La firma en las declaraciones tributarias

Toda declaración tributaria que se presenta a la Dian debe estar firmada por quienes la ley ha dispuesto que deben firmarlas; de lo contrario, se considerarán como no presentadas.

Quienes deben firmar las declaraciones tributarias.

Dependiendo de la declaración tributaria que se presente, así mismo serán las firmas que debe tener la respectiva declaración, pero en general son las siguientes:

1. La firma del representante legal o del apoderado.
2. La firma del contador público o del revisor fiscal.

En ocasiones se requieren juntas y en otras solo la primera, pues no todos los contribuyentes deben tener un contador público o un revisor fiscal.

En el caso de una persona natural, por lo general solo debe ser firmada por esta, pero en las empresas, además de la firma del representante legal (gerente para algunos), se requiere la firma del contador público o revisor fiscal.

Firma del representante legal.

La firma del representante legal nunca puede faltar, pues es quien tiene la obligación de presentar la declaración tributaria.

En el caso de las personas naturales, por lo general es la misma persona quien firma, pero puede delegar ese derecho en un representante o apoderado.

En el caso de las personas jurídicas, quien debe firmar es su representante legal, que generalmente es el gerente, pero tal obligación se puede delegar en un apoderado.

Respecto a quiénes deben eventualmente firmar como representantes legales en una declaración tributaria, el artículo 572 del estatuto tributario señala los siguientes:

1. Los padres por sus hijos menores, en los casos en que el impuesto debe liquidarse directamente a los menores.
2. Los tutores y curadores por los incapaces a quienes representan.
3. Los gerentes, administradores y, en general, los representantes legales, por las personas jurídicas y sociedades de hecho. Esta responsabilidad puede ser delegada en funcionarios de la empresa designados para el efecto, en cuyo caso se deberá informar de tal hecho a la administración de Impuestos y Aduanas correspondiente.
4. Los albaceas con administración de bienes, por las sucesiones; a falta de albaceas, los herederos con administración de bienes, y a falta de unos y otros, el curador de la herencia yacente.
5. Los administradores privados o judiciales, por las comunidades que administran; a falta de aquellos, los comuneros que hayan tomado parte en la administración de los bienes comunes.
6. Los donatarios o asignatarios por las respectivas donaciones o asignaciones modales.
7. Los liquidadores por las sociedades en liquidación y los síndicos por las personas declaradas en quiebra o en concurso de acreedores.
8. Los mandatarios o apoderados generales, los apoderados especiales para fines del impuesto y los agentes exclusivos de negocios en Colombia de residentes en el exterior, respecto de sus representados, en los casos en que sean apoderados de estos para presentar sus declaraciones de renta o de ventas y cumplir los demás deberes tributarios.
9. Representantes legales o apoderados de las sociedades o empresas receptoras de inversión extranjera, por las sociedades inversionistas.

Cualquiera de estas personas debe firmar la declaración tributaria que presente en cumplimiento de sus responsabilidades como representantes.

Firma mediante apoderado.

Cuando la persona responsable de firmar una declaración no pueda hacerlo, o no tenga tiempo para ello, puede delegar esa responsabilidad en un apoderado.

Generalmente es un abogado quien suele actuar como apoderado, pero puede ser cualquier persona aunque no tenga el título de abogado.

En el pasado, la ley exigía que, si el apoderado no era abogado, el poder se debía otorgar mediante escritura pública, formalidad que fue eliminada por la ley 1819 de 2016 que modificó el artículo 572-1 del estatuto tributario.

Hoy, dicho artículo en su último inciso señala que:

«Los poderes otorgados para actuar ante la administración tributaria deberán cumplir con las formalidades y requisitos previstos en la legislación colombiana.»

Y la ley que regula este tema es el código general del proceso, que en su artículo 74 señala:

«Los poderes generales para toda clase de procesos solo podrán conferirse por escritura pública. El poder especial para uno o varios procesos podrá conferirse por documento privado. En los poderes especiales los asuntos deberán estar determinados y claramente identificados.»

Es decir, que si la representación se otorga mediante poder general, dicho poder debe ser otorgado mediante escritura pública independientemente de si el apoderado es abogado o no.

Firma del contador público o revisor fiscal.

La firma del contador público y del revisor fiscal depende de ciertos requisitos como el monto de ingresos, tema que se desarrolla en el siguiente artículo.

El estatuto tributario, a partir del artículo 601, señala los requisitos que deben cumplir las diferentes declaraciones tributarias, incluidas las firmas necesarias.

Consecuencias de omitir firmas en la declaración tributaria.

Si en la declaración tributaria se omite una firma que la ley ha considerado como obligatoria, la declaración se considera como no presentada.

Así lo señala expresamente el artículo 580 del estatuto tributario en su literal d), precisando que se requiere un acto administrativo por parte de la Dian para que la declaración se considere como no presentada.

A continuación, respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.