Provisión mensual de los intereses sobre las cesantías

Mensualmente, la empresa debe hacer la provisión de los intereses sobre las cesantías que debe pagar al trabajador al terminar el año, en términos del artículo 99 de la Ley 50 de 1990.

Provisión de intereses sobre cesantías.

Los intereses sobre cesantías se pagan anualmente, pero periódicamente se debe realizar la provisión contable respectiva, para que, cuando llegue el momento de hacer el pago de dichos intereses, se cuente con los recursos necesarios.

La provisión de intereses sobre cesantías se debe hacer cada vez que se liquide la nómina, que por lo general es mensualmente.

Como su nombre lo indica, se trata de provisionar el monto que se debe pagar por intereses sobre cesantías, y para eso se crea la provisión.

Cómo se provisionan los intereses de cesantías.

Los intereses sobre cesantías equivalen al 12% del saldo de cesantías que el empleado tenga a 31 de diciembre, de modo que cada año se tomará el saldo que haya en la cuenta de cesantías a 31 de diciembre y se le aplicará el 12%.

Sin embargo, mensualmente, cada vez que se liquide la nómina, se debe hacer la provisión contable respectiva, a fin de provisionar los recursos cuando llegue el momento de hacer el pago.

Es aquí donde surge la inquietud sobre el porcentaje que se debe aplicar, puesto que algunos consideran que es el 12% y otros el 1%.

Los intereses sobre cesantías, de acuerdo al artículo 99 de la Ley 50 de 1990, son los siguientes:

«El empleador cancelará al trabajador los intereses legales del 12% anual o proporcionales por fracción, en los términos de las normas vigentes sobre el régimen tradicional de cesantía, con respecto a la suma causada en el año o en la fracción que se liquide definitivamente.»

Anualmente se paga un 12% de intereses sobre cesantías, mismo porcentaje que se aplica mensualmente a las cesantías que se liquiden en el respectivo mes.

Por ejemplo, si las cesantías de abril fueron de $200.000, se aplica el 12% a $200.000 y tendremos una provisión de $24.000, que se irá acumulando con lo que se provisione en el siguiente mes.

Ejemplo de provisión de intereses sobre cesantías.

Antes de todo, recordemos que:

• Cesantías = Un mes de salario por cada año de trabajo.
• Intereses de cesantías: 12% de las cesantías.

Supongamos que el empleado tiene un sueldo fijo de $1.200.000, de modo que las cesantías corresponden mensualmente a $100.000 para un acumulado anual de $1.200.000 por concepto de cesantías, que corresponde a un mes de salario.

Ahora, como los intereses sobre cesantías corresponden al 12% del valor acumulado a 31 de diciembre, tendremos que los intereses sobre cesantías corresponden a $1.200.000 x 12% = $144.000.

Es decir, que mes a mes se irá provisionando un valor que al final del año debe ser igual a $144.000.

Resumiendo, tenemos:

• Cesantías: $1.200.000.
• Intereses de cesantías: $144.000.

Si cada mes se provisiona el valor de $100.000 por concepto de cesantías, debemos también provisionar el 12% de esos $100.000 por concepto de intereses sobre cesantías, es decir, que cada mes provisionaremos la suma de $12.000 (100.000 x 12%) por concepto de intereses sobre las cesantías.

Si cada mes provisionamos $12.000, al final del año tendremos un acumulado de $144.000 [12.000 x 12], que es el valor exacto que se le debe pagar al trabajador por concepto de intereses sobre cesantías.

Así las cosas, debemos concluir que siempre que se liquide la nómina, hay que provisionar el 12% de las cesantías liquidadas en el periodo respectivo.

Fórmula para calcular la provisión de intereses de cesantías.

Para ello se aplica la siguiente fórmula para hacer el cálculo mensual de los intereses sobre cesantías:

(Cesantías mensuales x días trabajados x 0.12) / 360

Que, según el ejemplo antes sugerido, sería así:

(100.000 x 360 x 0.12) / 360 = 12.000

Recuerde que cada vez que se liquida la nómina se provisionan tanto las cesantías como los intereses de cesantías, y primero se provisionan las cesantías, pues los intereses de cesantía se aplican precisamente sobre las cesantías.

Cuando el trabajador labora medio año, o 10 meses, en razón a que se retiró antes de finalizar el año, o inició a trabajar en el transcurso del año, se debe hacer una proporción respecto al tiempo laborado durante el año en cuestión, y para ello se utilizan los días trabajados, que ya no serán 360 sino 180 o 250 según corresponda.

Continuando con el ejemplo anterior, suponiendo que el trabajador labora 180 días, se aplica la siguiente fórmula:

(100.000 x 360 x 0.12) / 360 = 6.000

Simplemente en días trabajados se coloca 180, o los días que correspondan.

Provisión de intereses sobre días acumulados.

La fórmula anterior es de utilidad para liquidar los intereses sobre cesantías sobre hechos ya consumados, es decir, cuando ya se sabe cuántos días trabajó el empleado en un año determinado.

Sin embargo, en la práctica, al liquidar los intereses sobre cesantías, aún no sabemos cuántos días del año el trabajador ha laborado o laborará al final, así que la solución es utilizar los días laborados acumulados al momento en que se hace la liquidación de los intereses.

La fórmula sería algo así:

(Días acumulados x Cesantías acumuladas x 0.12) / 360

Supongamos que vamos a liquidar los intereses sobre cesantías desde el 01 de enero hasta el 30 de abril, para lo cual tenemos la siguiente tabla:

No sabemos el número de días que el trabajador va a laborar durante el año, pero sí sabemos que al 30 de abril tenemos dos datos ciertos:

1. Hay un acumulado de 120 días laborados.
2. El saldo acumulado de cesantías es de $400.000.

Con base en esos datos, aplicamos la fórmula anterior:

(120 x 400.000 x 0.12) / 360 = $16.000.

En lugar de días trabajados, utilizamos los días acumulados al momento de hacer la liquidación de los intereses sobre cesantías, y, además, se toma como base el acumulado de cesantías, más no las cesantías del mes en curso.

Con esto, en cualquier fecha que hagamos la liquidación se puede tener el valor correcto de los intereses sobre cesantías, lo que disminuye la necesidad de hacer ajustes a la provisión realizada.

Provisión de los intereses sobre cesantías en línea

Hemos desarrollado una pequeña herramienta en línea para automatizar la liquidación de los intereses sobre cesantías con base en los días acumulados y las cesantías acumuladas.

Sólo debe diligenciar la fecha a partir de la cual se liquidan los intereses sobre cesantías y la fecha final en la que desea hacer la liquidación, y la herramienta determina automáticamente los días laborados, considerando que para efectos laborales el mes tiene 30 días.

Contabilización de los intereses sobre cesantías provisionados.

La provisión de intereses sobre cesantías implica un gasto, y como los intereses deben ser pagados al trabajador en las fechas indicadas por la ley, se contabilizan como un pasivo, pues es una deuda que el empleador adquiere con el trabajador.

Como es apenas una provisión y no un valor definitivo, se debe contabilizar precisamente como una provisión, que en el PUC colombiano corresponde a la cuenta 261010.

El registro o asiento contable sería el siguiente:

Cuando se realice la liquidación definitiva de los intereses sobre cesantías y se determine el valor exacto a pagar al trabajador, se hace el ajuste respectivo, y el saldo de la cuenta 261010 se debita para luego acreditar la cuenta 2515, que corresponde a lo que se adeuda al trabajador por dicho concepto.