Viáticos al trabajador y su tratamiento laboral

Dentro de la remuneración que recibe un trabajador están los viáticos, concepto de relevancia porque no todo lo que se pague por viáticos constituye salario, lo que afecta la liquidación de la nómina del trabajador.

Qué son los viáticos.

Un viático es un pago o una subvención que se da al trabajador para su sustento en un viaje relacionado con su actividad laboral.

Si el trabajador debe realizar un viaje en la ejecución del contrato de trabajo, debe recibir lo necesario para sustentarse durante ese viaje, que no debe ser financiado de su propio salario.

Los viáticos cubren conceptos como transporte, alimentación, alojamiento y gastos de representación.

Clasificación de los viáticos.

Los viáticos son clasificados en permanentes y accidentales, y cada uno tiene un tratamiento diferente que pasamos a detallar.

Viáticos permanentes o habituales.

Los viáticos permanentes son aquellos que se pagan regularmente al trabajador para que pueda desempeñar sus labores, que por su naturaleza exigen la constante movilización del trabajador.

Es el caso, por ejemplo, de un representante de ventas cuyo trabajo es visitar clientes en distintas ciudades.

No es el caso de la recepcionista que un día cualquiera fue enviada a otra ciudad a entregar una documentación, pues en primer lugar, ese no es su trabajo, y en segundo lugar, se trató de una actividad ocasional.

Viáticos ocasionales.

Como su nombre lo indica, corresponde a los viáticos que se pagan al trabajador que ocasionalmente debe desplazarse, que lo hace de vez en cuando porque la naturaleza de su actividad no implica su constante movilización.

Por ejemplo, un auditor que una vez al mes viaja a una sede de la empresa se considera ocasional, aunque lo haga cada mes.

A manera de ejemplo, transcribimos el análisis que la sala laboral de la Corte Suprema de Justicia hace en la sentencia 64324 del 18 de septiembre de 2019 con ponencia del magistrado Donal José Dix, respecto a la habitualidad de unos viáticos:

«Teniendo en cuenta que de acuerdo con el contrato de trabajo (f.°3), la sede de trabajo del peticionario fue el Terminal de Coveñas, la frecuencia de los desplazamientos que se infiere de los documentos analizados por el juzgador, no tuvo la entidad suficiente para calificarse como permanentes en la medida que de 1260 días comprendidos en los reportes referidos, los 327 que sumaron los desplazamientos solo equivale al 25.95% del tiempo, circunstancia que deja claro que los traslados, si bien fueron frecuentes, no fueron permanentes.»

Se puede afirmar que la habitualidad o no debe abordarse desde el punto de vista de la frecuencia de los viajes y del cargo desempeñado por el trabajador.

Incidencia salarial de los viáticos.

Teniendo claro lo que es un viático permanente y uno ocasional, pasemos a la incidencia laboral que estos pueden tener.

El artículo 130 del Código Sustantivo del Trabajo hace tres consideraciones sobre los viáticos:

1. Los viáticos permanentes constituyen salario en aquella parte destinada a proporcionar al trabajador manutención y alojamiento; pero no en lo que sólo tenga por finalidad proporcionar los medios de transporte o los gastos de representación.
2. Siempre que se paguen, debe especificarse el valor de cada uno de estos conceptos.
3. Los viáticos accidentales no constituyen salario en ningún caso. Son viáticos accidentales aquellos que sólo se dan con motivo de un requerimiento extraordinario, no habitual o poco frecuente.

Los viáticos permanentes constituyen salario en la parte destinada a manutención y alojamiento, y no constituyen salario en lo que corresponde al pago de transporte.

Los viáticos ocasionales nunca constituyen salario, así sean para alojamiento o manutención.

La Corte Suprema de Justicia en la sentencia 64324 de 2019, antes referida, señala al respecto:

«En ese orden, los viáticos son salario, en aquel componente destinado a manutención y alojamiento y cuando quiera que los mismos sean permanentes, contrario sensu, los viáticos que se conceden de manera accidental o transitoria corresponden a la categoría de emolumentos necesarios para el cumplimiento de la labor, que no contribuyen a enriquecer el patrimonio de trabajador.»

Es por ello que el mismo artículo 130 del Código Sustantivo del Trabajo exige que se especifique el valor pagado por cada concepto, para tener claridad respecto a qué pagos constituyen salario.

Requisitos para que los viáticos constituyan salario.

De la jurisprudencia producida por la sala laboral de la Corte Suprema de Justicia, podemos identificar los siguientes requisitos para que un viático constituya salario:

• Tengan carácter habitual.
• Los desplazamientos sean por órdenes del empleador.
• Las actividades encargadas estén relacionadas con funciones propias del cargo.
• Se otorguen para gastos de manutención y alojamiento.

La habitualidad y la destinación de los viáticos son los elementos esenciales para clasificar como salario un viático.

Efectos de la incidencia laboral de los viáticos.

Los viáticos que constituyen salario tienen efecto directo en conceptos como prestaciones sociales, seguridad social y aportes parafiscales, porque al constituir salario entran a formar parte de la base sobre la que se liquidan esos conceptos.

Este es uno de los temas que revisa la UGPP cuando fiscaliza a un empleador, en especial si se hacen pagos importantes por concepto de viáticos.

Facultad de las partes para acordar viáticos como pagos no constitutivos de salario.

El artículo 128 del Código Sustantivo del Trabajo faculta a las partes para que acuerden que ciertos pagos no constituyan salario, pero esa facultad no incluye cambiar la naturaleza que la ley le dio a los viáticos.

La Corte Suprema de Justicia en la sentencia 64324 de 2019, ya referida, señaló al respecto:

«La jurisprudencia de esta Corporación, se ha decantado en el sentido que los acuerdos entre las partes no pueden desconocer las disposiciones legales que en materia de viáticos les asigna el carácter salarial a aquel componente destinado a alojamiento y alimentación, en la medida que sean permanentes.»

Por definición legal, los viáticos permanentes para manutención y alojamiento constituyen salario, y las partes no pueden disponer lo contrario.

Especificación de la destinación de los viáticos.

La norma señala que los viáticos destinados a suministrar alojamiento y alimentación constituyen salario, y los de transporte y gastos de representación no constituyen salario, y señala la norma que se debe especificar cada concepto a fin de conocer la parte de los viáticos que constituyen salario y la que no constituye salario.

Esa especificación o fijación debe hacerla el empleador, quien es el que paga el concepto, y debe hacerla en el momento en que ordena el pago de los viáticos.

Sobre este tema se pronunció la sala laboral de la Corte Suprema de Justicia en la sentencia SL3207-2021 con ponencia del magistrado Jorge Prada Sánchez:

«En estricto sentido, la norma no se opone a que, de acuerdo con la información disponible en materia de gastos de desplazamiento de sus trabajadores, el empleador defina la parte de los viáticos permanentes destinada a manutención, alojamiento, medios de transporte y gastos de representación.»

El empleador tiene la facultad para fijar la distribución o proporción de los viáticos que no constituyen salario, siempre dentro de un concepto de razonabilidad que se corresponde con los valores comerciales de los gastos que se pretenden financiar con los viáticos otorgados.

Respecto a cuándo debe hacerse esa distinción o distribución, señala la Corte:

«Sin embargo, el numeral segundo no admite discusión de que esa distribución debe ser específica; esto es, determinada, concreta y claramente delimitada, lo cual debe indicarse «siempre que se paguen» tales conceptos. Evidentemente, el destinatario de esta orden es el empleador, por ser el pagador de la remuneración, y la discriminación de los pagos no puede hacerse en momento distinto a aquel en que se sufraguen los viáticos al trabajador.

Lo contrario, conllevaría la posibilidad de que el patrono efectúe pagos por viáticos y luego, por cualquier razón, modifique los porcentajes a los que alude la disposición, por ejemplo, reduciendo el porcentaje de los valores con incidencia salarial. Además de poco razonable, esta posibilidad contraría la certeza y seguridad perseguida por la norma, compromete las garantías salariales y promueve la incertidumbre sobre la naturaleza de la remuneración en un contrato que, por disposición del artículo 55 del Código Sustantivo del Trabajo, debe ser ejecutado de buena fe.»

La distribución de los viáticos debe dejarse clara desde el momento en que se aprueba el viaje y se fijan o presupuestan los viáticos a pagar, sin posibilidad de cambiar esa destinación a futuro.

Ahora, si el empleador paga los viáticos sin especificar cuánto corresponde a cada concepto, la totalidad de los viáticos se consideran salariales, como lo señala la Corte en la misma sentencia referida:

«Es por lo anterior que esta Corporación, de vieja data, ha enseñado que cuando se trate de viáticos de carácter permanente, «las sumas pagadas por este concepto, en particular para manutención y alojamiento, serán consideradas salario; cuando no se haga la discriminación respectiva se tendrá como salario todo lo recibido» (CSJ SL, 20 oct. 2005, rad. 25403). Y así lo ha precisado también en procesos seguidos contra la misma demandada, como es el caso de la providencia CSJ SL, 7 oct. 2008, rad. 34303, en la cual enfatizó que, si en la relación de viáticos permanentes no se especifica su destinación, todos los pagos efectuados «debían ser tenidos en cuenta para la liquidación de la pensión otorgada».

Por lo anterior, es de suma importancia que el empleador se tome el trabajo de presupuestar correctamente los viáticos que pagará al trabajador en cada caso o viaje particular, para que pueda fijar con claridad la proporción o distribución según cada concepto (Alimentación, alojamiento, transporte y gastos de representación).

Un ejemplo sería el siguiente cuadro:

Es algo que se debería hacer con cada viaje que deba ser viaticado para efectos de transparencia y claridad.

Respecto a los gastos de representación, son los pagos que debe hacer el trabajador a fin de poder realizar el trabajo encargado, como por ejemplo invitar a unos posibles clientes a un almuerzo o a unas copas.

Por último, el empleador suele distribuir los viáticos de forma caprichosa a fin de asignar una mayor proporción a los conceptos que no constituyen salario en perjuicio del trabajador, sin que este pueda hacer mucho para evitarlo.

¿Es obligatorio pagar viáticos?

El pago de viáticos es obligatorio cuando el trabajador debe desplazarse desde su lugar de trabajo a otro sitio geográfico para cumplir con las funciones que el empleador le ha encomendado, y en ese proceso debe incurrir en gastos de transporte, alimentación, alojamiento, etc.

El empleador tiene la obligación de poner a disposición todas las herramientas y recursos necesarios para que el trabajador desempeñe sus funciones, sin que este tenga el deber de colocar sus propios recursos para beneficio del empleador.