Obligados a llevar contabilidad

Para efectos comerciales y fiscales es importante quiénes están obligados a llevar contabilidad, los libros que deben llevar y la forma en que deben llevarlos para evitar posibles sanciones.

¿Quiénes están obligados a llevar contabilidad?

Todo comerciante está obligado a llevar contabilidad; sin embargo, algunas personas, a pesar de ser comerciantes, no tienen la obligación de llevar contabilidad.

Toda empresa tiene la obligación de llevar contabilidad de acuerdo a las normas vigentes, ya sean NIIF para Pymes, NIF o NIIF plenas.

Sólo algunas personas naturales, a pesar de no ser comerciantes, no están obligadas a llevar contabilidad, como el caso de aquellas que no son responsables del impuesto a las ventas.

Obligados a llevar contabilidad de acuerdo con la ley comercial.

Por regla general, todos los comerciantes están obligados a llevar contabilidad; así lo dispone el Código de Comercio en su artículo 19:

“Es obligación de todo comerciante: (…) Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales”.

El Código de Comercio establece que todos los comerciantes deben llevar contabilidad, de manera que para determinar la obligación o no de llevar contabilidad, el primer interrogante que se debe responder es si esa persona es o no comerciante.

El mismo Código de Comercio establece que se consideran comerciantes todas aquellas personas que se dediquen profesionalmente a desarrollar actividades consideradas por la ley como mercantiles.

Cuando la ley habla de personas, debemos entender que se refiere a personas naturales o jurídicas (empresas).

Ahora, ya sabemos que un comerciante es quien realiza profesionalmente actos mercantiles; entonces, resta definir qué son actividades mercantiles.

Las actividades mercantiles están claramente señaladas en el Código de Comercio en su artículo 20.

1. La adquisición de bienes a título oneroso con destino a enajenarlos en igual forma, y la enajenación de los mismos.
2. La adquisición a título oneroso de bienes muebles con destino a arrendarlos; el arrendamiento de los mismos; el arrendamiento de toda clase de bienes para subarrendarlos, y el subarrendamiento de los mismos.
3. El recibo de dinero en mutuo a interés, con garantía o sin ella, para darlo en préstamo, y los préstamos subsiguientes, así como dar habitualmente dinero en mutuo a interés.
4. La adquisición o enajenación, a título oneroso, de establecimientos de comercio, y la prenda, arrendamiento, administración y demás operaciones análogas relacionadas con los mismos.
5. La intervención como asociado en la constitución de sociedades comerciales, los actos de administración de las mismas o la negociación a título oneroso de las partes de interés, cuotas o acciones.
6. El giro, otorgamiento, aceptación, garantía o negociación de títulos-valores, así como la compra para reventa, permuta, etc., de los mismos.
7. Las operaciones bancarias, de bolsas, o de martillos.
8. El corretaje, las agencias de negocios y la representación de firmas nacionales o extranjeras.
9. La explotación o prestación de servicios de puertos, muelles, puentes, vías y campos de aterrizaje.
10. Las empresas de seguros y la actividad aseguradora.
11. Las empresas de transporte de personas o de cosas, a título oneroso, cualesquiera que fueren la vía y el medio utilizados.
12. Las empresas de fabricación, transformación, manufactura y circulación de bienes.
13. Las empresas de depósito de mercaderías, provisiones o suministros, espectáculos públicos y expendio de toda clase de bienes.
14. Las empresas editoriales, litográficas, fotográficas, informativas o de propaganda y las demás destinadas a la prestación de servicios.
15. Las empresas de obras o construcciones, reparaciones, montajes, instalaciones u ornamentaciones.
16. Las empresas para el aprovechamiento y explotación mercantil de las fuerzas o recursos de la naturaleza;
17. Las empresas promotoras de negocios y las de compra, venta, administración, custodia o circulación de toda clase de bienes.
18. Las empresas de construcción, reparación, compra y venta de vehículos para el transporte por tierra, agua y aire, y sus accesorios.
19. Los demás actos y contratos regulados por la ley mercantil.

No interesa si quien ejerce la actividad mercantil es una persona natural o una persona jurídica; en todo caso, mientras la desarrolle profesionalmente, se considera comerciante.

Obligados a llevar contabilidad desde el punto de vista tributario

Desde el punto de vista del Código de Comercio, todo comerciante, sin excepción, está obligado a llevar contabilidad; pero, desde el punto de vista tributario, tal obligación no les asiste a todos.

Siendo así, es oportuno decir que toda persona natural que sea responsable del impuesto a las ventas está obligada a llevar contabilidad.

Las personas naturales que no son responsables del impuesto a las ventas (antiguo régimen simplificado), desde el punto de vista tributario, no están obligadas a llevar contabilidad, aunque sean comerciantes; pero de acuerdo al Código de Comercio sí les asiste la obligación de llevar contabilidad.

No están obligados a llevar contabilidad los asalariados ni quienes ejercen una profesión liberal, aun cuando deban declarar renta.

Tampoco están obligados a llevar contabilidad los agricultores y ganaderos que enajenen sus productos en estado natural. Los agricultores y ganaderos que transformen sus productos y los comercialicen mediante una empresa estarán obligados a llevar contabilidad.

La persona que esté obligada a llevar contabilidad debe hacerlo en debida forma, de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

La contabilidad, además de llevar el registro de operaciones de la empresa, es un medio de prueba oponible a terceros, siempre que se lleve en debida forma.

El hecho de que una persona no esté obligada a llevar contabilidad no le impide que la lleve; pero para que ésta pueda constituir una prueba, debe llevarse cumpliendo con todos los requisitos exigidos por la ley; de lo contrario, no puede ser invocada como prueba en un proceso contra terceros, como por ejemplo contra la administración de impuestos.

El incumplimiento de la obligación de llevar contabilidad puede traer consecuencias como el no poder probar derechos ante un posible litigio con terceros o, en lo relacionado con los impuestos, el no poder deducir los costos y gastos correspondientes; además, se expone a las sanciones por irregularidades en la contabilidad que contempla la legislación tributaria colombiana.

Personas naturales obligadas a llevar contabilidad.

Para sintetizar, las personas naturales obligadas a llevar contabilidad son las que tienen calidad de comerciantes y además son responsables del impuesto a las ventas.

Desde el punto de vista del Código de Comercio, toda persona natural que sea comerciante debe llevar contabilidad.

Libros de contabilidad.

Las personas obligadas a llevar contabilidad deben registrar en la Cámara de Comercio los libros de contabilidad que por ley son obligatorios, y aquellos que considere necesarios:

Libro Mayor y Balances

Es el resumen del movimiento mensual de las cuentas; sirve para extraer de allí los balances generales y de prueba, así como los estados de resultados.

Libro de inventarios y balances

Corresponde al libro que, de acuerdo al artículo 52 del Código de Comercio, todo comerciante, al iniciar el negocio y por lo menos una vez al año, debe elaborar un inventario y un balance que le permitan conocer la situación del negocio; del cumplimiento de esta obligación deberá dejar constancia en este libro.

Libro diario

Este libro permite detallar los comprobantes diarios en forma cronológica con el fin de obtener los datos resumidos para registrar el libro mayor y balances.

Libros auxiliares

No requieren registro y se llevan en forma permanente y detallada por cada cuenta contable; son ejemplo de ellos el libro de caja, el libro de bancos, el libro de cuentas por cobrar, entre otros.

Otros libros de contabilidad

Libros de actas de asamblea general de socios y libro de registro de socios o accionistas.

Libros de contabilidad vs Libros de comercio.

Es común hablar de libros de comercio y libros de contabilidad; y aunque en principio son similares, no son lo mismo.

Al respecto, la jurisprudencia ha dicho:

«Aunque el artículo 49 (C. Co.), establece que para todos los efectos legales, se entiende por libros de comercio los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el entendimiento de aquellos, es claro que el texto se está refiriendo a la especie de libros de comercio llamados de contabilidad (…).

En efecto, dentro de los libros de comercio se encuentran los libros de contabilidad, en el entendido que son una especie de los primeros, pues si bien todos los libros de contabilidad son de comercio, no todos los libros de comercio son de contabilidad. Son libros de comercio, que no de contabilidad, el de actas de asamblea o junta de socios, el de registro de acciones, el libro de registro de socios en la limitada, el libro de navegación o bitácora; el libro de campana u órdenes a las máquinas, etc. (…)

Sólo lo que es traducible en cifras puede ser objeto de registro contable; esta situación conduce a que la contabilidad sólo acredita parcialmente la historia de la empresa; por ejemplo, no son cifrables su ambiente laboral, la eficiencia de sus trabajadores y muchos otros hechos no susceptibles de ser contenidos en guarismos monetarios”. Consejo de Estado, Sección Cuarta, sentencia de 9 de octubre de 1998. Con Pon. Dr. Daniel Manrique Guzmán»

Los libros de contabilidad están contenidos dentro de los libros de comercio, que son un universo superior, que comprende libros de actas, de socios, entre otros.

Soportes de contabilidad.

La información que se consigne en los libros de contabilidad debe estar soportada mediante comprobantes externos o internos. Los libros de contabilidad por sí mismos no son prueba si no están soportados por los documentos idóneos que respalden las cifras contenidas en ellos.

La legislación tributaria colombiana establece que en el evento en que los valores registrados en los libros de contabilidad difieran de los valores contenidos en los comprobantes y soportes contables, prevalecerán estos últimos; por lo que resulta de suma importancia conservar debidamente cada uno de los documentos que dieron origen a los valores registrados en los libros.