Pérdida y reconstrucción de los libros de contabilidad

El comerciante o contribuyente tiene el deber de conservar la información contable por un periodo de al menos 10 años, y ello puede no ser posible si los libros de contabilidad y, en general, la información contable se pierden o destruyen.

Qué hacer ante la pérdida y destrucción de la contabilidad.

Cuando la contabilidad o los libros de contabilidad se pierden o destruyen, la empresa debe reconstruirlos, ya que es su obligación conservarlos para exhibirlos cuando las autoridades lo soliciten, como es el caso de la Dian.

En el pasado, cuando existían libros físicos de contabilidad, había que volverlos a reconstruir físicamente; hoy en día, que se lleva en medios digitales, en caso de perder la información contable y sea imposible recuperarla, es necesario volver a reconstruirla digitalmente, lo que implica volver a ingresar la información a los sistemas.

Por lo anterior, es necesario y prudente conservar copias de seguridad (backup) de la información contable tanto en medios físicos (memorias USB, discos duros externos) como en la nube, debido a que la redundancia ofrece una mayor probabilidad de supervivencia de la información.

Denuncia de la pérdida de los libros de contabilidad.

El artículo 135 del decreto 2649 de 1990 señala que, ante la pérdida de los libros de contabilidad, se debe dar aviso a la autoridad competente de tal hecho.

Esa denuncia se debe hacer, bien ante la Policía Nacional o ante la Fiscalía, si la pérdida de los libros puede obedecer a un hecho delictivo.

En el caso de la pérdida de la contabilidad sistematizada, que puede ocurrir por descuido o negligencia de los responsables de la contabilidad, igual se debería denunciar el hecho a fin de dejar evidencia de la pérdida de la información para los asuntos pertinentes.

Cómo reconstruir la contabilidad.

La contabilidad se debe reconstruir de la misma forma en que se construyó al inicio, esto es, a partir de los soportes de contabilidad, como facturas y demás documentos en los que consten los hechos registrados en la contabilidad.

El mismo artículo 135 mencionado contempla las siguientes reglas para la reconstrucción de la contabilidad:

• Cuando no se obtengan los documentos necesarios para reconstruir la contabilidad, el ente económico debe hacer un inventario general a la fecha de ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros.
• Se pueden reemplazar los papeles extraviados, perdidos o destruidos, a través de copias de los mismos que reposen en poder de terceros. En ella se debe dejar nota de tal circunstancia, indicando el motivo de la reposición.

Respecto a la reconstrucción de los libros de contabilidad, el Consejo Técnico de la Contaduría, en la orientación profesional 5, numeral 4.1.3.13, señala:

«Los libros de contabilidad y registros se reconstruirán dentro de los seis (6) meses siguientes a la ocurrencia del hecho, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros, soportes de origen interno y externo, que estén debidamente fechados y autorizados por quienes intervinieron en ellos o los elaboraron, los medios electromagnéticos, comercio electrónico y las firmas digitales definidos en la ley 527 de 1999 y que cumplan los requisitos y condiciones del artículo 12 de la misma, copias grabadas, microfichas y demás instrumentos que se considere pertinente.(23)

Esta regla es aplicable para todos los entes económicos, ya sean entidades comerciales o de otra naturaleza.

Y si no hay documentos, el CTCP, en la misma orientación, dice:

«Cuando no se obtengan los documentos necesarios e indispensables para reconstruir la contabilidad, el ente económico, el comerciante o el afectado, debe hacer un inventario general a la fecha de la ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros.

Cuando se haga reposición de papeles extraviados o destruidos a través de copia que sean facilitadas por terceros, en ella se debe dejar constancia de tal circunstancia, describiendo el motivo de la reposición.»

Estas normas fueron expedidas cuando los libros de contabilidad se llevaban principalmente en formato físico, pero los procedimientos de reconstrucción siguen siendo válidos en los días de la contabilidad en la nube.

Plazo para reconstruir la contabilidad.

La contabilidad debe ser reconstruida dentro de los 6 meses siguientes de la ocurrencia del hecho, según el artículo 135 del decreto 2649.

Sanciones de la Dian ante la pérdida de la contabilidad.

Un hecho importante a resaltar es que, si la Dian solicita la contabilidad y el contribuyente no la exhibe por haberla perdido o destruido, lo más probable es que le impongan la sanción por libros de contabilidad.

Esto se debe a que la Dian no acepta como justificativo la pérdida de los libros y solo lo considera eximente si la pérdida ha ocurrido por fuerza mayor o caso fortuito, presupuestos imposibles de probar en la mayoría de los casos.

Por regla general, la contabilidad se pierde por negligencia o descuido del contribuyente, y no porque sobrevenga un hecho imprevisible o irresistible, requisitos para que se configure la fuerza mayor o el caso fortuito; así que, por lo general, la Dian termina sancionando al contribuyente.

La simple constancia de la denuncia de la pérdida de la contabilidad no libera al contribuyente de su obligación de exhibir la contabilidad cuando le sea solicitada.

Recomendaciones para evitar la pérdida de la contabilidad.

La contabilidad, que hoy es sistematizada y que se puede llevar tanto en un computador o servidor propiedad de la empresa y bajo su control, como en la nube provista por terceros, corre el riesgo de perderse o destruirse por algún fallo informático.

Para evitarlo, el contribuyente debe realizar copias de seguridad (backup) diarias y conservarlas en distintos medios, es decir, replicarlas en lugares distintos para respaldar cualquier eventualidad.

Las copias se deben guardar en distintos dispositivos de almacenamiento, como memorias USB o discos duros externos, o en varios computadores, y, en lo posible, en sistemas de almacenamiento en la nube de alta disponibilidad, como Google Drive, OneDrive o cualquier otro servicio de almacenamiento externo profesional.

Las copias de seguridad deben ser redundantes, pues una o dos no son suficientes, ya que siempre existe la posibilidad de que la unidad de almacenamiento se extravíe o sufra algún desperfecto que haga imposible su recuperación.