En normal que el nombre de un comerciante o una empresa tenga un nombre comercial distinto a la razón social; en tal caso, ¿qué debe ir en la factura?
La razón social es el nombre oficial que el comerciante tiene registrado en la cámara de comercio, y en caso de una persona natural, es el nombre que figura en su documento de identidad.
La razón social también es el nombre oficial que identifica al contribuyente en el registro único tributario, algo así como su nombre de pila.
En consecuencia, la razón social siempre debe incluirse en la factura, pues es parte inseparable de la identificación del contribuyente que está emitiendo la factura.
Nombre comercial en la factura.
El nombre comercial es una expresión o sigla que identifica a un comerciante o establecimiento de comercio, y que puede o no coincidir con la razón social.
Por ejemplo, Pedro Arturo Garzón es la razón social de Pedro Arturo Garzón, que es su nombre, pero su estadero puede llamarse Linares Club, que es su nombre comercial.
El nombre comercial, de existir, figura en el RUT, y figura también en la factura.
Lo que debe ir en la factura.
Los requisitos de la factura de venta están señalados por el artículo 617 del estatuto tributario, y este en su literal b) señala:
«Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.»
La norma habla del nombre y apellido y de la razón social, y no habla del nombre comercial, lo que permite determinar que en la factura no puede ir el nombre comercial.
En las personas naturales, la razón social es su mismo nombre, de manera que la factura debe identificarse con la razón social y con el NIT de quien factura.
Igual sucede con los datos del adquiriente del producto o servicio facturado, que debe ser nombre o razón social y NIT, como lo señala el artículo 617 del estatuto tributario en su literal c)
«Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.»
El nombre comercial se puede incluir como algo adicional en la factura, es decir, la factura puede tener tanto la razón social como el nombre comercial.
De hecho, en el aplicativo de facturación gratuita que ofrece la Dian, el nombre comercial es obligatorio, y si no existe un nombre comercial, se debe colocar la misma razón social.
Nombre comercial y sanción por facturación.
Entre los requisitos que debe tener la factura no figura el nombre comercial, por lo tanto, su ausencia no genera la sanción por facturación.
Incluso si el contribuyente tiene un nombre comercial, el hecho de no incluirlo en la factura no es un hecho irregular, pues no está dentro de los presupuestos legales para imponer la sanción por facturación.
Preguntas frecuentes.
A continuación, damos respuesta a las preguntas frecuentes realizadas por nuestros lectores.
La factura puede contener el nombre comercial, pero debe tener la razón social, por lo que no se puede facturar incluyendo únicamente el nombre comercial sin la presencia de la razón social, puesto que el artículo 617 del E.T. exige que la factura tenga la razón social y el NIT, para el caso de las personas jurídicas, y los nombres y apellidos para el caso de las personas naturales.
La razón social se registra en la cámara de comercio, en el registro mercantil, pero si quiere registrar la razón social como marca, debe hacerse en la Superintendencia de Industria y Comercio.
Se debe poner la razón social que aparezca en el RUT de la empresa, en el renglón 35.
La razón social es la que figura en el renglón 35 del RUT, y el nombre comercial es el que figura en el renglón 36 del RUT.
En la factura que se emita, obligatoriamente debe ir la razón social, y optativamente el nombre comercial.
La razón social de una persona natural es su nombre y apellidos, puesto que esa es su identificación. El nombre comercial es el que le haya puesto a su negocio o establecimiento de comercio, como «Frutas Alarcón».
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