Certificación de experiencia del contrato estatal

Luego de celebrado, ejecutado y pagado el contrato estatal, algunas veces el empresario contratista olvida solicitar a la entidad pública certifique la experiencia adquirida, la cual reviste importancia para participar posteriormente en procesos de selección similares.

Relevancia de la certificación de experiencia en la contratación estatal.

Al realizar un concepto aproximado del término experiencia, podría definirse como la relación de contratos celebrados y ejecutados por una empresa a entidades del sector público o privado, cuyos objetos contractuales son similares pero su cuantía es diferente.

El Manual de Requisitos Habilitantes expedido por Colombia Compra Eficiente, define la experiencia como:

«…el conocimiento del proponente derivado de su participación previa en actividades iguales o similares a las previstas en el objeto del contrato…»

Así mismo, el artículo 2.2.1.1.1.5.3. del Decreto 1082 de 2015, define:

«…1.    Experiencia – Los contratos celebrados por el interesado para cada uno de los bienes, obras y servicios que ofrecerá a las Entidades Estatales, identificados con el Clasificador de Bienes y Servicios en el tercer nivel y su valor expresado en SMMLV….»

La certificación de experiencia o del desarrollo del objeto contractual es un documento escrito con el cual la parte contratante da testimonio y valida que el empresario contratista desarrolló un contrato, detallando como mínimo aspectos tales como:

• Contratante
• Contratista
• Objeto Contractual
• Plazo de Ejecución
• Fecha de Inicio
• Fecha de Terminación
• Valor del Contrato
• Adiciones
• Prorrogas
• Supervisor
• Calidad del servicio

No obstante, en la certificación de experiencia se pueden incluir datos adicionales, los cuales debe mencionar el solicitante, quien generalmente es el empresario contratista.

Es importante señalar que para el ámbito de las licitaciones, aunque una empresa pueda argumentar que cuenta con mucha experiencia, si ésta no se encuentra certificada, es nula para su participación en los procesos de contratación pública.

Así mismo, los procesos de selección en los cuales se requieren certificaciones de experiencia, se solicitan que sean firmadas por el representante legal contratante o su delegado. Es decir, aquellas que se encuentra firmadas por una persona diferente, deben acreditar la delegación previa, para la firma de éstas.

En entidades públicas, esta delegación se efectúa mediante acto administrativo; por su parte, en empresas privadas, se establece esta responsabilidad en el manual de funciones y procedimientos.

De otra parte, las autocertificaciones de experiencia no son aceptadas en los procesos de selección pública en Colombia, por lo que si un empresario desea participar en las oportunidades de negocio publicadas por el Estado, requiere certificar su experiencia por escrito y suscritas por el representante legal de la empresa contratante.

Finalmente, es recomendable que al finalizar el contrato y en lapso prudencial, se solicite por escrito la certificación de experiencia, ya que podrían presentarse situaciones que dificulten la obtención de ésta, máxime si se deja un periodo de tiempo muy largo, puesto que puede liquidar  la entidad, cambiar o retirar las personas que conocieron el desarrollo del contrato, o simplemente, desaparecer los archivos contractuales.