Provisión de vacaciones

Desde el punto de vista contable, cada vez que se liquida la nómina, se debe hacer la respectiva provisión para las vacaciones. Veamos cómo se hace.

Qué es la provisión para vacaciones.

Las vacaciones laborales son un derecho que todo trabajador tiene, y que corresponde a 15 días hábiles de vacaciones por cada año de trabajo, días que son remunerados.

En consecuencia, luego de un año de trabajo, el empleado tiene derecho a unas vacaciones, obligación que la empresa suele ir provisionando para cuando llegue ese momento.

La provisión es como una reserva de recursos que la empresa hace para cumplir con una obligación futura, que en este caso es el pago de las vacaciones del trabajador, cuando este salga a disfrutarla.

Porcentaje de provisión de vacaciones.

El porcentaje para hacer la provisión de vacaciones es del 4.17%, que representa los 15 días de vacaciones o medio salario por cada año de trabajo.

Pagos sobre los que se hace la provisión de vacaciones.

La provisión de vacaciones se hace sobre todos los pagos que recibe el trabajador que son constitutivos de salario, exceptuando los pagos por horas extras y los pagos por trabajo en días de descanso remunerado.

De los recargos, el único que se incluye es el recargo nocturno cuando corresponde a la jornada ordinaria realizada en horario nocturno; si se trata de trabajo extra nocturno, no se incluye en la base para liquidar la provisión de vacaciones.

Cómo se calcula la provisión de vacaciones.

Para calcular la provisión de vacaciones se parte del hecho de que las vacaciones corresponden aproximadamente a 15 días de salario por cada año de trabajo.

Dicho de otra forma, por cada año de trabajo, la empresa debe provisionar medio salario mensual, es decir, la veinticuatroava parte.

Esto nos da un porcentaje de provisión del 4.17% mensual, de modo que, al cabo de 12 meses, la empresa habrá provisionado exactamente el 50% del salario de un mes.

Supongamos que el salario mensual del trabajador es de $1.500.000, y al cabo de un año, tendremos que hacer una provisión de medio salario para pagar sus vacaciones, que se asume son $750.000.

Así, en cada uno de los 12 meses provisionamos el 4.17% de $1.500.000; esto es la suma de $62.550.

Al final de los 12 meses habremos provisionado exactamente $750.000, que equivalen a los 15 días de vacaciones, o medio salario.

Se precisa que lo que aquí se liquida es una provisión, un valor aproximado que luego debe ser ajustado cuando se conozca el valor exacto de las vacaciones, puesto que las vacaciones siempre corresponden a más de 15 días de salario, en razón de que a los 15 días se deben sumar los domingos y festivos, puesto que las vacaciones son 15 días hábiles.

Contabilización de la provisión de vacaciones.

Las vacaciones se deben pagar al trabajador, lo que nos indica que es una obligación para la empresa; por lo tanto, se deben contabilizar como un pasivo.

En Colombia, el PUC utiliza una cuenta llamada pasivos estimados y provisiones, que en este caso es para obligaciones laborales, y para el caso de las vacaciones, es la cuenta 261015.

Asiento contable de la provisión de vacaciones.

Continuando con el ejemplo anterior, la contabilización sería:

La provisión se lleva a gastos de personal o a costos, según corresponda.

Cada vez que se liquide la nómina y se calcule la provisión, se hace ese registro contable, por lo que se irá acumulando, así que al final de un año se habrá provisionado la suma de $750.000.

Asiento contable de las vacaciones pagadas.

Cuando el trabajador salga a vacaciones, se hace el cálculo definitivo de las vacaciones para pagarlas, y supongamos que no son $750.000, sino $850.000.

En tal caso, el asiento contable es el siguiente:

Como se supone que en la cuenta de provisiones teníamos $750.000, acreditamos ese valor contra bancos, en razón de que ese pasivo se paga al trabajador a su cuenta de nómina.

Como las vacaciones costaron $100.000 más de lo presupuestado o provisionado, ese valor se carga al gasto, pues al realizar la provisión se llevó al gasto únicamente la suma de $750.000, así que faltan $100.000.

Del banco salen $850.000, valor pagado al trabajador por vacaciones, que equivalen a los $750.000 ya provisionados, más el ajuste de los $100.000 que faltaron.