Contabilidad debe reflejar operaciones gravadas y no gravadas

La contabilidad de los contribuyentes responsables del IVA debe reflejar las compras y ventas gravadas y no gravadas con el impuesto a las ventas, a fin de facilitar el control y fiscalización de las mismas.

Separación de operaciones gravadas, exentas y excluidas.

La necesidad de separar en la contabilidad las operaciones gravadas, exentas y excluidas del IVA surge de una norma tributaria. Señala el artículo 1.3.1.1.4 del decreto único reglamentario 1625 de 2016:

«Sin perjuicio de la obligación de discriminar el impuesto sobre las ventas en las facturas, los responsables del régimen común deberán identificar en su contabilidad las operaciones excluidas, exentas y las gravadas de acuerdo con las diferentes tarifas.»

Como se puede observar, la norma no habla de ventas o compras gravadas o no gravadas, sino de operaciones, así que entendemos que ello cobija tanto a las ventas como a las compras.

Individualización de las tarifas de IVA diferenciales.

Además, en el caso de las operaciones gravadas, si el responsable maneja tarifas de IVA diferenciales, igualmente la contabilidad debe permitir la identificación de cada operación según su tarifa.

Ello implica que en la cuenta de “Impuesto sobre las ventas por pagar” [2408], es preciso crear las cuentas auxiliares necesarias que permitan identificar cada operación según su naturaleza y tarifa.

Esa especificación debe realizarse tanto en el IVA generado como en el IVA descontable.

En el caso del IVA generado, es preciso identificar las operaciones según su tarifa, puesto que el formulario de IVA contiene un renglón para cada tarifa, de modo que, obligatoriamente, la contabilidad debe permitir la identificación del IVA generado según la tarifa aplicada.

En el caso de las compras, no sería necesario especificarlas según su tarifa, puesto que este dato no es exigido en el formulario de IVA; solo se exige el tipo de compra [gravada, no gravada]. Sin embargo, en un proceso de fiscalización, la Dian puede solicitar esa información, por lo que no está demás incluirla en la contabilidad.

Cuentas a utilizar.

El plan único de cuentas para comerciantes solo contempla la cuenta de IVA a nivel de cuenta [cuatro primeros dígitos (2408)], lo que implica que el responsable, libremente, pueda elegir las subcuentas, auxiliares y subauxiliares que requiera.

A manera de ejemplo, podemos decir que la subcuenta 240805 corresponde al IVA generado. La cuenta auxiliar 24080501 corresponde al IVA generado a la tarifa general y la cuenta auxiliar 24080502 corresponde al IVA generado a la otra tarifa diferencial que pueda existir, etc.