Liquidación de la nómina

Mensualmente o quincenalmente, según sea el periodo de pago acordado, la empresa debe proceder a liquidar su respectiva nómina para determinar los diferentes conceptos que adeuda al trabajador y los que debe descontarle o deducirle.

Liquidación de nómina.

En la liquidación de una nómina se deben calcular, determinar o liquidar una serie de conceptos que pueden variar dependiendo del empleado.

La nómina es mucho más que el simple salario, pues el trabajador puede devengar otros conceptos como horas extras, recargos por trabajo nocturno, dominical o festivo.

También se deben liquidar prestaciones sociales, aportes a seguridad social, descuentos de nómina, etc., y para facilitar el proceso se divide en secciones, como es el devengado, deducciones y apropiaciones de nómina.

Devengado.

El devengado es lo que el empleado gana en un mes o periodo a liquidar, y el trabajador puede ganar dinero por los siguientes conceptos:

1. Salario como tal.
2. Comisiones.
3. Horas extras.
4. Recargos nocturnos.
5. Recargos dominicales y festivos.
6. Auxilio de transporte.
7. Viáticos.

Se deben liquidar y sumar todos esos conceptos para determinar la totalidad de lo que el trabajador se ganó en ese mes o quincena, y a partir de allí se calculan los demás conceptos.

Deducciones.

Las deducciones son los conceptos que el trabajador adeuda o que debe pagar, y que son descontadas del total devengado por el empleador.

Entre los conceptos que se le deben descontar o deducir al trabajador tenemos los siguientes:

• Seguridad social a cargo del trabajador.
  1. Aportes a salud (4%)
  2. Aportes a pensión (4%)
• Libranzas.
• Embargos judiciales.
• Cuotas de sindicatos.
• Créditos o deudas con el empleador.

El trabajador recibirá la diferencia entre lo que gana y lo que le descuentan, que se conoce en la nómina como neto a pagar.

Provisiones o apropiaciones.

El empleador, además del salario, horas extras, recargos, etc., debe asumir ciertas cargas prestacionales, parafiscales y de seguridad social que podemos resumir de la siguiente forma:

• Prestaciones sociales.
  • Prima de servicios.
  • Auxilio de cesantías.
  • Intereses sobre cesantías.
  • Provisión para vacaciones.
• Seguridad social.
  • Aportes a pensión.
  • Aportes a salud.
  • Riesgos laborales.
• Aportes parafiscales.
  • Sena.
  • Cajas de compensación familiar.
  • ICBF.

Téngase en cuenta que algunos empleadores no deben pagar aportes al Sena, al ICBF ni a salud, tema que se aborda con más detalle en el siguiente artículo:

Básicamente es lo que se debe liquidar en una nómina, independientemente de si es quincenal o mensual.

Algunos conceptos se pagan mensualmente, otros semestralmente, como la prima de servicios, y otros anualmente, con las cesantías, pero en todo caso se recomienda provisionarlos en cada periodo de pago en la parte proporcional que corresponda.

Ejemplo de una liquidación de nómina en 2024.

Para ilustrar un poco lo aquí expuesto, desarrollaremos el siguiente ejemplo con datos muy básicos que faciliten la comprensión, utilizando valores vigentes para el año 2024.

Liquidación. 

La liquidación de la nómina se hace por partes, agrupando los conceptos que son relacionados, y tal vez le resulte útil consultar el artículo que hemos llamado partes de la nómina.

A continuación, se liquidan los conceptos que están a cargo del empleado, es decir, los pagos que corren por su cuenta y que deben ser descontados de su nómina.

Deducciones de nómina. (Conceptos a cargo del empleado)

Nota. Para efectos de la seguridad social no se tiene en cuenta el Auxilio de transporte.

Aparte de los conceptos anteriores, a los trabajadores que tengan libranzas y otro tipo de obligaciones se les debe hacer la respectiva liquidación.

Liquidación de la seguridad social a cargo del empleador. 

Luego continuamos con los aportes a seguridad social que están a cargo del empleador. Tenga en cuenta que en algunos casos no se pagan los aportes a seguridad social.

Liquidación de las prestaciones sociales. 

Seguidamente se liquidan los conceptos que hacen parte de las prestaciones sociales que corresponden a una provisión.

Notas aclaratorias:

1. El artículo 192 del C.S.T. contempla que para el cálculo de las vacaciones no se tiene en cuenta el valor de las horas extras. Tampoco se tiene en cuenta el auxilio de transporte.
2. Para el cálculo de las prestaciones sociales dentro de la base se debe incluir el auxilio de transporte, excepto para las vacaciones. En las vacaciones solo se debe tomar el salario básico, puesto que en vacaciones no tendrá ni horas extras, comisiones ni trabajo suplementario.
3. Según la sentencia de septiembre 16 de 1958, de la Corte Suprema de Justicia, la base para el cálculo de la prima de servicios debe ser el salario promedio, lo que significa que se deben incluir tanto las comisiones como el trabajo suplementario y las horas extras.
4. Para el cálculo de las cesantías se debe tomar el salario promedio, lo que supone la inclusión de las comisiones, horas extras y trabajo suplementario.
5. Para el cálculo de las vacaciones, por costumbre, se provisiona el 4.17%, lo que corresponde exactamente a 15 días de salario, pero se debe tener en cuenta que a la hora de pagar las vacaciones se deben pagar aproximadamente 18 días de salario, toda vez que la norma habla de 15 días hábiles de descanso, lo que, por lo general, significa 18 días calendario. Recordemos que los domingos y festivos no son días hábiles. El sábado es día hábil solo si en la empresa se labora ese día; de lo contrario, tampoco es día hábil.
6. Para el cálculo de las vacaciones hemos excluido las comisiones porque solo tenemos los datos de un mes, pero si estas hacen parte del salario en todos los meses, entonces estamos ante un salario variable y en tal caso debemos promediar el salario incluyendo las comisiones. Consulte: ¿Para calcular las vacaciones cuándo hay que promediar el salario?

Liquidación de los aportes parafiscales. 

Los aportes parafiscales también se deben liquidar, aunque algunas empresas no están obligadas a pagarlos todos en razón a que la exoneración en el pago de parafiscales es parcial.

Nota. Para el cálculo de los aportes parafiscales se toma el valor total de la nómina mensual de la empresa, excluyendo el auxilio de transporte que no es factor salarial, y siempre considerando que la empresa esté obligada a liquidar ICBF y Sena, pues no se debe perder de vista que estos conceptos, en algunos casos, desaparecieron.

Determinación del neto a pagar al empleado. 

Para determinar el valor neto que se debe pagar al trabajador, es preciso sumar todo lo que ha ganado por cada uno de los conceptos y luego restar las deducciones de nómina, que en el ejemplo aquí trabajado corresponden únicamente a los aportes a salud y pensión.

Total devengado: 1.942.000

(-) Salud: 71.200

(-) Pensión: 71.200

Neto pagado: $1.799.600

Nómina y prestaciones sociales.

Las prestaciones sociales son pagos que se hacen cada 6 meses o cada año, pero que se determinan mensualmente cada vez que se liquida la nómina como una provisión que será ajustada cuando se liquide definitivamente cada concepto.

Se hace para efectos contables a fin de incorporar esos pagos en la estructura financiera de la empresa para cuando llegue el momento de hacer los pagos.

Liquidación de la nómina en línea.

Para hacer más sencillo todo el proceso, en el siguiente artículo encuentra una herramienta que le permite hacer la liquidación de la nómina en línea.

Solo se requiere ingresar los datos y el formato hará los cálculos automáticamente, considerando todos los aspectos propios de la nómina.

A continuación, damos respuesta a las preguntas frecuentes realizadas por nuestros lectores.