La propiedad horizontal debe contar con un presupuesto que le permita financiar los servicios que debe prestar a los copropietarios que la conforman.
¿Qué es el presupuesto de una propiedad horizontal?
El presupuesto de gastos y de ingresos es la proyección que se hace de los gastos que tendrá la propiedad en la vigencia respectiva, y de los ingresos que se necesitarán para cubrir dichos gastos.
El presupuesto permite financiar las necesidades que se prevé tendrá la propiedad horizontal en una determinada vigencia anual.
Mediante el presupuesto se busca garantizar que la propiedad tenga los recursos necesarios para que cumpla las funciones que le corresponden.
¿Quién debe elaborar el presupuesto en la propiedad horizontal?
De acuerdo con el artículo 51 de la ley 675 de 2001, le corresponde al administrador elaborar el presupuesto de gastos anual.
Dice el numeral 1 del citado artículo:
«Convocar a la asamblea a reuniones ordinarias o extraordinarias y someter a su aprobación el inventario y balance general de las cuentas del ejercicio anterior, y un presupuesto detallado de gastos e ingresos correspondientes al nuevo ejercicio anual, incluyendo las primas de seguros.»
Luego señala el numeral 4 del mismo artículo:
«Preparar y someter a consideración del Consejo de Administración las cuentas anuales, el informe para la Asamblea General anual de propietarios, el presupuesto de ingresos y egresos para cada vigencia, el balance general de las cuentas del ejercicio anterior, los balances de prueba y su respectiva ejecución presupuestal.»
La responsabilidad de la elaboración del presupuesto es del administrador, pero este debe elaborarlo en función de las necesidades de la propiedad horizontal. Por tal razón, es necesario consultar esas necesidades, para lo cual puede consultar con el Consejo de administración.
Además, el presupuesto debe hacerse según las instrucciones que haya dado la asamblea de copropietarios, pues esta suele tomar decisiones de inversión y mejoramiento que deben ser incorporadas en el respectivo presupuesto por parte del administrador.
En consecuencia, no es que el administrador decida por su propia cuenta qué incluir y qué no en el presupuesto, sino que debe atenerse a las necesidades de la propiedad, a las instrucciones de la asamblea y a las recomendaciones del consejo de administración.
Naturalmente, el presupuesto elaborado por el administrador es apenas un borrador que será discutido en la asamblea de copropietarios, quien podrá hacerle las modificaciones que considere oportunas.
Aprobación del presupuesto de la propiedad horizontal.
La aprobación del presupuesto es facultad de la asamblea de copropietarios, que es el máximo órgano decisorio en la propiedad horizontal.
Así lo señala claramente el numeral 2 del artículo 38 de la ley 675 de 2001:
«Aprobar o improbar los estados financieros y el presupuesto anual de ingresos y gastos que deberán someter a su consideración el Consejo Administrativo y el Administrador.»
El administrador elabora el presupuesto, quien lo presenta al Consejo de administración, pero quien lo aprueba o desaprueba es la asamblea de copropietarios.
La aprobación del presupuesto no puede ser delegada al Consejo de administración, pues un presupuesto implica imponer pagos a los copropietarios, y el pago de una cuota extraordinaria o el incremento de la cuota ordinaria de administración no puede ser una decisión que deba tomar el Consejo de administración.
Esta aclaración es importante porque la redacción del artículo 51 ha llevado a que algunas personas interpreten que la aprobación del presupuesto la puede hacer el Consejo de administración.
El numeral 4 señala que es función del administrador «Preparar y someter a consideración del Consejo de Administración (…) el presupuesto de ingresos y egresos para cada vigencia, …», y la expresión someter a consideración no debe entenderse como una facultad del consejo de administración para aprobar el presupuesto.
En esta instancia, lo que el Consejo de administración hace es aprobar el borrador o la propuesta de presupuesto que presenta el administrador, y de allí sale la versión definitiva del presupuesto que será puesto a consideración de la asamblea de copropietarios, como expresamente lo señala el numeral 2 del artículo 28 de la ley 675, que afirma que es función de la asamblea aprobar o improbar el presupuesto de ingresos y gastos «que deberán someter a su consideración el Consejo Administrativo y el Administrador.»
Es decir que estos dos personajes (administrador y consejo de administración) se ponen de acuerdo sobre el presupuesto que han de presentar a la asamblea de copropietarios para que esta decida.
¿Qué debe contener el presupuesto?
Lo que ya se dijo: una relación de gastos e ingresos para la vigencia respectiva.
Pero esa información se debe presentar en detalle, por cada rubro, y se debe presentar cómo se financiarán los gastos presupuestados.
Esto exige hacer proyecciones respecto a los ingresos, es decir, proyectar cuánto ha de ser el monto de la cuota de administración ordinaria, y si hay necesidad de considerar cuotas extraordinarias.
El presupuesto debe incluir también el fondo de imprevistos, que no sabemos para qué podrá necesitarse, pero que puede haber necesidad de utilizar.
Informe de ejecución presupuestal.
Cada año se debe presentar un informe de la ejecución presupuestal del período anterior. Es una obligación que impone el numeral 4 del artículo 51 de la ley 675 de 2001 al administrador, quien es el ejecutor de la propiedad horizontal como su representante que es.
El presupuesto es eso, un supuesto de gastos e ingresos para un año determinado, y una vez finalizado el año hay que verificar qué fue lo que se ejecutó según lo presupuestado.
El informe de ejecución presupuestal debe ser lo suficientemente detallado para poder identificar en qué se gastó el dinero y qué dineros fueron los que se recaudaron, pues de otra forma no es posible auditar o verificar lo que se hizo en un período determinado.
El informe de ejecución presupuestal es la materia prima para elaborar y aprobar el presupuesto para la siguiente vigencia, pues es la historia de las necesidades de la propiedad horizontal, tanto las satisfechas como las pendientes por satisfacer.
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