¿Cómo evitar que los reembolsos de caja menor hagan parte del salario del trabajador?

Para evitar que el dinero consignado en la cuenta del trabajador para la creación del fondo de caja menor y posteriores reembolsos forme parte del salario del trabajador, se pueden hacer lo siguiente:

• Firmar un otrosí en el que se deje clara la suma que el trabajador debe manejar en la caja menor, y que esos valores que se le consignen no forman parte del salario, sino que son recursos de la empresa.
• Crear una política interna sobre el manejo y reembolso de la caja menor, asignando claramente al trabajador responsable.
• Crear una cuenta contable separada para el registro de los movimientos de la caja menor.
• Exigir al trabajador el reporte periódico de caja menor firmado por este.

Lo anterior permite acreditar que los recursos recibidos por el trabajador forman parte de la caja menor, y que, por lo tanto, no forman parte de su salario, sino que son recursos de la empresa de los que el trabajador es responsable.

Procedencia fiscal de las facturas adquiridas con recursos de la caja menor.

En cuanto a la deducción de las compras que el trabajador realice, sí son deducibles del impuesto a la renta en la medida en que estén a nombre de la empresa y cumplan con los requisitos establecidos en el estatuto tributario para su procedencia como costo o como gasto.

Es probable que, por el contexto, las compras que el trabajador realice con recursos de la caja menor no cuenten con factura electrónica porque se realizan a personas del entorno que no están obligadas a expedir factura, caso en el cual se debe generar el respectivo documento soporte en adquisiciones realizadas a persona no obligadas a facturar, para lo cual el trabajador debe exigir algún comprobante de pago al proveedor para efectos de control interno y soporte de los reembolsos de caja menor.

Se debe evaluar la limitación a la deducción de pagos en efectivo según el artículo 771-5 del estatuto tributario, pero es improbable que se superen esos montos.