Prima de servicios

Todo empleador debe pagar a sus trabajadores una prima de servicios legal, que corresponde a un mes de salario por cada año de trabajo, según el artículo 306 del Código Sustantivo del Trabajo.

¿Qué es la prima de servicios?

La prima de servicios es una prestación social que consiste en el pago de 30 días de salario por cada año trabajado, o en proporción al tiempo trabajado cuando este es inferior a un año.

La prima de servicios se paga a todo trabajador que esté vinculado con un contrato de trabajo, y se tiene derecho sin considerar la duración del contrato; no existen trabajadores excluidos de ella.

Por consiguiente, un trabajador vinculado mediante contrato de prestación de servicios no tiene derecho al pago de la prima de servicios.

La prima de servicios en el Código Sustantivo del Trabajo.

La prima de servicios está contemplada en el artículo 306 del Código Sustantivo del Trabajo, que dispone lo siguiente:

«El empleador está obligado a pagar a su empleado o empleados, la prestación social denominada prima de servicios que corresponderá a 30 días de salario por año, el cual se reconocerá en dos pagos, así: la mitad máximo el 30 de junio y la otra mitad a más tardar los primeros veinte días de diciembre. Su reconocimiento se hará por todo el semestre trabajado o proporcionalmente al tiempo trabajado.

PARÁGRAFO. Se incluye en esta prestación económica a los trabajadores del servicio doméstico, choferes de servicio familiar, trabajadores por días o trabajadores de fincas y en general, a los trabajadores contemplados en el Título III del presente código o quienes cumplan con las condiciones de empleado dependiente.»

No hay trabajadores excluidos de la prima de servicios, de manera que todo aquel que tenga un contrato de trabajo tiene derecho a ella.

Naturaleza de la prima de servicios.

La prima de servicios es de naturaleza prestacional, lo que significa que no constituye salario, como claramente lo señala el artículo 307 del Código Sustantivo del Trabajo:

«La prima anual no es salario, ni se computará como factor del salario en ningún caso.»

En razón a su naturaleza no salarial, la prima de servicios no se incluye para el pago de ningún concepto de nómina, pues en sí misma es una prestación social.

Fechas en que se debe pagar la prima de servicios.

La ley dispone que la prima de servicios se paga en dos partes: la mitad en el primer semestre y la otra mitad en el segundo semestre, en las siguientes fechas:

1. El 30 de junio.
2. El 20 de diciembre.

El plazo máximo para pagar la primera parte de la prima de servicios vence el 30 de junio, pudiendo el empleador pagarla antes.

El plazo para pagar la segunda parte de la prima de servicios es hasta el 20 de diciembre. La ley afirma que el plazo son los primeros 20 días del mes de diciembre, por lo que se puede pagar en cualquier día siempre que no se pase del 20 de diciembre.

Llegada la fecha máxima para el pago de la parte que corresponda, se debe pagar la prima conforme al tiempo que el trabajador lleve laborando hasta ese momento; de manera que, así el trabajador lleve un mes vinculado, llegada la fecha indicada se debe pagar la proporción que corresponda.

Cálculo de la prima de servicios.

La prima de servicios corresponde a un mes de salario por cada año de trabajo o proporcional cuando es menos.

En consecuencia, se aplica una especie de regla de tres para calcular la prima de servicios, puesto que, si por cada 360 días hay que pagar un mes de salario o 30 días de salario, si se ha trabajado menos de 360 días, es cuestión de hallar la respectiva proporción.

Lo anterior se reduce a la siguiente fórmula:

Salario X días trabajados ÷ 360 = Prima de servicios.

Como la prima de servicios se debe pagar en dos cuotas, cada semestre se hace el respectivo cálculo.

La base para calcular la prima de servicios es el promedio del sueldo devengado por el trabajador en el respectivo semestre.

Ejemplo del cálculo de la prima de servicios.

Lo anterior podemos ejemplarizarlo con los siguientes valores:

Aplicando la fórmula anterior, la prima de servicios se calcula así:

2.116.667 X 180 ÷ 360 = 1.058.333.

Valor que corresponde a medio salario, ya que, si por el año completo el empleador tiene derecho a un salario por concepto de prima de servicios, entonces por medio año tiene derecho a medio salario.

Provisión mensual de la prima de servicios.

Las empresas, por lo general, cada mes van provisionando la parte que corresponde a la prima de servicios de cada salario que van pagando.

Si por 12 meses de trabajo se paga un salario por concepto de prima, significa que por cada mes de trabajo se debe reconocer la doceava parte de ese salario por concepto de prima, y es igual al 8.33% (100/12).

En consecuencia, cada vez que se paga el sueldo al trabajador, se le provisiona el 8.33% de ese sueldo, de manera que, al completar 12 meses, se ha provisionado el equivalente a un mes de salario (8.33 X 12).

Aspectos relevantes a considerar en la prima de servicios.

En la práctica se presentan diferentes situaciones particulares que merecen un tratamiento o consideración especial con la prima de servicios, aspectos que tratamos a continuación.

Sanción por no pagar oportunamente la prima de servicios.

La ley fijó unos plazos máximos para pagar la prima de servicios, pero si el empleador no la paga en esos plazos, no se contempló una consecuencia o una sanción para ese comportamiento.

En consecuencia, el empleador no paga ni sanciones ni intereses por pagar tardíamente la prima de servicios.

Distinto es el caso cuando el contrato de trabajo se termina y no se paga la prima de servicios junto con los demás pagos laborales adeudados, caso en que puede causarse la indemnización moratoria a que se refiere el artículo 65 del Código Sustantivo del Trabajo.

Pero ese es otro asunto que no corresponde a una sanción específica por el no pago oportuno de la prima de servicios durante la ejecución del contrato de trabajo.

Pago anticipado o fraccionado de la prima de servicios.

La ley fija la fecha máxima en que se debe satisfacer el pago de la prima de servicios, pero el empleador puede optar por pagarla antes de esa fecha, o pagarla mensualmente en la proporción que corresponda, en la medida en que va realizando la provisión mensual, pues ello no va contra ninguna prohibición legal, ni va contra los intereses del trabajador.

Así lo recuerda la sala laboral de la Corte Suprema de Justicia en sentencia 2846 del 12 de junio de 1990 con ponencia del magistrado Jorge Iván Palacio.

«Se observa en efecto que, en principio el adelanto en el pago de la prima de servicios antes que perjudicial era benéfico para el trabajador, dado que en tal caso éste podrá disponer de la suma correspondiente a la prestación prematuramente, con las obvias consecuencias favorables de tipo financiero que ello puede acarrearle, máxime si se toma en consideración la inexorable devaluación monetaria, y de todos modos, cualquiera que sea la fecha del pago, el empleado no pierde aún contra su propia voluntad, el derecho de recibir lo que legalmente le corresponde.

Además, la ley laboral no prohíbe que la prima de servicios sea pagada con antelación a las fechas previstas, de ahí que sea dable entender que estas fechas solo constituyen plazos últimos concedidos al empleador para cancelar la prestación.»

Si bien esta es una práctica que se ajusta a la ley, no es recomendable por la posible fuente de conflicto que puede derivarse de ella, como el que llevó precisamente a la Corte a pronunciarse en la sentencia referida, y además, financieramente, no es una medida que beneficie al trabajador, pues este no ahorrará nada y, cuando llegue la fecha de recibir las cesantías, recibirá muy poco por este concepto.

Suspensión del contrato y los efectos en la prima de servicios.

Cuando el contrato de trabajo se suspende, surge la duda de si el tiempo de suspensión afecta el cálculo de la prima de servicios del trabajador.

Señala el artículo 53 del Código Sustantivo del Trabajo:

«… Estos períodos de suspensión pueden descontarse por el {empleador} al liquidar vacaciones, cesantías y jubilaciones.»

Y al respecto señala la sala laboral de la Corte Suprema (Casación de septiembre 18/80, noviembre 25/82 y noviembre 9 de 1990):

«esta norma debe interpretarse en el sentido de que el tiempo de suspensión del contrato de trabajo únicamente puede descontarse en los casos taxativamente señalados; liquidación de vacaciones, cesantías y pensión de jubilación, que son pagos laborales que se causan por servicios cumplidos de manera real y efectiva. En consecuencia, no es válidamente descontable el tiempo de la suspensión en otros eventos no contemplados por la Ley, como el reconocimiento de la prima de servicios»

En consecuencia, el tiempo que el trabajador tenga suspendido el contrato de trabajo no afecta el derecho que este tiene a la prima de servicios, pero el cálculo de esta sí se ve afectado, por cuanto al estar suspendido del contrato el trabajador deja de recibir salario, salario que sirve de base para calcular la prima de servicios.

Veamos su efecto con un ejemplo en donde se suspende el contrato por el mes de marzo.

Para calcular la prima de servicios, sí se descuentan los días no laborados por efecto de la suspensión del contrato de trabajo, lo que no se puede afectar es el promedio del salario base, por tanto, ese promedio se debe determinar con base en el tiempo efectivamente trabajado, que en este caso son 5 meses.

Es decir que, para determinar el promedio, el total devengado se divide entre el tiempo efectivamente laborado, esto es, descontando los días no laborados.

Prima de servicios durante la incapacidad del trabajador.

Las incapacidades laborales no afectan la prima de servicios, de manera que estas se liquidan como si el trabajador hubiera laborado efectivamente.

La incapacidad laboral no suspende el contrato de trabajo, de manera que, para efectos de liquidar la prima de servicios, ese tiempo de incapacidad no se descuenta y se considera para todos los efectos como tiempo laborado.

Al respecto, señaló la sala laboral de la Corte Suprema de Justicia en sentencia del 15 de abril de 1997, expediente 9119, con ponencia del magistrado Ramón Zúñiga Valverde:

«Al efecto ha de decirse primeramente que   la incapacidad originada en enfermedad del trabajador no es causal de suspensión del contrato como quiera que no se encuentra taxativamente contemplada dentro de las establecidas en el artículo 51 ibídem.

Lo expresado produce como consecuencia que mientras el trabajador permanezca incapacitado por enfermedad, la vigencia del contrato de trabajo es plena con el corolario de que las obligaciones patronales permanezcan inalterables en lo pertinente.

Siendo esto así el juzgador no puede apreciar la enfermedad como hecho proveniente del trabajador pues es lo cierto que constituye circunstancia ajena a su voluntad, por lo que consecuencialmente no puede perjudicarlo.

De esta suerte, mal puede entenderse que el tiempo transcurrido durante la incapacidad por enfermedad, pueda ser descontado por el patrono para efectos del cálculo de la prima de servicios, dado que hacerlo equipararía dicha incapacidad a una causal de suspensión del contrato, lo que resulta inadmisible ya que la enfermedad como se vio, no está comprendida entre las señaladas en el Código Sustantivo del Trabajo.

De esta suerte, ha de concluirse, que al apreciar el Tribunal que la enfermedad inhibe la prima de servicios por no existir prestación efectiva de servicios, no le dio a la norma su genuina inteligencia.»

Respecto a la base para el cálculo de la prima de servicios, algunos consideran que las incapacidades sí afectan la prima de servicios, por cuanto en periodo de incapacidad el trabajador no devenga salario, sino un auxilio económico pagado por la EPS o la ARL, según corresponda de acuerdo al origen de la incapacidad, y el auxilio económico por incapacidad es inferior al salario, de manera tal que durante el tiempo que el trabajador esté incapacitado, tendría un ingreso inferior que indudablemente afectaría la base sobre la cual se calcula la prima de servicios.

Sin embargo, el Ministerio de la Protección Social (hoy Ministerio del Trabajo), en concepto 36773 de febrero 13 de 2008, considera que, en caso de incapacidades, se debe tomar el último salario que devengó el trabajador antes de salir incapacitado, lo que quiere decir que, para determinar la base para el cálculo de la prima de servicios, no se toma el valor de la incapacidad que efectivamente recibe el trabajador, sino el último sueldo que percibió antes de que se le otorgara la incapacidad.

Pago proporcional de la prima de servicios.

El pago proporcional de la prima de servicios se da cuando esta se debe pagar por periodos inferiores a un año, por cuanto la prima de servicios es igual a un mes de salario por cada año trabajado, pero si el trabajador ha laborado menos de un año, no tiene derecho a la prima completa, sino a una parte de ella en proporción al tiempo laborado.

Para determinar la proporción, como ya se explicó unas líneas atrás, se utiliza la fórmula ya explicada, que es la misma que se utiliza para determinar la prima de servicios cada 6 meses, por cuanto, si bien la prima es anual, se paga semestralmente, por lo que obligadamente se debe hacer la proporción en todos los casos.

Para dejar clara la proporcionalidad, supongamos que el trabajador laboró solo tres meses y se debe pagar la prima correspondiente a 3 meses.

3 meses son la cuarta parte de un año (12/3 = 4), entonces si por un año de trabajo se tiene derecho a un mes de salario, por trabajar 3 meses se tiene derecho a la cuarta parte del salario mensual.

Por simplicidad, supongamos un salario de 2.000.000; luego tenemos:

(2.000.000 x 90)/ 360 = 500.000.

Y 500.000 es exactamente la cuarta parte de 2.000.000.

Primas extralegales.

Las primas extralegales son beneficios que el empleado tiene por disposición reglamentaria, contractual o por mera liberalidad del empleador.

La prima de servicios es un derecho de orden legal originado en el artículo 306 del Código Sustantivo del Trabajo, y nada tiene que ver con las primas extralegales que la empresa pacte con sus trabajadores.

Las primas extralegales, como su nombre lo indica, no tienen origen en ninguna ley, sino que su origen puede estar en el contrato de trabajo, en los pactos colectivos o en la mera voluntad del empleador.

Las primas extralegales que se pagan de forma unilateral y por mera liberalidad del empleador no son vinculantes y, por tanto, no son de obligatorio pago, sino que dependerá de la voluntad del empleador.

Las primas extralegales pueden ser factor salarial o no, dependiendo de lo que hayan pactado las partes.

Si las partes, conforme lo permite el artículo 128 del Código Laboral, pactaron que las primas extralegales no constituyen salario, y por consiguiente no se incorporan a este para el cálculo de las prestaciones de ley, seguridad social y aportes parafiscales.

La prima de Navidad es diferente a la prima de servicios.

Aunque a veces las confundimos, la prima de Navidad es diferente a la prima de servicios, y la prima de Navidad opera por regla general en el sector público, aunque en el sector privado también puede operar por acuerdo entre empresa y trabajadores.

La prima de servicios que se paga en diciembre es la segunda cuota de la prima a la que todo trabajador público o privado tiene derecho. Es la misma prima de servicios, solo que corresponde a la segunda cuota, puesto que la primera se paga en el mes de junio.

Los empleados del sector público, entre los muchos privilegios que tienen, cuentan con la prima de Navidad, que es diferente y adicional a la prima de servicios, es decir que un empleado público recibe a fin de año la prima de servicios y la prima de Navidad.

En el sector privado, la prima de Navidad puede existir solo si así lo considera la empresa, y será en las condiciones que esta fije, las cuales pueden ser determinadas en común acuerdo con los trabajadores o sindicatos, pero por regla general, la prima de Navidad no existe en el sector privado, y en caso de exigirse, se considera como no constitutiva de salario.

¿La prima de servicios es embargable?

El artículo 344 del Código Sustantivo del Trabajo dispone que las prestaciones sociales son inembargables, y siendo la prima de una prestación social, es inembargable.

El mismo artículo señala las excepciones en que la prima de servicios se puede embargar hasta el 50% de su monto, tema que se desarrolla ampliamente en el artículo recomendado justo arriba de este párrafo.

Primas laborales.

Las primas laborales son las que se pagan a un trabajador vinculado mediante una relación laboral, es decir, mediante un contrato de trabajo, y que pueden ser las que la ley considera como la prima de servicios en el sector privado, o las primas de Navidad y vacaciones en el sector público.

También pueden existir primas contractuales, aquellas que empleador y trabajadores han acordado en el contrato de trabajo o convención colectiva.

Primas legales.

Las primas legales son las que están establecidas por la ley y que son obligatorias para todos los empleadores.

En el caso del sector privado, que está gobernado por el Código Laboral o Código Sustantivo del Trabajo, la única prima legal es la de servicios desarrollada en este texto.

En el sector público, la ley considera otras primas legales como la de Navidad, vacaciones, de riesgo, etc.

A continuación, respondemos a las preguntas frecuentes que nos hacen nuestros lectores sobre la prima de servicios.