Preaviso en la terminación del contrato de trabajo

Casos en que se requiere notificar al trabajador un preaviso para terminar un contrato de trabajo, o para no renovarlo una vez finalizado el plazo pactado.

Preaviso laboral.

El preaviso hace referencia a la necesidad de avisar anticipadamente la terminación de un contrato laboral.

Esto se debe a la necesidad de que el trabajador tenga cierta estabilidad, de manera que el empleador no puede despedirlo de forma intempestiva.

El preaviso existe en el contrato de trabajo a término fijo, e incluso en el contrato a término indefinido respecto a ciertas causales de despido, como se precisa más adelante.

Preaviso en el contrato de trabajo a término fijo.

El contrato de trabajo a término fijo es aquel en el que, desde el momento en que se firma, las partes acuerdan la fecha en que terminará. Sin embargo, si no se desea renovar el contrato, la ley exige notificar previamente a la otra parte esa decisión.

Es como una confirmación de la terminación del contrato, pues, si bien se conoce previamente la fecha en que se termina, la ley exige que, mediante un preaviso, se confirme la decisión de no renovarlo y se notifique a la otra parte.

La ley presume la renovación automática del contrato de trabajo, de suerte que, si una de las partes no quiere renovarlo, tendrá que notificarlo a la otra parte 30 días antes de la expiración del plazo o duración del contrato.

Forma en que se debe hacer el preaviso.

Para que el preaviso tenga los efectos que debe tener, debe ser claro, conciso y concreto, de manera que en él se exprese de forma inequívoca la decisión de no renovar un contrato o de terminarlo.

Así lo recuerda la sala laboral de la Corte Suprema de Justicia en la sentencia 49903 del 30 de mayo de 2019, con ponencia del magistrado Rigoberto Echeverry Bueno:

«Ahora bien, por los especiales e importantes efectos que tiene la referida comunicación, es necesario que se exprese por escrito y, lo más importante, que contenga clara e inequívocamente la mencionada «…determinación de no prorrogar el contrato…», pues, como ya se dijo, cualquier silencio, vacío o duda al respecto lo transforma la ley en una prórroga automática o tácita reconducción del vínculo laboral.»

Se le debe decir al trabajador que la empresa ha tomado la decisión de no prorrogar el contrato de trabajo una vez expire el plazo pactado.

Esta aclaración es importante porque algunos empleadores no son claros, como en el caso abordado por la sentencia referida, donde se hizo la siguiente comunicación:

«Me permito recordarle que el próximo 1 de mayo de 2006, vence su contrato de Trabajo suscrito con la Universidad.

Queda a consideración del Consejo Directivo y su consentimiento, cualquier eventual renovación.

Sea esta la oportunidad para agradecer los servicios prestados a la Institución.»

Del análisis de esa comunicación, expresó la corte:

«Dicha comunicación, objetivamente analizada, no permite evidenciar que la institución demandada le hubiera manifestado al trabajador, de manera inequívoca, su intención de no prorrogar el contrato de trabajo, como lo determinó el Tribunal, de manera tal que dicha corporación incurrió efectivamente en los errores de hecho denunciados por la censura, al concluir que la Universidad había cumplido con el preaviso reglado en el artículo 46 del Código Sustantivo del Trabajo.

En efecto, de los términos claros y obvios de la comunicación se extrae un simple recordatorio de la empresa al trabajador, relativo a que el contrato de trabajo vencía el 1 de mayo de 2006, pero no se encuentra claramente expresada la decisión de darlo por terminado e impedir su prórroga, sino que, contrario a ello, se alberga explícitamente la posibilidad de su renovación, por acuerdo con el Consejo Directivo.»

Para evitar interpretaciones, el preaviso debe ser puntual: se le informa que, finalizado el contrato, no será renovado.

Preaviso por parte del empleador.

El preaviso para no renovar el contrato de trabajo a término fijo es relevante para el empleador, pues, si el preaviso no se notifica con 30 días de anticipación, el contrato se renueva automáticamente.

El artículo 46 del Código Sustantivo del Trabajo señala lo siguiente en su primer numeral:

«Si antes de la fecha del vencimiento del término estipulado, ninguna de las partes avisare por escrito a la otra su determinación de no prorrogar el contrato, con una antelación no inferior a treinta (30) días, éste se entenderá renovado por un período igual al inicialmente pactado, y así sucesivamente.»

Si el empleador no notifica el preaviso para no prorrogar el contrato dentro de ese plazo, el contrato se renueva por ministerio de la ley por un periodo igual.

Así se contabiliza el preaviso de 30 días.

El preaviso se debe notificar como mínimo 30 días antes de la fecha en que se termina el contrato. Si el preaviso se da 29 días antes, no tendrá ningún efecto y el contrato se renovará automáticamente.

Por lo anterior, es muy importante tener claro cómo se cuentan o computan esos 30 días. El preaviso se puede notificar con más de 30 días de anticipación, pero nunca con menos anticipación.

Lo primero que se debe aclarar es que se trata de 30 días calendarios o corridos, como lo señala la Sala Laboral de la Corte Suprema de Justicia en la sentencia 54358 del 21 de noviembre de 2017, con ponencia del magistrado Rafael Brito Cuadrado:

«Ahora, en lo que se relaciona con los preavisos y demás situaciones que emergen del vínculo laboral, esta Sala de la Corte, de manera pacífica y reiterada, ha sostenido que los plazos de días que correspondan a la relación jurídica, incluyen todas las fechas del calendario, en la medida que esta es continuada y su desenvolvimiento no para con los festivos o feriados, los que no producen los efectos de suspensión o de terminación, dado que estos tan solo constituyen días de descanso obligatorio.»

En segundo lugar, el día en que vence el plazo no se debe tener en cuenta, como lo señala la Sala Laboral de la Corte Suprema de Justicia en la sentencia 3613 del 28 de febrero de 1990:

«Para que se entienda efectiva y oportunamente preavisada la intención de no prorrogar el contrato y, por ende, legalmente fenecido el vinculo, simplemente habrá de verificarse la respectiva manifestación escrita antes de que transcurran los 30 días previos al de la fecha en que vence el contrato. Luego, si el nexo subordinado, por consagración contractual, termina el primero de mayo, como aquí ocurre, para que no opere la tácita reconducción que consagra la norma citada, es menester que con exclusión de ese día, se contabilicen por lo menos treinta (30), contados desde aquel en que se cumpla el aviso.»

La misma corte, en la sentencia del 10 de junio de 2008, radicación 18078, dijo:

«Sí se cuentan los días entre la fecha en la que fue entregada la comunicación de la no prorroga, y el día antes del vencimiento del plazo estipulado, se encuentra que en efecto, el preaviso se dio con treinta días de antelación, lo que abre paso a que se conceda la protección invocada por la parte actora, pues en realidad el Tribunal cometió un yerro patente al contabilizar como de un mes, el plazo de 30 días de que trata el artículo el articulo 46 del Código Sustantivo del Trabajo en días, el cual se debe contabilizar en días, uno a uno.»

Es claro que los 30 días se cuentan hasta el día antes de vencer el término acordado para finalizar el contrato de trabajo.

El día en que se hace la notificación se cuenta como el primer día, y el día 3 será el día anterior al que vence el contrato.

Por ejemplo, si el contrato de trabajo finaliza el 20 de agosto, el día 19 de agosto debe ser el día 30 del plazo, de suerte que, si la notificación se realizó el 22 de julio, por ejemplo, a 19 de agosto habrán transcurrido solo 29 días, por lo que no se cumple el término fijado por la norma para que no opere la renovación automática. La notificación se tendría que haber hecho el 21 de julio o antes, pues con ello la antelación sería de 30 días o más.

Los 30 días de plazo son días calendario, como lo recuerda la Sala Laboral de la Corte Suprema de Justicia en la sentencia SL4713-2021:

«Así las cosas, sobre la intelección que se le debe dar al precepto motivo de ataque, esta Corporación ya se ha manifestado en el sentido de que en el plazo establecido para el preaviso se deben tener en cuenta los días calendario, como quiera que las relaciones de trabajo se ejecutan día a día, incluso en los de descanso dominical y festivo, ya que estos se suman para efectos laborales, por lo que el nexo subordinado tiene una característica especial y es que es continuo, no se suspende o termina en días inhábiles, sino que operan los descansos remunerados.»

Para evitar dificultades, debe implementarse como práctica notificar al trabajador con más de 30 días de anticipación para dar un margen a las interpretaciones que se puedan dar al respecto.

Herramienta en línea para contabilizar el término del preaviso.

Hemos desarrollado una herramienta sencilla en línea para determinar la fecha límite en que se debe notificar el preaviso al trabajador.

Solo se requiere ingresar la fecha en que termina el contrato de trabajo y obtendrá la fecha máxima en la que deberá notificar el aviso de no renovación:

Preaviso para terminar el contrato antes de finalizar su duración.

El preaviso al que se refiere el artículo 46 del Código Sustantivo del Trabajo aplica para cuando no se quiere renovar el contrato una vez que se termina.

Si el contrato está aún vigente y se quiere terminar por una justa causa o sin ella, ese preaviso no aplica.

Por ejemplo, en un contrato a tres años que el empleador quiere terminar a los dos años. En ese caso, el preaviso aquí expuesto no procede, sino el señalado por el artículo 62, que abordamos unas líneas adelante en la parte que trata la terminación del contrato a término indefinido.

Preaviso en contratos con duración inferior a 30 días.

En los contratos de trabajo cuya duración es igual o inferior a 30 días, no es necesario notificar el preaviso al trabajador, según dispone el artículo 2.2.1.1.2 del decreto 1072 de 2015.

En tal caso, el contrato se puede renovar si las partes así lo consideran, teniendo en cuenta que, a partir de la cuarta renovación, la duración no puede ser inferior a 1 año.

Preaviso por parte del trabajador.

Cuando es el trabajador el que no quiere renovar el contrato de trabajo a término fijo una vez termine, en teoría, también está obligado a notificar el preaviso al empleador con 30 días de anticipación.

Si el trabajador notifica el preaviso, tal como lo dispone la ley, el contrato se entiende renovado, lo que pasa es que la ley no contempla una consecuencia para el trabajador que decide no volver a trabajar una vez terminado el contrato sin preaviso o luego de renovarse automáticamente.

De manera que el trabajador puede no notificar ningún preaviso y aun así no renovar el contrato de trabajo sin consecuencias.

Preaviso en el contrato a término indefinido

En el contrato de trabajo indefinido no está contemplado el preaviso porque no se requiere renovación.

En caso de terminación del contrato de trabajo por justa causa por parte del empleador, este debe notificar un preaviso al trabajador en los términos del último inciso del literal A del artículo 62 del Código Sustantivo del Trabajo:

«En los casos de los numerales 9 a 15 de este artículo, para la terminación del contrato, el empleador deberá dar aviso al trabajador con anticipación no menor de quince (15) días.»

Aquí aplican las mismas reglas de los 30 días, es decir, que la terminación del contrato no se puede hacer efectiva hasta el día siguiente a que transcurran los 15 días calendarios desde la notificación del preaviso, o, dicho de otro modo, 15 días contados desde el día siguiente a aquel en que se notifica el preaviso.

Sin ese preaviso, la terminación del contrato de trabajo por justa causa no tiene efectos.

Esto aplica tanto para el contrato a término fijo como indefinido, e incluso para el contrato de obra o labor, pero únicamente respecto a los casos señalados en los numerales 9 al 15 del artículo 62 del Código Sustantivo del Trabajo.

De otra parte, el artículo 47 del Código Sustantivo del Trabajo, en su segundo numeral, señala que el trabajador puede dar por terminado el contrato a término indefinido mediante aviso escrito con antelación no inferior a 30 días.

Actualmente, sigue vigente esa obligación, pero si el trabajador no la cumple, es decir, no preavisa a su empleador de la renuncia, no tiene ninguna consecuencia, a no ser que de forma expresa se haya acordado en el contrato de trabajo, en virtud de la modificación que se hiciera al artículo 64 del Código Sustantivo del Trabajo por la ley 789 de 2002.

Efectos o consecuencias de terminar el contrato sin preaviso.

Cuando existe la obligación del preaviso para terminar el contrato de trabajo o para no renovar un contrato a término fijo y no se hace, o se hace fuera de término, la consecuencia es la renovación del contrato o la ineficacia del despido.

En consecuencia, si la terminación del contrato queda sin efectos por la ausencia del preaviso en debida forma, este sigue vigente, y si aun así el empleador despide al trabajador, estamos ante un despido injustificado y la consecuencia es el pago de la indemnización por despido.

Al respecto, la sala laboral en la sentencia 49903 de 2019, ya citada, señaló:

«Por otra parte, la comunicación del 28 de abril de 2006 (fol. 39), que sí es lo suficientemente concluyente y clara en torno a la decisión de la institución de dar por terminado el contrato de trabajo, se generó de manera extemporánea, tres días antes de la expiración del plazo fijo, cuando ya, por mandato legal, el vínculo se había prorrogado por un término igual al inicialmente pactado de 3 años, hasta el 1 de mayo de 2009.

Siendo lo anterior de esa manera, la terminación del contrato de trabajo ejecutada a partir del 1 de mayo de 2006 fue unilateral e injusta, pues no fue opuesta la ocurrencia de alguna de las justas causas legales. Además, fue dispuesta antes del vencimiento del plazo fijo pactado y prorrogado automáticamente hasta el 1 de mayo de 2009, de donde se deriva la procedencia de la indemnización por despido injusto, en los términos previstos en el artículo 64 del Código Sustantivo del Trabajo, equivalente al «…valor de los salarios correspondientes al tiempo que faltare para cumplir el plazo estipulado del contrato…»

La consecuencia no es otra que pagar la indemnización por despido injustificado.

Casos particulares que se pueden presentar con el preaviso.

Se pueden presentar casos particulares relacionados con el preaviso para la no renovación del contrato de trabajo a término fijo que a continuación exponemos.

Preaviso en contratos a término fijo inferiores a un año.

En los contratos de trabajo a término fijo inferiores a un año también se debe notificar el preaviso para no renovarlo, excepto en los contratos cuya duración es de 30 días o menos, como lo señala el artículo 1 del decreto 1127 de 1991:

«Los contratos de trabajo cuya duración sea igual o inferior a 30 días no requieren preaviso alguno para su terminación. No obstante, las partes, de común acuerdo, podrán pactar su prórroga en los términos previstos en el ordinal 2º del artículo 3º de la Ley 50 de 1990.»

Esto resulta apenas obvio, puesto que, si el preaviso se debe notificar con 30 días de anticipación, como mínimo, y el contrato tiene una duración de 30 días o menos, no habrá espacio en el tiempo para la notificación, y en algunos casos la notificación debería hacerse antes de iniciar el contrato de trabajo, lo cual no tiene objeto alguno.

Para el caso de los contratos mayores a 30 días y menores a un año, también se aplica el preaviso, teniendo claro que la renovación automática número 4 debe ser de por lo menos un año, como lo dispone el artículo 2 del decreto 1127 de 1991:

«Los contratos de trabajo cuya duración fuere superior a treinta (30) días e inferior a un (1) año se entenderán renovados por un término igual al inicialmente pactado, si antes de la fecha del vencimiento ninguna de las partes avisare por escrito a la otra la determinación de no prorrogarlo, con una antelación no inferior a treinta (30) días.

Estos contratos podrán prorrogarse hasta por tres (3) períodos iguales o inferiores, al cabo de los cuales el término de renovación no podrá ser inferior a un (1) año, y así sucesivamente.»

Lo anterior en concordancia con lo dispuesto por el numeral 2 del artículo 46 del Código Sustantivo del Trabajo, que afirma que, en el caso de contratos inferiores a un año, solo se puede renovar el contrato por el mismo periodo hasta 3 veces y a partir de la cuarta, la renovación no puede ser por menos de un año.

Preaviso para terminar el contrato de trabajo de empleada en embarazo o lactancia.

Tratándose de un contrato de trabajo a término fijo que termina mientras la trabajadora está embarazada o en licencia de maternidad, se debe notificar el preaviso dentro del término de 30 días ya explicado, pero el contrato no se podrá terminar hasta que finalice la licencia de maternidad.

Recordemos lo que dice la sala laboral de la Corte Suprema, por ejemplo, en la sentencia 64622 del 12 de junio de 2019, con ponencia del magistrado Donal José Dix:

«En virtud de ello, advierte la Sala, que le asiste razón a la recurrente, en la medida que el colegiado en su pronunciamiento hizo abstracción respecto al tema puesto en consideración, como es la especial protección de la trabajadora en estado de embarazo, con independencia de la modalidad de contrato celebrado con su empleador, toda vez que construyó sus argumentos sobre la culminación de la obra para la cual había sido contratada la trabajadora y la notificación tardía de su estado de gestación al empleador, es decir descartó toda posibilidad relacionada con el  fuero de maternidad, en línea con el pensamiento y la jurisprudencia actual de esta Corte en el ámbito de los contratos de trabajo a término fijo o por duración de la obra, el cual debe postergarse mientras dure el embarazo de la trabajadora y por el término de la licencia de maternidad postparto; culminado este lapso, si la intención del empleador es no prorrogar el vínculo, debe fenecer sin formalidades adicionales.»

El contrato de trabajo a término fijo no puede ser terminado hasta que la trabajadora termine su licencia de maternidad, pero siempre que la notificación del preaviso se haya hecho correctamente, pues si ese no es el caso, el contrato se habrá renovado por un periodo igual.

Preaviso en contrato de trabajo con profesores o docentes.

Los profesores o docentes vinculados por periodos académicos tienen un contrato a término fijo pero especial que no está regulado por el artículo 46, sino por el 101; por lo tanto, no les aplica el preaviso para la no renovación del contrato.

En ese sentido, se ha pronunciado la sala laboral de la Corte Suprema de Justicia en múltiples oportunidades, y en una de ellas, en la sentencia 47494 del primero de agosto de 2018, con ponencia del magistrado Jorge Mauricio Burgos, señaló:

«Al margen de que el cargo fue presentado por la vía directa, de aceptarse que la parte actora apeló para el reconocimiento de la indemnización por terminación unilateral del contrato de trabajo a término fijo de un año, bajo el supuesto que había operado la prórroga automática, es de advertir por la Sala que esta clase de contrato no prevé el preaviso o el desahucio, de manera que el contrato finaliza por su propia virtud, sin que opere la prórroga automática.»

Si el docente no se contrató por periodos académicos sino por un contrato a término fijo común y corriente, entonces sí hay lugar al preaviso.

Preaviso en el contrato de trabajo de obra o labor.

El contrato de trabajo por la duración de la obra o labor no requiere de preaviso para su terminación, en vista de que en este contrato no se admiten prórrogas ni renovaciones; por consiguiente, se hace innecesario el preaviso.

El preaviso lo contempla el artículo 46 del Código Sustantivo del Trabajo y en él nada se regula del contrato de obra o labor, sino del contrato a término fijo como tal.

En el contrato de trabajo por obra o labor se sabe que al terminar la obra se termina el contrato, pero generalmente no se conoce con precisión cuándo se acabará la obra, lo que hace imposible conocer una fecha cierta para cualquier notificación.

El preaviso se instituyó exclusivamente para el contrato de trabajo a término fijo, pues la simple expiración del plazo no da lugar a su terminación, y ese no es el caso del contrato de obra o labor, que puede no tener ninguna posibilidad material de renovación toda vez que el objeto del contrato desaparece al terminarse la obra contratada.

¿Se debe dar preaviso en contrato a término indefinido?

El preaviso tiene como objetivo formalizar la desvinculación del trabajador al expirar el plazo pactado, pero en el contrato indefinido, como no hay plazo de vencimiento, dicho preaviso no tiene objeto y no aplica.

Distinto es si en el contrato de trabajo las partes se obligan a comunicar con anticipación la renuncia o terminación del contrato a término indefinido, y en tal caso, se debe proceder conforme a lo pactado en el contrato.

Carta de preaviso al trabajador.

A continuación, sugerimos un modelo de carta de preaviso al trabajador en la que se le notifica la decisión de no renovarle el contrato de trabajo a término fijo:

[Fecha de la carta]

[Nombre de la empresa]

[Dirección de la empresa]

[Ciudad, departamento]

[Teléfono de la empresa]

[Nombre del trabajador]

[Dirección del trabajador]

[Ciudad, Estado, Código Postal]

Estimado/a [Nombre del trabajador]:

La presente nota tiene como finalidad comunicarle que, conforme a lo establecido en el artículo del Código Sustantivo del Trabajo, y de acuerdo con las condiciones estipuladas en su contrato de trabajo a término fijo, la empresa ha tomado la decisión de no renovar su contrato de trabajo, el cual tiene una duración inicial de [Número de Años] años, que vence el [Fecha de vencimiento del contrato].

Dado que la ley dispone que cualquier parte que desee no prorrogar el contrato debe notificar a la otra con al menos treinta (30) días de antelación, este preaviso tiene efecto a partir de la fecha de esta carta. Por lo tanto, su contrato de trabajo no será renovado y finalizará el [Fecha de vencimiento del contrato].

Durante este período de preaviso, le solicitamos que continúe desempeñando sus funciones de manera habitual y colabore en la transición de responsabilidades que pueda ser requerida. Asimismo, estaremos disponibles para discutir cualquier pregunta o inquietud que pueda tener con respecto a este proceso.

Agradecemos sinceramente sus contribuciones y esfuerzos durante su tiempo en [Nombre de la Empresa]. Le deseamos el mejor de los éxitos en sus futuros empeños profesionales.

Quedamos a su disposición para cualquier consulta adicional.

Atentamente,

[Firma del empleador o representante legal]

[Nombre del firmante]

[Cargo del firmante]

[Información de contacto del firmante]