Libros de contabilidad

Las empresas deben llevar contabilidad, y esa contabilidad debe tener una serie de libros en los que conste la información contable relevante respecto a ellas.

Qué es un libro de contabilidad.

El libro de contabilidad es un documento o archivo en el que se relacionan cronológicamente los hechos económicos que se reconocen contablemente.

En el pasado, cuando la contabilidad se llevaba manualmente, un libro de contabilidad era precisamente un texto con hojas y folios donde se registraba cronológicamente cada operación económica de la empresa.

Hoy en día, los libros de contabilidad están digitalizados y se llevan en un software de contabilidad, que también se puede imprimir para armar un libro de papel físico.

Cuáles libros de contabilidad existen.

La ley dispone que todo comerciante debe llevar unos libros donde debe registrar los hechos económicos según las normas y principios que gobiernan la contabilidad.

Sin embargo, en Colombia no existe una ley que de forma expresa señale cuáles son los libros de contabilidad que un comerciante o empresa debe llevar.

El código de comercio, a partir del artículo 48, trata sobre los libros de contabilidad y señala algunos aspectos sobre ellos, pero sin especificarlos ni definirlos, por lo que ha sido la doctrina la que se ha encargado de definir qué libros de contabilidad se deben llevar, separando entre libros principales y libros auxiliares.

Libros de contabilidad principales.

Los siguientes son clasificados como libros de contabilidad principales.

• Libro mayor y balance
• Libros de inventarios y balances
• Libro diario
• Libro de accionistas
• Libro de actas

Libros de contabilidad auxiliares.

Los libros de contabilidad auxiliares más utilizados son los siguientes:

• Libro de bancos
• Libro de clientes o cartera
• Libro de caja

Pero se insiste en que la norma no especifica claramente cuáles son obligatorios y cuáles no, y sobre ello resulta pertinente transcribir los apartes de la sentencia 13597 del 3 de diciembre de 2003 de la sección cuarta del consejo de estado, con ponencia del magistrado Juan Ángel Palacio:

«Pero tal como lo ha sostenido la Sala en repetidas ocasiones, ni la ley comercial ni la tributaria han determinado cuáles son los libros obligatorios de contabilidad que debe llevar los comerciantes, entendiendo por tales “las personas que profesionalmente se ocupan en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles” (Código de Comercio artículo 10).»

Como se puede observar, el desarrollo del tema de los libros de contabilidad ha sido principalmente desde el punto de vista tributario, que es lo que más interesa al estado.

Igualmente, se han diferenciado los libros de contabilidad de los libros de comercio.