No es obligatorio imprimir los libros de contabilidad

Las empresas que lleven contabilidad bajo NIIF no tienen la obligación de imprimir los libros de contabilidad, ni siquiera para efectos fiscales.

Impresión de libros de contabilidad electrónicos.

Actualmente, la contabilidad se lleva en medios electrónicos, de modo que los libros igualmente se conservan en medios electrónicos, lo que es posible gracias a que la ley contempla tal posibilidad. En efecto, el artículo 12 de la ley 257 de 199 señala:

«Los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta.»

En consecuencia, siempre que la contabilidad en medios electrónicos garantice su integridad, es válida, incluyendo los libros de contabilidad.

Obligación fiscal de imprimir libros contables.

Desde el punto de vista fiscal, no hay una norma que exija que la contabilidad debe estar impresa, ni sus libros.

Así lo recuerda la sección cuarta del Consejo de Estado en la sentencia 21049 del 14 de marzo del 2019, con ponencia del magistrado Milton Chávez García:

«Por ello, para la Sala no resulta aceptable que, de una parte, la Administración admita que para determinar si la contabilidad se encuentra al día sólo se requiere verificar que a la fecha en que se exige su exhibición se lleva en el software del comerciante, y que, de otra, decida aplicar la sanción por libros de contabilidad sobre un supuesto no previsto por el legislador, como es que la información contable no estaba impresa en los libros registrados al momento en que se practicó la visita fiscal.»

De hecho, hoy en día todos los informes que se presentan a la Dian y demás entidades de control se transmiten por medios electrónicos, por lo que no hay necesidad de imprimirlos, considerando los medios tecnológicos de los que hoy disponemos.