Diligencia de descargos laborales

La diligencia de descargos es el mecanismo que permite al trabajador ejercer su derecho de defensa cuando el empleador le inicia un proceso disciplinario o sancionatorio, en el cual el empleado puede controvertir los hechos o faltas que se le imputan.

Descargos laborales

Cuando el trabajador incurre en una falta por la cual se le pretende sancionar, previamente se le debe citar a una diligencia de descargos para que el trabajador tenga la oportunidad de exponer su versión y presentar pruebas para controvertir las acusaciones que se le plantean en el llamamiento a descargos.

La ley faculta al empleador para que imponga sanciones disciplinarias al trabajador, siempre que estén contempladas en el reglamento de trabajo o en el contrato de trabajo, sanciones que pueden ser la suspensión del trabajador, la imposición de multas o llamados de atención con copia o no a la hoja de vida.

Las sanciones anteriores no se pueden imponer sin haber brindado al empleado la posibilidad de defenderse. Así lo exige expresamente el artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo, y precisa que sin ese requisito no tiene efecto alguno la sanción disciplinaria que se imponga.

¿Qué es un descargo laboral?

Un descargo laboral es la versión que el trabajador da sobre los hechos o conductas irregulares que se le endilgan en un proceso disciplinario que tiene como fin imponerle una sanción disciplinaria o despedirlo.

El descargo laboral es el mecanismo por el cual el trabajador hace efectivo su derecho a la defensa, en tanto tiene la oportunidad de dar su versión y presentar las pruebas a su favor que considere pertinentes.

Requisitos de la diligencia de descargos.

Para que la diligencia de descargos cumpla con su finalidad, deben cumplir unos requisitos mínimos que podemos resumir:

1. Notificación al trabajador del llamamiento a descargos.
2. Dar a conocer al trabajador los motivos o razones del llamamiento a descargos.
3. Se requiere que el trabajador presente descargos acompañado de dos representantes del sindicato si lo hay, o de dos compañeros de trabajo en caso de que no exista un sindicato.
4. El levantamiento de un acta de descargos que contenga lo desarrollado en la diligencia.

No se requiere representación de abogado para la diligencia de descargos.

En la diligencia de descargos tanto el empleador como el trabajador pueden presentar pruebas y testigos.

Si en la norma convencional (reglamento, convención colectiva, etc.) se fija un procedimiento especial para el llamamiento a descargos, se debe proceder según lo contemplado en ella.

Motivación del llamamiento a descargos.

El llamamiento a descargos debe contener los hechos o conductas que se imputan al trabajador, pues el derecho a la defensa se puede ejercer sólo si el trabajador conoce lo que se le imputa.

Si bien la ley no dispone que el llamamiento a descargos debe ser motivado, es apenas obvio que se le debe notificar al trabajador las causas y razones por las cuales se le cita a descargos, y esa notificación debe ser previa y con la suficiente antelación para que el trabajador tenga un tiempo razonable para preparar sus argumentos y pruebas a su favor.

La citación a descargos debe contener las razones, causas o motivos, pero no es obligatorio que se señalen las normas legales o convencionales que fueron violadas por el trabajador, a no ser que exista una norma convencional que expresamente contemple tal obligación, como claramente lo señaló la sala laboral de la Corte Suprema de Justicia en sentencia 41073 del 5 de abril de 2011 con ponencia del magistrado Camilo Tarquino.

Inmediatez entre la falta y la citación a descargos.

Respecto al tiempo para citar a descargos, la citación a descargos debe guardar una relación de inmediatez entre el suceso de los hechos y la citación a descargos.

Esa inmediatez es necesaria para que se estructure el nexo causal entre la ocurrencia del hecho sancionable y la sanción impuesta, pues debe haber certeza sobre la razón o causa por la cual se sanciona al trabajador, y ese nexo se diluye si la citación a descargos se envía mucho tiempo después de ocurridos los hechos.

Se precisa que la inmediatez se debe determinar con referencia a la fecha en que el empleador tiene conocimiento de la falta, y no desde la fecha en que el trabajador comete la falta.

Diligencia de descargos en el despido por justa causa.

Cuando el trabajador no va a ser sancionado o multado sino despedido por una justa causa, la diligencia de descargos no siempre es obligatoria.

Esto se debe a que, históricamente, la Corte Suprema de Justicia ha sostenido que el despido o terminación del contrato por justa causa no es una sanción disciplinaria y, en ese sentido, no es necesario que la empresa llame a descargos al trabajador antes de despedirlo, pues la ley no contempla ese requisito.

La sala laboral de la Corte Suprema de Justicia, en sentencia 45148 del 5 de noviembre de 2014 con ponencia del magistrado Jorge Mauricio Burgos, señaló lo siguiente:

«Es decir que, para la protección del derecho de defensa al trabajador, conforme al Parágrafo del artículo 62 del CST, salvo norma interna de la empresa que establezca un procedimiento para el despido,  lo mínimo legalmente exigible es que, al momento del retiro, se le haga saber a este los motivos y razones concretas del despido, que se suponen han sido previamente establecidas por el empleador, con o sin descargos del trabajador, y que, en todo caso, este haya tenido  la oportunidad de conocer y controvertir los hechos que pueden ser constitutivos de la resolución del contrato con justa causa; esa oportunidad de contradicción no se surte necesaria o únicamente con una citación a descargos, pero si ha de facilitarse previamente al despido; es decir que el trabajador, por lo menos, conozca, con anterioridad a la terminación de la relación, los hechos generadores de la decisión de rompimiento del vínculo, y la contradicción se puede hacer de cualquier forma ante el empleador, o directamente en el debate judicial, a elección del trabajador, si él tiene el convencimiento de que no se dio la justa causa de despido; evento este último, donde el empleador tiene la carga de demostrar la veracidad y la legalidad de las acusaciones hechas en contra del trabajador, y, para tal efecto, cobra especial relevancia las pruebas de la indagación previa al despido realizada por el propio empleador, pues si no las tiene difícilmente podrá probar la justa causa, y, de no hacerlo, se hace merecedor de las debidas consecuencias jurídicas pertinentes.»

Esta posición jurisprudencial fue reiterada en sentencia 58083 del 24 de abril de 2018 con ponencia del magistrado Rafael Brito y en la sentencia SL1376-2020, con ponencia de la magistrada Dolly Amparo Caguasango.

La citación a descargos cuando se despide al trabajador es necesaria sólo en los casos en que una norma interna de la empresa lo haya considerado, como el reglamento de trabajo, una convención colectiva o en el mismo contrato individual de trabajo. De ser ese el caso, es obligatorio citar a descargos al trabajador en los términos de la norma convencional, pues si no se hace, el despido será ilegal.

Quedando claro que la ley no exige que para despedir al trabajador por justa causa se le deba citar a descargos, tal diligencia no es necesaria, pero no obstante se recomienda que en todo caso se cite a descargos al trabajador antes de despedirlo con el fin de evitar desgastes innecesarios en un eventual proceso judicial.

Hay muchos trabajadores que demandan al empleador basados únicamente en que se les violó el derecho a la defensa por no haber sido citados a descargos, lo que, como quedó claro, no es necesario; por lo tanto, la demanda difícilmente tocará buen puerto, pero sí genera un desgaste que puede ser evitable con una diligencia de descargos, que, como ya anotamos en otro editorial, es, por lo general, un saludo a la bandera, puesto que sólo es un requisito formal que en muchos casos no cambia la decisión del empleador que ya ha sido tomada previamente a la citación a descargos.

En consecuencia, la recomendación es citar a descargos al trabajador antes del despido para evitar demandas innecesarias.