Por qué autenticar contratos, documentos y títulos valores

La autenticación de un contrato, documento o título valor no es un requisito indispensable para que las obligaciones y compromisos en él consignados tengan validez jurídica; sin embargo, es recomendable hacerlo.

¿Qué es autenticar un documento?

Autenticar un documento es el proceso mediante el cual un notario público da fe de que la copia o reproducción de un documento corresponde con el original.

El notario da fe de que ese documento es auténtico en la medida en que es una reproducción fiel al original exhibido.

Cuando hablamos de autenticar contratos o títulos valores, no es técnicamente una autenticación, pues allí no se trata de copias y reproducciones, sino del reconocimiento de las firmas de quienes suscriben el contrato; sin embargo, continuaremos refiriéndonos a la autenticación en razón de que así se le conoce cotidianamente, dejando claro que el término correcto es el reconocimiento de firmas.

Reconocimiento de firmas.

En este contexto, la autenticación de un contrato debe entenderse como el reconocimiento de la firma que se hace ante notario público en los términos del artículo 73 del decreto 960 de 1970 o estatuto de notariado.

Respecto al reconocimiento de firmas, dice la norma previamente referida:

«RECONOCIMIENTO DE FIRMAS. El Notario podrá dar testimonio escrito de que la firma puesta en un documento corresponde a la de la persona que la haya registrado ante él, previa confrontación de las dos. También podrá dar testimonio de que las firmas fueron puestas en su presencia, estableciendo la identidad de los firmantes.»

El objetivo de hacer el reconocimiento de la firma es que se acredite la plena autenticidad del documento y de la firma de quienes los suscriben, lo mismo que dota al documento de fecha cierta, pues de otra forma no puede haber certeza respecto a la fecha en que se suscribió el contrato.

Por qué autenticar contratos y documentos.

El reconocimiento de firmas es muy importante por una simple razón: el ser humano no solo niega la palabra que salió de su boca, sino que también suele negar la firma que salió de su puño y letra.

Cuando surge algún litigio frente a un negocio o contrato, una de las partes puede alegar que falsificaron su firma, que no es suya, que no la reconoce, lo que se soluciona, o mejor, se evita con la autenticación o reconocimiento de la firma ante un notario.

Esto es importante porque si el contrato no está autenticado ante notario y uno de los suscriptores del contrato niega su firma, se requiere un proceso adicional para probar o refutar tal afirmación, de suerte que el proceso inicial se hace más extenso y complicado.

La autenticación de un contrato se hace para efectos probatorios, para evitar que luego se tache una firma de falsa y evitar un tortuoso proceso para desvirtuar tal afirmación.

Además, cuando se autentica un documento, las partes involucradas psicológicamente serán menos propensas a negar la validez de lo que han firmado, porque saben que no tendrán éxito en un propósito así.

¿Es necesario autenticar un contrato de compraventa?

Muchos de los lectores que llegan a este documento quieren saber si se debe autenticar un contrato de compraventa, y la respuesta es no, pero es recomendable hacerlo.

Si se trata de un contrato de compraventa de bienes inmuebles, no es necesario autenticarlo en razón de que la compraventa se protocoliza mediante escritura pública, y esta tiene plena validez jurídica en razón de que ello implica el reconocimiento de firmas de quienes autorizan y firman la escritura pública.

En el caso de la compraventa de un bien que no está sometido a registro ni solemnidad alguna, sí es recomendable la autenticación por las razones ya expuestas, pero no es requisito para su validez, así que el contrato de compraventa seguirá siendo válido aunque no esté autenticado ante notario.

¿Un documento sin autenticar tiene validez?

Como ya lo señalamos, en la mayoría de los casos no es necesario autenticar un contrato o documento para que tenga validez.

En algunos casos, la ley exige la autenticación, y solo cuando la norma de forma expresa contempla la autenticación como requisito, este será necesario para que el documento tenga validez.

Pero por norma general, un documento sin autenticar tiene validez; sin embargo, como ya lo explicamos, cualquiera de las partes puede alegar que no firmó.

Cómo autenticar un documento o contrato.

Como se ha de suponer con lo ya expuesto en este artículo, para autenticar un documento o contrato es preciso hacerlo ante un notario público, quien certificará con su firma que las firmas estampadas en el documento corresponden a las personas en ella identificadas.

En este caso, lo que se autentica es la firma, más no el contenido del contrato como tal; es decir, que el notario no va a leer el contrato, excepto si se trata de una reproducción o fotocopia, en la que el notario debe certificar que el contenido de la copia se reproduce fielmente del original.

¿Se puede autenticar un documento sin cédula?

Es posible que una notaría autentique un documento sin cédula cuando dispone de identificación biométrica.