Procedimientos y técnicas de auditoría

A través de este trabajo, desarrollaremos una visión general sobre las técnicas y procedimientos de auditoría, así como de papeles de trabajo. Observaremos los objetivos y alcances de los papeles de trabajo dentro de la auditoría en las empresas.

Definición de técnica de auditoría.

Son los métodos prácticos de investigación y prueba que utiliza el auditor para obtener la evidencia necesaria que fundamente sus opiniones y conclusiones. Su empleo se basa en su criterio o juicio, según las circunstancias.

Es un método o detalle de procedimiento esencial en la práctica acertada de cualquier ciencia o arte. En la auditoría, las técnicas son métodos accesibles para obtener material de evidencia.

Definición de procedimiento de auditoría

Los procedimientos de auditoría son el conjunto de técnicas de investigación aplicables a una partida o a un grupo de hechos o circunstancias relativas a los estados financieros.

Diferencia entre técnica y procedimiento de auditoría

Las técnicas son las herramientas de trabajo del contador público y los procedimientos son la combinación que se hace de esas herramientas para un estudio particular.

Las técnicas y los procedimientos están estrechamente relacionados. Si las técnicas son desacertadas, la auditoría no alcanzará las normas aceptadas de ejecución.

Naturaleza, alcance y oportunidad de aplicación

La naturaleza se refiere al tipo de procedimiento que se va a llevar a cabo, el alcance es la amplitud que se da a los procedimientos, es decir, la intensidad y profundidad con que se aplican prácticamente. Y lo referente a lo que es la oportunidad es la época en que deben aplicarse los procedimientos al estudio de partidas específicas.

Ejemplos prácticos

Técnica de TASCOI

Mediante el TASCOI, el equipo auditor establece la identidad en uso de la organización, con el propósito de determinar

¿Qué hace realmente la entidad?
2. ¿Cómo lo hace?
3. ¿Para qué lo hace?
4. ¿Quiénes son sus propietarios?
5. ¿Cuáles son sus clientes?
La información para su construcción la obtiene el auditor a través de entrevistas con los directivos de la entidad auditada.

La estructura de la herramienta TASCOI es la siguiente:

Transformación: Se refiere a las actividades que la organización hace en el día a día para producir sus bienes y/o servicios.

Actores: Son las personas o funcionarios de la organización que hacen la transformación.
Suministradores o Proveedores: Son las personas que proporcionan los recursos, información e insumos para hacer la transformación.

Clientes o Usuarios: Son todas aquellas personas a quienes van dirigidos los productos, bienes o servicios que transforma la organización.

Owners o Dueños: Son quienes pueden decidir cambios en la transformación de la organización, por ejemplo, el gerente, el director, las juntas o consejos directivos.

Intervinientes: Son aquellas instituciones del entorno que regulan a las organizaciones que transforman o agregan valor.

Asientos de ajuste

Los asientos que se hagan de tiempo en tiempo durante el transcurso de la auditoría deben tener explicaciones suficientemente extensas y detalladas para que cualquier persona que no esté familiarizada con las transacciones a que se refieren pueda comprenderlos. Por ejemplo, no debe hacerse un asiento que diga: “Para ajustar cargo de Los Tres, S.A.”, sino más bien: “Para corregir cargo por un ventilador eléctrico, según factura a Los Tres, S.A. del 10 de agosto del 2004, comprobante 861”. Esto hará posible que si el cliente pide el comprobante clasificado de manera equivocada, pueda encontrársele con facilidad, ya sea que se haya archivado por orden alfabético o numérico.

Definición de papeles de trabajo

Son el conjunto de cédulas y documentación fehaciente que contienen los datos e información obtenidos por el auditor en su examen, así como la descripción de las pruebas realizadas y los resultados de las mismas, sobre los cuales sustenta la opinión que emite al suscribir su informe.

Objetivo e importancia

El objetivo general de los papeles de trabajo es ayudar al auditor a garantizar en forma adecuada que una auditoría se hizo de acuerdo a las normas de auditoría generalmente aceptadas. Los papeles de trabajo, dado que corresponden a la auditoría del año actual, son una base para planificar la auditoría, un registro de las evidencias acumuladas y los resultados de las pruebas, datos para determinar el tipo adecuado de informe de auditoría, y una base de análisis para los supervisores y socios.

Los objetivos fundamentales de los papeles de trabajo son:

Facilitar la preparación del informe.
- Comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones resumidas en el informe.
- Proporcionar información para la preparación de declaraciones tributarias e informes para los organismos de control y vigilancia del estado.
- Coordinar y organizar todas las fases del trabajo.
- Proveer un registro histórico permanente de la información examinada y los procedimientos de auditoría aplicados.
- Servir de guía en revisiones subsecuentes.
- Cumplir con las disposiciones legales.

Para realizar el trabajo de acuerdo con las normas profesionales, el contador público debe conceder importancia a la preparación de los papeles de trabajo. Para cumplir con esta finalidad, debe, en primer término, efectuar un trabajo completo y libre de información superflua y organizar los papeles de trabajo de tal forma que facilite la rápida localización y entendimiento fácil por parte de otras personas.

Los papeles de trabajo se consideran completos cuando reflejan en forma clara los datos significativos contenidos en los registros, los métodos de comprobación utilizados y la evidencia adicional necesaria para la formación de una opinión y preparación del informe. Además, deben identificar claramente las expresiones informativas y los elementos de juicio o criterio.

Cualquier información o cifras contenidas en el informe del contador público deberán estar respaldadas en los papeles de trabajo. A medida que el profesional avanza en su trabajo debe considerar los problemas que pueden presentarse en la preparación de su informe y anticiparse a incluir en los papeles de trabajo los comentarios y explicaciones pertinentes. Se deben hacer amplios comentarios explicativos a cualquier planilla o análisis preparado durante el trabajo.

Los papeles de trabajo no están limitados a información cuantitativa, por consiguiente, se deben incluir en ellos notas y explicaciones que registren en forma completa el trabajo efectuado por el contador público, las razones que le asistieron para seguir ciertos procedimientos y omitir otros, y su opinión respecto a la calidad de la información examinada, lo razonable de los controles internos en vigor y la competencia de las personas responsables de las operaciones o registros sujetos a revisión.

Estos también deben ser revisados por los supervisores para determinar lo adecuado y eficiente del trabajo del auxiliar sujeto a supervisión. En tales revisiones, los papeles de trabajo deberán hablar por sí mismos; estar completos, legibles y organizados sistemáticamente, de tal manera que no sean necesarias informaciones suplementarias e interpretaciones por parte de quien los preparó.

Debe tenerse presente que muchas veces el informe no es preparado por la persona que efectuó el examen, sino por un supervisor, quien debe estar en condiciones de cumplir con su cometido sin la necesidad de interrogar continuamente al auxiliar responsable de la elaboración de los papeles de trabajo.

Preparación, contenido y estructura general

Preparación de papeles de trabajo

- Cliente y ejercicio a revisar.
- Fecha.
- Nombre y apellidos del sujeto.
- Objeto de los mismos.
- Cuando el auditor utilice marca o símbolo, tiene que explicar su significado.

Contenido mínimo de los papeles

- Evidencia de que los estados contables y demás información sobre los que va a opinar el trabajador, están de acuerdo con los registros de la empresa.
- Relación de los pasivos y activos, demostrando de cómo tiene el auditor evidencia de su existencia física y valoración.
- Análisis de las cifras de ingresos y gastos que componen la cuenta de resultados.
- Prueba de que el trabajo fue bien ejecutado, supervisado, revisado.
- Forma del sistema de control interno que ha llevado el auditor y el grado de confianza de ese sistema y cuál es el alcance realizado para revisar las pruebas sustantivas.
- Detalle de las definiciones o desviaciones en el sistema de control interno y conclusiones a las que llega.
- Detalle de las contrariedades en el trabajo y soluciones a las mismas.

No deben contener:

- No ser copia de la contabilidad de la empresa.
- No ser copia de los estados financieros.
- No ser copia de la auditoría del año pasado.

Estructura general de los papeles de trabajo

Los papeles de trabajo deben contener los requisitos mínimos siguientes:

- El nombre de la compañía sujeta a examen.
- Área que se va a revisar.
- Fecha de auditoría.
- La firma o inicial de la persona que preparó la cédula y las de quienes lleven a cabo la supervisión en sus diferentes niveles.
- Fecha en que la cédula fue preparada.
- Un adecuado sistema de referencias dentro del conjunto de papeles de trabajo.
- Cruce de la información indicando las hojas donde proceden y las hojas a donde pasan.
- Marcas de auditoría y sus respectivas explicaciones.
- Fuente de obtención de la información.
- Los saldos ajustados en los papeles de trabajo de cada cédula analítica deben concordar con las sumarias y estas con el balance de comprobación.

Preguntas sobre los papeles de trabajo

- ¿La información que contienen los papeles es necesaria para la auditoría?
- ¿Se puede presentar esta información de forma mejor?
- ¿Debe darse algún dato más para su comprensión?

Naturaleza, confidencialidad y propiedad de los papeles de trabajo

Naturaleza

Los papeles de trabajo son diseñados y organizados para cumplir con las circunstancias y las necesidades del auditor para cada auditoría en particular. El uso de papeles de trabajo estandarizados (por ejemplo, listas de control, cartas machote, organización estándar de papeles de trabajo) puede mejorar la eficiencia con que son preparados y revisados dichos papeles de trabajo. Facilitan la delegación de trabajo a la vez que proporcionan un medio para controlar su calidad.

Confidencialidad

De la misma manera que los libros, registros y documentos de la contabilidad respaldan y comprueban los balances y los estados financieros de las empresas, así también los papeles de trabajo constituyen la base del dictamen que el contador público rinde con relación a esos mismos balances y estados financieros.

Cuando una empresa da a conocer el resultado de sus operaciones, siempre lo hace a través de los estados financieros que ha preparado y no mediante los libros y registros contables o procedimientos administrativos. El dictamen del auditor debe ser suficiente para los efectos de informar, por lo tanto no revelará ninguna información confidencial que haya obtenido en el curso de una auditoría profesional, excepto con el consentimiento del cliente.

Si el dictamen del auditor fuera objetado o refutado, el profesional puede recurrir -y en algunos casos se ve obligado- a presentar sus papeles de trabajo, tanto como prueba de su buena fe como de la corrección técnica de sus procedimientos para llegar a su dictamen.

Propiedad

Los papeles de trabajo son propiedad del auditor; él los preparó y son la prueba material del trabajo efectuado; pero esta propiedad no es irrestricta, ya que por contener datos que puedan considerarse confidenciales, está obligado a mantener absoluta discreción respecto a la información que contienen.

Es decir, los papeles de trabajo son del auditor, pero queda obligado al secreto profesional que estipula no revelar por ningún motivo los hechos, datos o circunstancias de que tenga conocimiento en el ejercicio de su profesión (a menos que lo autorice él o los interesados y salvo los informes que obligatoriamente establezcan las leyes respectivas).

Clases de papeles de trabajo

Se les acostumbra clasificar desde dos puntos de vista:

Por su uso
- Papeles de uso continuo.
- Papeles de uso temporal.

Por su contenido
- Hoja de trabajo.
- Cédulas sumarias o de resumen.
- Cédulas de detalle o descriptivas.
- Cédulas analíticas o de comprobación.

Por su uso

Los papeles de trabajo pueden contener información útil para varios ejercicios (acta constitutiva, contratos a plazos mayores a un año o indefinidos, cuadros de organización, catálogos de cuentas, manuales de procedimientos, etc.). Por su utilidad más o menos permanente, a este tipo de papeles se les acostumbra conservar en un expediente especial, particularmente cuando los servicios del auditor son requeridos por varios ejercicios contables.

De la misma manera, los papeles de trabajo pueden contener información útil solo para un ejercicio determinado (confirmaciones de saldos a una fecha dada, contratos a plazo fijo menor de un año, conciliaciones bancarias, etc.); en este caso, tales papeles se agrupan para integrar el expediente de la auditoría del ejercicio a que se refieran.

Por su contenido

Aunque en diseño y contenido los papeles de trabajo son tan variados como la propia imaginación, existen en la secuela del trabajo de auditoría papeles clave cuyo contenido está más o menos definido.

Se clasificarán de acuerdo a la fase de la auditoría, ya sea de planificación o ejecución del trabajo. Entre estos están:
- Planificación de auditoría.
- Hojas de trabajo.
- Cédulas sumarias o de resumen.
- Cédulas de detalle.
- Cédulas narrativas.
- Cédulas de hallazgos.
- Cédulas de notas.
- Cédulas de marcas.

Papeles de trabajo preparados y/o proporcionados por el área auditada. Entre los que figuran:

- Estados financieros.
- Conciliaciones bancarias.
- Manuales.
- Organigramas.
- Planes de trabajo.
- Programación de actividades.
- Informes de labores.

Papeles de trabajo obtenidos de otras fuentes. Son los documentos preparados u obtenidos de fuentes independientes al área auditada. Algunos de estos son:

- Confirmaciones de saldos.
- Interpretaciones auténticas y normativa publicada.
- Decretos de creación de unidades.
- Opiniones jurídicas.
- Opiniones técnicas.

Las cédulas de auditoría se pueden considerar de dos tipos:

- Tradicionales.
- Eventuales.

Las tradicionales, también denominadas básicas, son aquellas cuya nomenclatura es estándar y su uso es muy común y ampliamente conocido; dentro de estas se encuentran las:

- Cédulas sumarias: Que son resúmenes o cuadros sinópticos de conceptos y/o cifras homogéneas de una cuenta, rubro, área u operación.

- Cédulas analíticas: En ellas se coloca el detalle de los conceptos que conforman una cédula sumaria.

Por ejemplo, la cédula sumaria de cuentas por cobrar a clientes informará, por grupos homogéneos, los tipos de clientela que tiene la entidad sujeta a auditoría: clientas mayoreo, clientes gobierno, así como el saldo total de cada grupo. Las cédulas analíticas se harán una por cada tipo de clientela, señalando en ellas cómo está conformado el saldo de cada grupo.
Las eventuales no obedecen a ningún tipo de patrón estándar de nomenclatura y los nombres son asignados a criterio del auditor y pueden ser cédulas de observaciones, programa de trabajo, cédulas de asientos de ajuste, cédulas de reclasificaciones, confirmaciones, cartas de salvaguarda, cédulas de recomendaciones, control de tiempos de la auditoría, asuntos pendientes, entre muchos más tipos de cédulas que pudieran presentarse.

Marcas de auditoría e índices de referencia

Marcas del trabajo realizado

Para facilitar la transcripción e interpretación del trabajo realizado en la auditoría, usualmente se acostumbra usar marcas que permiten transcribir de una manera práctica y de fácil lectura algunos trabajos repetitivos. Por ejemplo, la actividad de cotejar cifras que provienen de los registros auxiliares contra los auxiliares mismos se puede dejar transcrita en los papeles de trabajo, anotando una marca cuyo significado fuera justamente el de haber verificado las cifras correspondientes contra el auxiliar relativo.

En la práctica, la utilización de marcas de trabajo realizado es de lo más común y facilita, por un lado, la transcripción del trabajo que realiza el auditor ejecutante, y por otro, la interpretación de dicho trabajo en el proceso de revisión por parte del supervisor.
También, en la práctica, debido a que hay ciertos trabajos repetitivos de manera constante, se decide periódicamente establecer una marca estándar, es decir, una marca que signifique siempre lo mismo.

La forma de las marcas debe ser lo más sencilla posible, pero a la vez distintiva, de manera que no haya confusión entre las diferentes marcas que se usen en el trabajo. Normalmente, las marcas se transcriben utilizando color rojo o azul, de tal suerte que a través del color se logre su identificación inmediata en las partidas en las que fueron anotadas......

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Autor: Jorge Rene Quiñonez Folgar