La contabilidad llevada en debida forma constituye prueba a favor del contribuyente en procesos tributarios llevados a cabo por la Dian o una administración tributaria territorial o distrital.
Prueba contable.
La prueba contable es aquella que se obtiene de la contabilidad, de la información que esta genera y de los documentos y soportes que respaldan la información registrada en la contabilidad.
La contabilidad registra todos los hechos económicos de la empresa de una forma tal que se pueden identificar los sujetos que han participado en la operación económica y, por supuesto, registra todos los aspectos relacionados con la operación misma.
Esos hechos económicos son registrados a partir de documentos y soportes que respaldan la veracidad de las cifras registradas en la contabilidad, razón por la cual la contabilidad, llevada en observancia de las normas y principios contables, desempeña un papel probatorio en distintos ámbitos como el tributario o fiscal.
La contabilidad como prueba en procesos tributarios.
La contabilidad como medio de prueba está contemplada en el artículo 772 del estatuto tributario:
«Los libros de contabilidad del contribuyente constituyen prueba a su favor, siempre que se lleven en debida forma.»
El contribuyente que pretenda hacer valer su contabilidad debe acreditar que la lleva de acuerdo a las normas que la rigen.
Requisitos para que la contabilidad constituya.
Para que la contabilidad pueda obrar como prueba a favor del contribuyente, debe cumplir los requisitos que señala en los artículos 773 y 774 del estatuto tributario:
- Deberá sujetarse al título IV del libro I del Código de Comercio.
- Mostrar fielmente el movimiento diario de ventas y compras. Las operaciones correspondientes podrán expresarse globalmente, siempre que se especifiquen de modo preciso los comprobantes externos que respalden los valores anotados.
- Cumplir los requisitos señalados por el gobierno mediante reglamentos, de forma que, sin tener que emplear libros incompatibles con las características del negocio, haga posible, sin embargo, ejercer un control efectivo y reflejar, en uno o más libros, la situación económica y financiera de la empresa.
- Estar registrados en la Cámara de Comercio o en la Administración de Impuestos Nacionales, según el caso.
- Estar respaldados por comprobantes internos y externos.
- Reflejar completamente la situación de la entidad o persona natural.
- No haber sido desvirtuados por medios probatorios directos o indirectos que no estén prohibidos por la ley.
- No llevar doble contabilidad.
Es decir, se debe tener una contabilidad que cumpla plenamente los requisitos, tanto del Código de Comercio como de las regulaciones contables vigentes.
Prevalencia de los comprobantes sobre los asientos contables.
Señala el artículo 776 del estatuto tributario que, si hay desacuerdo entre los valores registrados en la contabilidad y los que constan en los soportes como facturas, prevalecerán los soportes, de modo que los valores procedentes serán los que correspondan como costos, gastos o impuestos descontables.
Las diferencias entre los valores consignados en las facturas y los asientos contables se pueden dar por un simple error de digitación o por una abierta maniobra defraudatoria del contribuyente, y si es el segundo caso, la contabilidad puede ser desvirtuada como prueba.
Hoy en día la Dian tiene cierta facilidad para identificar esas diferencias gracias a los reportes de información en medios magnéticos, que al cruzarlos pueden hacer salir a flote esas divergencias en la contabilidad, y sobre todo, a la facturación electrónica que permite a la Dian conocer en tiempo real el valor de una transacción y los contribuyentes involucrados en ella.
Pérdida de valor probatorio de la contabilidad por estar atrasada.
La contabilidad, además de llevarse en debida forma, se debe llevar al día, y de no estarlo, no solo es un hecho sancionable (artículo 654 del estatuto tributario), sino que puede implicar el desconocimiento de costos, gastos y deducciones, como bien lo señala el artículo 655 del estatuto tributario cuando afirma:
«Sin perjuicio del rechazo de los costos, deducciones, impuestos descontables, exenciones, descuentos tributarios y demás conceptos que carezcan de soporte en la contabilidad…»
Si la contabilidad está atrasada y versa sobre un periodo donde se requiere utilizar como prueba, no tendrá valor alguno, por la sencilla razón de que una contabilidad atrasada será inexistente respecto a los periodos en que se pretende utilizar como prueba.
Si se pretende utilizar como prueba en un proceso fiscal para el periodo de enero y febrero de 2020, pero resulta que la contabilidad apenas está diligenciada hasta noviembre de 2019, sencillamente no tendrá ningún valor probatorio por no existir en los meses de enero y febrero, pues no hay contabilidad para esos meses.
Cuando el contribuyente allegue la contabilidad como prueba debe entregarla actualizada a las fechas respecto a las cuales pretende probar los hechos registrados en ella.
De manera que llevar la contabilidad atrasada no es que la invalide como prueba, sino que no puede ser utilizada como prueba sino hasta la fecha en que esté actualizada o diligenciada.
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