Nomina electrónica – Obligados y requisitos

La Dian ha exigido la generación de soportes de pago de nómina electrónica, como un complemento a la facturación electrónica, a fin de dar cumplimiento al parágrafo 6 del artículo 616 del estatuto tributario.

Qué es la nómina electrónica.

La nómina electrónica que debe ser enviada a la Dian y validada por esta hace referencia más exactamente a la generación del soporte del pago de la nómina electrónica, de acuerdo a los requerimientos técnicos exigidos por la Dian en la resolución 0013 de 11 de febrero de 2021.

La nómina, como tal, es generada por el aplicativo de nómina que tenga cada software contable, o generada manualmente por cada empleador, procedimiento independiente a la generación de soporte de pago electrónico que se envía a la Dian, que es de lo que trata la resolución 0013 de 2021.

Para tal efecto, el software de contabilidad o de liquidación de nómina integrará sus módulos con la herramienta de la Dian para unificar el procedimiento de generación y reporte, como actualmente se hace con la facturación. De esta forma, luego de liquidarse la nómina, se genera el documento soporte de pago de nómina electrónica que será enviado a la Dian para su validación y contendrá los valores liquidados a cada empleado, según los requerimientos de la Dian en el anexo técnico de la resolución 0013 de 2021.

Cómo se genera la nómina electrónica.

La generación del documento soporte de pago de nómina electrónica se debe hacer mediante un software que cumpla con las condiciones técnicas señaladas por la Dian, y que debe estar validado y aprobado por esta.

Funciona igual que la factura electrónica, pudiéndose utilizar un software propio o contratar con un proveedor tecnológico especializado que preste el servicio.

Así como sucedió con la facturación electrónica, en la nómina electrónica los distintos softwares de contabilidad integrarán la nómina electrónica como un servicio adicional.

Para generar la nómina electrónica, primero se debe habilitar el servicio en la página de la Dian, para luego implementarla, lo que requiere un software propio o de un proveedor tecnológico, la firma digital y configurar o parametrizar todo lo necesario para que pueda empezar a enviar los documentos electrónicos de nómina.

Obligados a generar la nómina electrónica.

Todo contribuyente que contrate personal mediante un contrato de trabajo está en la obligación de generar la nómina electrónica, según el calendario de implementación fijado en la resolución 0013 de 2021.

El artículo cuatro de la resolución 0013 de febrero 11 de 2021 señala lo siguiente respecto a los obligados a generar la nómina electrónica:

«Los sujetos obligados a generar y transmitir para validación el documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste del citado documento, son aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas -IVA, cuando aplique.»

La resolución no fija la obligación de acuerdo al número de trabajadores que tenga el empleador, por tanto, desde un empleado surge tal obligación.

Lo que sí señala la resolución es que la obligación será para quienes requieran soportar los costos y gastos relacionados con el pago de nómina, por lo que si un empleador no declara renta, no estaría obligado a generar la nómina electrónica.

Recordemos lo que señala la resolución en sus considerandos:

«Que en virtud de lo anterior, el soporte de pago de nómina electrónica se configura como documento soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, que se derivan de pagos que se realizan en virtud de una relación laboral o legal y reglamentaria y de los pagos a los pensionados a cargo del empleador.»

Es decir, que solo es posible deducir los salarios y prestaciones sociales del impuesto a la renta si se ha generado el soporte de pago de nómina electrónica.

Al tenor de lo señalado por el anexo técnico en los numerales 5.5.2 y 5.5.3, también se deben reportar los contratos de aprendizaje, tanto si se está en la fase lectiva como en la práctica.

Periodo de generación de la nómina electrónica.

La nómina electrónica se debe generar mensualmente, sin considerar el periodo de pago del salario acordado con los trabajadores.

Señala el artículo 3 de la resolución 0013 del 11 de febrero de 2021:

«El documento soporte de pago de nómina electrónica al que se refiere el artículo 2 de la presente resolución, deberá generarse para efectos tributarios de forma mensual, independientemente de que el sujeto obligado, realice pagos en periodos diferentes o inferiores al anteriormente indicado, es decir acumular la información relacionada con los conceptos de valores devengados de nómina, valores deducidos de nómina y el valor total diferencia, respecto de los pagos o abonos en cuenta, derivados de la relación laboral o legal y reglamentaria o de pensiones, correspondiente a las liquidaciones de nómina realizadas en el mes inmediatamente anterior por parte de los respectivos sujetos obligados al reporte, de Contenido de la nómina electrónica.»

Si el empleador paga quincenalmente o semanalmente, debe acumular sus nóminas en el mes respectivo para hacer el reporte mensual.

El plazo para enviar o reportar el soporte de pago de la nómina electrónica a la Dian son los 10 primeros días del mes siguiente al mes a reportar, según señala el artículo 8 de la resolución 0013 del 11 de febrero de 2021:

«Los sujetos obligados de qué trata el artículo 4 de esta resolución, tendrán plazo para la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al citado documento, dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, debiéndose generar la información-, de conformidad con lo señalado en el artículo 3 de esta resolución, para efecto de que la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN realice la validación del mismo.»

En razón a que la resolución no dice si son 10 días calendario o 10 días hábiles, se entiende que son 10 días hábiles en aplicación del artículo 62 de la ley 4 de 1913.

Contenido de la nómina electrónica.

El documento soporte de pago de nómina electrónica debe contener la siguiente información, según el artículo 5 de la resolución 0013 del 11 de febrero de 2021:

1. Estar denominado expresamente como documento soporte de pago de nómina electrónica.
2. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria - NIT del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.
3. Apellidos y nombre(s) y Número de Identificación del beneficiario del pago.
4. El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica - CUNE.
5. Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.
6. Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina; conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».
7. Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina; conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».
8. El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina.
9. El contenido del «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA» establecido en el artículo 20 de esta resolución, en relación con la información y contenido de que trata el presente artículo.
10. El medio de pago que el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución utiliza para hacer la entrega de la contraprestación económica de los servicios prestados por el beneficiario del pago, conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago NÓMINA ELECTRÓNICA».
11. Fecha y hora de generación.
12. La firma digital del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.
13. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria - NIT, del proveedor de soluciones tecnológicas, y la identificación del software.

En el método de pago se debe reportar si es en efectivo o mediante pago bancario, y si es mediante el sistema bancario, se debe informar el banco, el tipo de cuenta y el número de la cuenta en la que se consigna el salario de cada trabajador.

¿Qué se reporta en la nómina electrónica?

Del contenido de la nómina electrónica se deduce que en esta se reportan aspectos como:

• Identificación del trabajador y del empleador.
• Salario del trabajador junto con trabajo extra y recargos nocturnos, dominicales y festivos.
• Viáticos discriminando los destinados a medios de transporte, manutención y alojamiento.
• Auxilio de transporte.
• Vacaciones, incluyendo la fecha de su inicio y la fecha de su terminación.
• Pago de prima de servicios, cesantías e intereses sobre cesantías.
• Pago de incapacidades y licencias de maternidad, incluyendo fechas.
• Cuenta bancaria en la que se paga la nómina.
• Libranzas y un largo etcétera contenido en el anexo técnico.

La nómina electrónica exige un gran nivel de detalle de cada concepto, fecha y número de días.

Plazo para la implementación de la nómina electrónica.

Las nuevas empresas o empleadores cuentan con un plazo de 2 meses desde que hacen el primer pago a sus trabajadores para iniciar el proceso de la nómina electrónica.

La habilitación de la nómina electrónica debe gestionarse desde la fecha en que se hace el primer pago, y a partir de esa fecha se tiene un plazo de 2 meses para hacer la implementación definitiva.

Para los plazos, entendemos que solo se consideran los empleados vinculados mediante contrato de trabajo, de aprendizaje o pensionados, de manera que no se tienen en cuenta los contratistas vinculados mediante contrato de prestación de servicios.

Reporte electrónico de pago por servicios.

En la nómina electrónica se reportan los pagos laborales derivados de un contrato de trabajo, no los pagos derivados de un contrato de servicios ni comercial.

Los pagos que se realicen por concepto de servicios personales en virtud de un contrato de prestación de servicios se reportan a la Dian por medio de la factura electrónica que deberá expedir el contratista, y si este no está obligado a facturar, se hace por medio del documento equivalente a la factura (Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente).