable.

Consultando políticas contables de entidades encontramos la siguiente estructura, la cual no es definida por las NIIF, que nos puede ilustrar al respecto:

• Título de la política contable (nombre del tema que se trata en el documento)
• Historia del documento (nombre del documento, creado por, responsable de la actualización del documento, responsable del control del documento, aprobado por, fecha de aprobación)
• Control de versiones (Versión No, fecha de vigencia, aprobación, comentarios)
• Tabla de contenido
• Objetivo de la política (puede ser tomado de las NIIF como guía)
• Alcance de la política contable (en qué casos aplica esta política contable y en qué casos no aplica)
• Responsabilidades (preparación y mantenimiento en el tiempo de la política contable - preferiblemente debe ser un cargo y no una persona)
• Normas aplicables (NIIF[1] aplicable, normas legales locales que deben ser observadas)
• Definiciones (definiciones principales de los temas que serán tratados en la política contable)
• Principio de reconocimiento (normalmente se toma el principio de reconocimiento establecido en la NIIF correspondiente)
• Medición inicial y medición posterior (alternativa seleccionada por la entidad, o la que debe ser seleccionada por exigencia de las NIIF)
• Depreciación o amortización (si aplica)
• Deterioro (si aplica)
• Revelaciones (las establecidas por las NIIF)

Es importante precisar que las políticas contables son documentos generales, donde se toman como políticas contables las NIIF; las políticas contables no cuentan con detalle suficiente relacionado con las transacciones específicas de una entidad, por lo que es necesario elaborar entonces procedimientos generales o manuales contables de registro de transacciones, los cuales se sustentan a través de memorandos técnicos elaborados por asesores externos y personal interno de la entidad relacionados con temas específicos que requieran de juicio al momento de aplicar las NIIF en la empresa.