Nota de contabilidad

La nota contable es un documento interno de la empresa en la que se registran movimientos que no cuentan con un documento externo, como una factura.

Qué es una nota de contabilidad.

La nota de contabilidad es un documento interno de la empresa que se utiliza para hacer registros contables cuando se trata de operaciones que no tienen soportes externos u operaciones para las cuales no existen documentos internos específicos.

En primer lugar, se debe hacer claridad de que las operaciones que la empresa realice con terceros necesariamente deben tener soportes válidos, como son las facturas.

Una factura no puede ser reemplazada por una nota de contabilidad o cualquier otro documento diferente.

Cuándo utilizar una nota de contabilidad.

Cuando se realiza la compra de bienes, el único documento válido es la factura, o en su defecto, un documento equivalente a la factura en el caso de que la operación se realice con una persona no obligada a facturar; no hay lugar a usar una nota de contabilidad.

Algunas operaciones internas se registran en la contabilidad haciendo uso de documentos específicos diferentes a la nota de contabilidad, como es el caso del comprobante de egresos, comprobante de ingresos, recibos de caja, consignaciones, remisiones, órdenes de compra, entradas de almacén, salidas de almacén, Notas débito y crédito, etc.

Para las operaciones en las que no existen documentos externos ni internos específicos, se utiliza entonces la nota de contabilidad. Ejemplo de esto puede ser la contabilización de la depreciación, la amortización, correcciones y los comunes ajustes contables resultantes al momento de preparar el cierre contable, etc.

Requisitos de la nota de contabilidad.

La nota de contabilidad debe tener una numeración consecutiva que permita tener un control sobre las mismas y permitir hacerles un seguimiento posterior. Igualmente, debe contener la fecha de elaboración y las personas que intervinieron en su elaboración.

Puesto que la nota de contabilidad tiene como función registrar operaciones en la contabilidad, debe contener claramente las cuentas utilizadas, los valores parciales de cada movimiento y los respectivos valores débito y crédito.

Por lo general, solo es necesario elaborar la nota de contabilidad en original, puesto que la nota de contabilidad no será utilizada o no será requerida por otro departamento diferente al departamento de contabilidad, lo que hace innecesarias las copias ni requeridas por terceros, ya que es un documento interno de la empresa.

Para tener un mejor control, es recomendable utilizar un tipo de nota de contabilidad diferente para cada tipo de operación. Por ejemplo, la nota de contabilidad utilizada para registrar los ajustes a una cartera se debe diferenciar claramente de la nota de contabilidad utilizada para la contabilización de la depreciación; de lo contrario, se tendrán dificultades a la hora de hacer verificaciones y seguimientos.

Para esto, se puede identificar cada tipo de nota de contabilidad mediante un prefijo o llamándola por el nombre de la operación que registra: Nota de ajustes por cartera, nota de depreciación, nota de amortización, etc.

Las notas de contabilidad bien pueden ser en formas preimpresas o generadas totalmente por computador. Todos los software de contabilidad tienen por defecto un formato para cada nota, y además, algunos permiten personalizar los formatos para ajustarlos a los requerimientos de imagen de la empresa.

Contenido de la nota de contabilidad.

Nombre de la empresa que elabora la nota de contabilidad.

1. Nombre del comprobante.
2. Número consecutivo de la nota de contabilidad.
3. Fecha en que se elabora la nota de contabilidad.
4. Descripción del movimiento por el que se realiza la nota de contabilidad.
5. Firma de las personas que intervinieron en la elaboración de la nota de contabilidad.
6. Código y nombre de las cuentas afectadas por la nota de contabilidad.

La nota de contabilidad es generada por el mismo software contable y deberá conservarse como cualquier otro documento interno.