De acuerdo con el artículo 306 del Código Sustantivo del Trabajo, cada seis meses los responsables de la nómina de la empresa deben liquidar la prima de servicios de sus trabajadores, y aquí recordamos el procedimiento a seguir para su liquidación.
Cómo se liquida la prima de servicios.
La prima de servicios se liquida en función del salario devengado por el trabajador y en función del tiempo que se lleve laborado o desde la última liquidación que se haya realizado.
Por ejemplo, si al momento de liquidar la prima de mitad de año, que debe hacerse al 30 de junio, el trabajador lleva laborando apenas dos meses, la prima corresponde a esos dos meses laborados.
Si es un trabajador antiguo, la liquidación se hace desde el 1 de enero hasta el 30 de junio, en razón a que la prima del año anterior debió haberse liquidado al 31 de diciembre, aunque el pago deba hacerse en los primeros 20 días de diciembre.
¿Cuál es la fórmula para liquidar la prima de servicios?
La prima de servicios se liquida tomando el salario base, que se multiplica por los días trabajados, y el resultado se divide entre 360, así:
(Salario base X días trabajados) ÷ 360
Explicación de la fórmula para liquidar la prima de servicios.
La fórmula para liquidar la prima de servicios tiene tres elementos:
- Salario base.
- Días trabajados.
- 360.
Salario base para liquidar la prima de servicios.
Corresponde al promedio de los pagos que ha recibido el trabajador durante los 6 meses que son objeto de liquidación, o menos si la fracción a liquidar es inferior a los 6 meses, como el caso del trabajador nuevo que, a la fecha de liquidar la prima de servicios, apenas lleva 1 o 2 meses laborando, o cuando el trabajador se retira.
Para promediar los salarios se incluyen todos los conceptos salariales, como horas extras, recargos nocturnos, recargos dominicales y festivos, y el auxilio de transporte.
Cada mes se determinan todos esos valores y se promedian según el número de meses. Ejemplo:
| Mes | Salario y otros conceptos salariales |
| Julio | $ 1.360.000 |
| Agosto | $ 1.295.000 |
| Septiembre | $ 1.420.000 |
| Octubre | $ 1.180.500 |
| Noviembre | $ 1.236.000 |
| Diciembre | $ 1.423.000 |
| Promedio | $ 1.319.083 |
El valor promediado es el que se utiliza como base para determinar la prima de servicios que corresponde al periodo liquidado.
Días trabajados en el cálculo de la prima de servicios
Los días trabajados hacen referencia a los días de trabajo por los cuales se va a liquidar la prima de servicios.
Como la prima de servicios se debe liquidar cada 6 meses, la regla general es que esos días sean 180, que son 6 meses por 30 días que se supone tiene un mes para efectos laborales.
Pero ese valor puede ser superior a 180 o menor.
Por ejemplo, un trabajador al que no le liquidaron la prima de servicios en junio, en diciembre le tienen que liquidar la prima de todo el año, entonces esos días trabajados corresponden a 360.
Si el trabajador ingresó, por ejemplo, el 1 de octubre, entonces los días trabajados a considerar son 90 días, desde el 1 de octubre hasta el 31 de diciembre.
El 360 en la liquidación de la prima de servicios.
El 360 corresponde a los días que tiene el año para efecto de calcular la prima de servicios y demás prestaciones laborales.
Recordemos que para efectos laborales el mes se entiende como 30 días y el año como 360 días, por lo que siempre se dividirá por 360.
Téngase en cuenta que la prima de servicios es en función del año trabajado (un mes de salario por cada año de trabajo), que corresponde a 360 en los términos ya expuestos.
Así se liquida la prima de servicios.
Una vez que se tienen los datos necesarios, se procede a liquidar la prima de servicios.
Partiendo del ejemplo antes señalado, aplicamos la fórmula previamente señalada:
- Salario base: $1.319.083.
- Días trabajados: 180 (de julio a diciembre)
Entonces tenemos:
- Paso 1. $1.319.083 x 180 = $237.435.000
- Paso 2: $237.435.000/360 = $659.542
- Prima de servicios: $659.542
Como podemos observar, $659.542 equivale a la mitad del salario promedio, que es de $1.319.083, pues se está calculando la segunda cuota de la prima de servicios, ya que la primera se liquida en junio, y la prima de servicios es igual a un salario mensual por cada año de trabajo, es decir, mitad en junio y la otra mitad en diciembre.
La prima se liquida con auxilio de transporte.
La prima de servicios se liquida con el auxilio de transporte, que, si bien no es un pago que constituye salario, se incluye dentro de la base para liquidar las prestaciones sociales, como lo es la prima de servicio.
Cómo liquidar la prima de mitad de año.
Para liquidar la prima de servicios de mitad de año, que corresponde a 6 meses, se aplica la misma fórmula, pero con 180 días trabajados.
Esto suponiendo que el trabajador ha laborado el semestre completo, pues si no es el caso, los días serán menos de 180.
Lo mismo aplica para la prima de fin de año, que se liquida por el segundo semestre.
¿La prima se liquida con auxilio de transporte?
Sí. La prima de servicios se liquida con el auxilio de transporte en la medida en que este hace parte de la base para su liquidación.
Calculadora en línea para liquidar la prima de servicios.
Hemos elaborado una calculadora en línea para liquidar la prima de servicios con los valores que suministre el usuario.
El formato permite ingresar los diferentes conceptos que hacen parte de la base para liquidar la prima de servicios, como salario, comisiones, horas extras, recargos y auxilio de transporte si el trabajador tiene derecho a él.
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