Liquidación de las vacaciones

Una vez el trabajador adquiere el derecho o solicita sus vacaciones, se debe proceder a liquidarlas conforme lo contempla el código laboral.

¿Cómo se liquidan las vacaciones?

Para liquidar las vacaciones se requieren dos variables: el salario y los días trabajados o periodo a liquidar.

• Salario del trabajador. Corresponde al salario ordinario que el trabajador esté devengando al momento de salir a vacaciones, según lo señala el artículo 192 del Código Sustantivo del Trabajo. No se incluyen el auxilio de transporte, ni las horas extras, ni la remuneración por trabajo en días de descanso remunerado como domingos y festivos.
• Días trabajados. Es el periodo de tiempo laborado por el trabajador, por el cual se van a liquidar las vacaciones. Por cada 360 días trabajados se tiene derecho a 15 días de vacaciones, pero estas se pueden liquidar con menos días, por ejemplo, 180, medio año, o 3 meses, etc.

Existen dos formas para liquidar las vacaciones que es importante precisar: una es la provisión contable mensual y la otra es la liquidación definitiva.

Abordaremos las dos formas en razón a que ambas son necesarias, en especial si se trata de empleadores que llevan contabilidad y mensualmente deben hacer la provisión respectiva.

Base para liquidar las vacaciones

Las vacaciones se liquidan sobre el salario que el trabajador devenga al momento de iniciar su disfrute, y se deben incluir todos los conceptos que constituyen salario, excepto las horas extras y los recargos por trabajo en días de descanso remunerado, esto es, domingos y festivos, según establece el artículo 192 del CST.

Fórmula para liquidar las vacaciones.

La fórmula para liquidar el valor de las vacaciones es la siguiente:

(Salario X días trabajados) ÷ 720.

Sin embargo, esta fórmula liquida la provisión para vacaciones, más no las vacaciones reales, pues al resultado de la anterior fórmula hay que sumarle los días hábiles que haya en el lapso de tiempo que duren las vacaciones, y eso dependerá de la fecha en que cada trabajador inicie sus vacaciones, valor exacto que podrá determinar en nuestro liquidador en línea.

Ahora, si lo que queremos es determinar los días de vacaciones que se deben otorgar al trabajador, la fórmula es la siguiente:

(Días trabajados x 15) ÷ 360.

El resultado es el número de días hábiles que tendrán las vacaciones para el periodo por el cual se liquidan. Los días trabajados, por lo general, son 360 días que tiene el año laboral, pero pueden ser más o menos, y será el resultado de restar la fecha en que se liquidaron las últimas vacaciones y la fecha a la cual se liquidan las vacaciones que se van a otorgar.

Liquidación de la provisión de las vacaciones.

Cada vez que se liquida y paga la nómina se hace la respectiva provisión para vacaciones con base en la siguiente fórmula:

Salario X días trabajados ÷ 720.

Ya explicamos las dos primeras variables, quedando por explicar el 720, que es el factor que nos permite determinar los 15 días de vacaciones, es decir, medio mes, lo que se explica en el siguiente artículo.

Supongamos un ejemplo con los siguientes datos para el 2021:

Hemos dicho que con base en lo dispuesto por el artículo 192 del Código Sustantivo del Trabajo, para calcular las vacaciones se descuentan las horas extras, el trabajo dominical y festivo, lo mismo que el auxilio de transporte si lo hubiera; luego nos queda solo el salario básico, que es de 2.000.000.

(2.000.000 X 360) ÷ 720

2.000.000 X 360 = 720.000.000.

720.000.000 ÷ 720 = 1.000.000.

Las vacaciones equivalen a 1.000.000, que es exactamente la mitad del salario que es de 2.000.000, puesto que las vacaciones equivalen a 15 días, es decir, a la mitad de 30 días.

La anterior fórmula nos sirve para liquidar provisionalmente las vacaciones.

Liquidación real y definitiva de las vacaciones.

El anterior resultado no es preciso porque las vacaciones son 15 días hábiles y las hemos liquidado como si fueran días calendario.

En la práctica, al disfrutar las vacaciones no se cuentan los domingos ni los festivos, de suerte que las vacaciones como mínimo son de 17 días calendario, y en ese caso la anterior fórmula no sirve, ya que, dependiendo de cada caso particular, pueden ser 17 días, 18, 19 e incluso más.

La liquidación real de las vacaciones se hace determinando el salario diario y multiplicando por el número de días que tendrá el trabajador de vacaciones, que son variables para cada uno.

Entonces, suponiendo un salario de 2.000.000 y 17 días de vacaciones, la liquidación será:

Salario diario: 2.000.000 ÷ 30 = 66.667

Valor de las vacaciones: 66.667 X 17 = 1.133.333.

Es un valor muy distinto al liquidado mediante la fórmula estándar antes señalada.

Liquidación de las vacaciones proporcionales.

Lo anterior es válido para liquidar las vacaciones completas, es decir, las que corresponden a un año de trabajo, pero si debemos liquidar las vacaciones por 8 meses de trabajo, por ejemplo, el asunto cambia un poco.

Con la fórmula clásica de salario x días trabajados / 720 no hay problema, pero ya vimos que esa fórmula es válida para calcular una provisión, un aproximado, pero no para calcular las vacaciones reales y definitivas.

Para ello, debemos determinar la proporción respectiva. Si por un año de trabajo se dan 15 días de vacaciones, ¿cuántos días se deben dar por trabajar 8 meses?

Aplicamos una simple regla de tres o una ecuación con tres variables conocidas y una incógnita a resolver.

360 : 15

240 : ¿?

Aplicando la fórmula tenemos:

(240÷360) X 15 = 10.

Otra forma de hacerlo:

(240 X 15) ÷ 360 = 10.

Entonces, por 8 meses de trabajo corresponden 10 días de vacaciones, y como cada día cuesta 66.667 tenemos:

66.667 x 10 = 666.670.

Liquidador en línea de las vacaciones.

Hemos desarrollado una herramienta en línea muy simple que permite liquidar las vacaciones considerando domingos y festivos, es decir, que de forma automática se determina cuántos días calendario de vacaciones corresponden al trabajador según la fecha en que inició a trabajar y según la fecha en que el trabajador inicia sus vacaciones.

Todo lo que hay que hacer es ingresar la fecha de la última liquidación de las vacaciones o el día en que el trabajador ingresó a trabajar, según corresponda, la fecha en la que se van a liquidar, y el salario base.