Las notas débito y crédito son documentos o comprobantes que las empresas emiten para realizar un ajuste contable o en las facturas, ya sea por errores o por el cambio de condiciones que generan un mayor o menor valor de la respectiva cuenta.
Modificación de los valores registrados inicialmente.
Cuando se registra una operación en la contabilidad, o cuando se emite una factura, es probable que se cometa un error, o la situación cambie, haciendo que el valor inicialmente registrado o facturado deba ser ajustado, ya sea para incrementarlo o para disminuirlo.
Las notas débito o crédito se utilizan precisamente para hacer esos ajustes y dejar constancia del ajuste y de la razón del mismo, de allí su clasificación como comprobante interno de contabilidad.
Las modificaciones que se requieran hacer a un registro contable de una compra o venta, por ejemplo, se hacen utilizando una nota crédito o débito según corresponda.
¿Qué es una nota débito?
La nota débito es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota.
Este documento registra el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.
La nota débito se emite cuando se incrementa el valor cobrado al cliente.
¿Qué es una nota crédito?
La nota crédito es el documento o comprobante que una empresa envía a su cliente, con el objeto de informar la acreditación en su cuenta de un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota.
Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden ser: avería de productos vendidos, rebajas o disminución de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la facturación.
La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta, es decir, cuando se le disminuye el valor inicialmente cobrado al cliente.
Desde el punto de vista de la empresa, la nota débito significa un ingreso para ésta, y la nota crédito significa una erogación.
Ejemplos de notas débito y crédito.
Las notas débito y crédito se utilizan para hacer ajustes a los valores facturados, en el caso de la emisión de facturas, así que supongamos la siguiente situación:
Se emite una factura por la venta de 10 productos a un valor de $30.000 cada uno, para un valor total de $300.000.
La empresa luego se entera de que cometió un error en el precio, que no era de $30.000, sino de $35.000, por lo que debe cobrar al cliente $50.000 más, lo que hace emitiendo una nota débito sobre la factura respectiva.
¿Y por qué una nota débito?
Porque el vendedor debita la cuenta en la que registró la factura. Por ejemplo, si esta se hizo a crédito, los $300.000 se registraron en el lado débito de la cuenta 1305, de modo que al cobrar otros $50.000 se ingresan también en el débito de la cuenta 1305.
En este contexto, debitar significa registrar un valor en el débito de la cuenta, siguiendo el principio básico de la cuenta T en el que existe un lado débito y un lado crédito, donde el débito representa lo que se tiene y el crédito lo que se adeuda.
Ahora supongamos que el precio del producto no era de $30.000, sino de $25.000. En este caso, al cliente se le cobró $50.000 de más, valor que se le debe devolver, lo que se hace con una nota crédito.
La misma pregunta: ¿Por qué una nota crédito?
Porque se debe acreditar la cuenta en la que se registraron los $300.000.
Cuando se hizo la venta, en la cuenta 1305 se contabilizaron $300.000 en su lado débito, pero como se cobró de más, se deben retirar de esa cuenta $50.000 para devolvérselos al cliente, lo que se hace por el lado crédito de la cuenta, y de allí que el documento que registra esa disminución se conoce como nota crédito.
Lo anterior se puede reflejar gráficamente así:
Esto desde el punto de vista de quien emite la nota crédito o débito, pues para el que la recibe es lo contrario.
Si el vendedor cobra menos, el ajuste que se haga representa un ingreso débito para el vendedor, pero para el comprador es un crédito, ya que debe pagar más.
Si el vendedor cobra más, el ajuste que haga es un crédito para el vendedor, pero un ingreso para el comprador, pues le devuelven parte de lo que cobraron.
Notas débito y crédito en la facturación electrónica.
En la facturación electrónica, las notas débito y crédito también deben ser electrónicas, y cuando se emiten se asocian directamente con la factura sobre la cual se hace el débito o crédito.
En consecuencia, si debe ajustar una factura electrónica para incrementar su valor, se emite una nota débito electrónica, y si el ajuste es para disminuir el valor de la factura, se emite una nota crédito.
Recuérdese que las devoluciones y ajustes se deben hacer mediante notas débito y crédito, ya que no es posible borrar, eliminar ni anular una factura electrónica ya emitida y validada por la Dian.
¿Quién emite las notas débito y crédito?
Las notas débito o crédito son emitidas por el vendedor que emitió la factura, pues es quien cobró de más o de menos.
Recordemos que las notas débito o crédito deben estar asociadas a la factura que se ajusta, factura emitida por el vendedor.
Diferencia entre nota débito y crédito.
La nota débito se diferencia de la nota crédito en que para quien la emite, la nota débito representa un mayor valor o ingreso, y la nota crédito representa un menor valor o un egreso.
La nota débito representa un ingreso o incremento, y la nota crédito una salida o egreso.
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