Los libros de comercio son aquellos que la ley exige al comerciante para que registre sus operaciones o transacciones comerciales y algunas de sus decisiones a nivel societario.
Libros y papeles de comercio.
Todo comerciante debe llevar una serie de libros en los que registre las operaciones comerciales que realice, a fin de tener un registro cronológico de ellas como medio de control interno, que también interesa a las autoridades públicas.
Además, se deben llevar libros en los que se consignen decisiones internas de la empresa, así como los actos relacionados con los socios de la misma.
Los libros de comercio son elementos de control y, además, de prueba, tanto para el comerciante como para terceros en litigios relacionados con la actividad comercial de la empresa.
Libros de comercio en el código de comercio colombiano.
Los libros que debe llevar el comerciante y la forma de llevarlos están regulados en el código de comercio colombiano en el artículo 48 y siguientes.
Respecto a la definición de libros de comercio, señala el artículo 49 del código de comercio:
«Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquéllos.»
La norma no define de forma expresa los libros de comercio que se deben llevar, sino que hace referencia a todos los que determine la ley.
Cuáles son los libros de comercio.
Básicamente, los libros de comercio son los siguientes de acuerdo a los artículos 195 y 361 del código de comercio:
- Libro de registro de socios.
- Libro de registro de actas.
Estos son los que se conocen como libros de comercio, pero además están los libros de contabilidad, que forman parte de los libros de comercio, y son:
- Libro mayor o de balance.
- Libro diario.
- Libro de inventarios.
- Libros auxiliares.
Los libros auxiliares no son señalados expresamente por la ley, pero son aquellos que, por la necesidad de información, se deben llevar, como el de bancos, clientes, etc. Estos libros, en realidad, no son libros como tal, cuya información puede ser generada con gran facilidad por cualquier software contable.
Obligatoriedad de los libros de comercio y de contabilidad.
Como ya lo señalamos, los libros de contabilidad forman parte de los libros de comercio, y tanto unos como otros son obligatorios.
En el caso de los libros de contabilidad, son obligatorios, como lo recuerda la sección cuarta del Consejo de Estado en sentencia 21049 del 14 de marzo de 2019 con ponencia del magistrado Milton Chávez García:
«De la jurisprudencia transcrita se deduce que a pesar de no existir en el ordenamiento jurídico norma legal que indique cuáles son los libros obligatorios de contabilidad, de las diferentes disposiciones que hacen referencia a los libros de contabilidad en el Código de Comercio y en otras disposiciones de carácter tributario, se puede advertir que son obligatorios entre otros los Libros Inventario y Balances, los Libros Diario y Mayor y Balances, enfatizando que el libro Diario tiene el carácter de principal y obligatorio a que se refiere el artículo 49 del Código de Comercio.
Así entonces, a partir de las normas comerciales se extrae que los libros diario y mayor y balance son obligatorios para quienes desarrollan la actividad comercial, y entre estos existe una estrecha relación, toda vez que el último se alimenta de los totales de los débitos y los créditos del libro diario, para consolidar mensualmente los saldos de las cuentas.»
Esto es importante porque la Dian impone sanciones cuando el contribuyente no lleva los libros de contabilidad o presenta retraso en ellos.
La Dian no puede imponer sanciones por los libros de comercio como tal, pero sí por los libros de contabilidad, de allí la importancia de diferenciar unos de otros y entender que los libros de contabilidad forman parte de los libros de comercio.
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