Inspección contable

La inspección contable es un procedimiento de inspección que realiza la Dian para verificar la contabilidad del contribuyente, en el curso de un proceso de fiscalización.

La inspección contable ha única y exclusivamente referencia a la inspección de la contabilidad, que comprende los libros de contabilidad, los documentos que soportan la contabilidad como comprobantes externos e internos, libros de trabajo, estados financieros, etc..

Regulación legal de la inspección contable.

Las facultades de fiscalización que la ley confiere a la Dian le permiten a esta realizar una inspección contable al contribuyente con el fin de verificar la consistencia de la información consignada por el contribuyente en su liquidación privada de impuestos.

La inspección contable está regulada por el artículo 782 del estatuto tributario y por el artículo 271 de la ley 223 de 1995.

La inspección contable debe realizarse dentro de los parámetros que fija la ley, y uno de ellos es que el funcionario que la realice debe tener la calidad de contador público.

Objetivo de la inspección contable.

El artículo 782 del estatuto tributario dice que la inspección contable tiene por objetivo “verificar la exactitud de las declaraciones, para establecer la existencia de hechos gravados o no, y para verificar el cumplimiento de obligaciones formales.”, procedimiento mediante el cual la Dian busca verificar que se hayan declarado todos los conceptos que figuran en la contabilidad, y que se hayan declarado según las normas fiscales, porque recordemos que hay conceptos contables que no proceden fiscalmente y eso lo puede determinar la Dian inspeccionando la contabilidad del contribuyente.

Requisitos que debe cumplir la inspección contable.

La inspección contable debe ser realizada por un funcionario de la Dian competente para ello, y de ella se debe levantar un acta que debe ser firmada por los funcionarios de la Dian y por quien atiende la diligencia por parte del contribuyente.

Se le debe entregar una copia del acta al contribuyente una vez sea firmada.

Si el contribuyente se niega a firmar el acta, no por ello la inspección contable pierde validez, pero si son los funcionarios de la Dian quienes no la firman, naturalmente que no tendrá valor alguno.

Funcionarios competentes para realizar la inspección contable

El artículo 271 de la ley 223 de 1995 señala que la inspección contable debe ser realizada por un funcionario que tenga la calidad de contador público, y advierte la misma norma que de no ser un contador quien realice la inspección contable, esa diligencia será nula.

Hay que precisar que la obligación de que un contador público sea quien realice tal diligencia es solo si en efecto se trata de una inspección contable, pues no toda diligencia relacionada con la contabilidad se clasifica como inspección contable. Un ejemplo es la visita que haga un funcionario de la Dian para verificar que el contribuyente lleva contabilidad, relacionada con la exhibición de libros de contabilidad.

Efectos o consecuencias de la inspección contable.

La inspección contable tiene como efecto o consecuencia el constituir una prueba en el proceso de investigación que desarrolla la Dian. Nada más.

La inspección contable no tiene la capacidad de suspender términos para notificar el requerimiento especial ni para proferir la liquidación oficial de revisión, ni de ningún otro procedimiento que pueda desarrollar la Dian.

Término u oportunidad legal para ordenar la inspección contable.

Aunque la ley, de forma expresa, no contempla un término legal para que la Dian ordene una inspección tributaria, esta solo tiene objeto y sentido si se ordena dentro del término en que la Dian tiene facultades para proferir un determinado acto administrativo.

De manera que si una declaración tributaria ya se encuentra en firme, no tiene caso una inspección contable puesto que cualquier prueba o hecho que de ella se derive no le será de utilidad a la Dian, de manera que la inspección contable debe realizarse dentro de los términos legales que gobiernan el momento procesal que lleva a cabo la Dian, como por ejemplo antes de proferir el requerimiento especial, o antes de proferir la liquidación oficial de revisión, o de aforo, etc.

Inspección contable y tributaria al mismo tiempo.

La administración de impuestos puede ordenar una inspección tributaria y una inspección contable al mismo tiempo, y puede realizar las dos en una misma diligencia e incluso levantar una sola acta para las dos, lo que no vicia los procedimientos.

La sección cuarta del Consejo de Estado, en sentencia 13975 del 16 de junio de 2005 con ponencia del magistrado Juan Ángel Palacio, señaló:

«En efecto, en el asunto que se examina, advierte la Sala que contrario a lo aducido por la recurrente, tal proceder resulta viable, en aplicación del principio de economía que debe regir las actuaciones administrativas en general, además si bien los artículos 779 y 782 del Estatuto Tributario que consagran la inspección tributaria y contable establecen que se levantará un acta de dichas diligencias, no existe fundamento legal alguno que permita afirmar que no pueda hacerse una sola por las dos inspecciones. Además debe tenerse en cuenta que la finalidad del levantamiento de las actas de inspección es la dejar constancia tanto para la administración como para el contribuyente de los hechos y pruebas obtenidos en la diligencia con el fin de preservar el derecho de defensa y el debido proceso que debe asistir a las actuaciones de la administración, fin que en nada se afecta con la realización de un acta conjunta por la inspección tributaria y contable.»

No obstante, lo anterior, es importante observar que la inspección contable y su acta tienen requisitos diferentes y adicionales a la inspección tributaria, requisitos que se deben observar en esa acta única para que no quede viciada.

Es el caso de la necesidad de que un funcionario con calidad de contador público sea quien realice la inspección contable, y el acta debe ser suscrita tanto por los funcionarios de la Dian que participaron en la diligencia como por los representantes del contribuyente, pues así lo dispone el artículo 782 del estatuto tributario.

Verificación de libros no es lo mismo que una inspección contable.

La inspección o verificación de libros de contabilidad es una diligencia que puede hacer la Dian que no está revestida de procedimiento o formalidad especial y que no tiene los alcances ni los efectos de la inspección contable, procedimiento que sí está regulado expresamente por la ley.

Como la inspección de libros de contabilidad se lleva a cabo bajo las facultades que el artículo 684 del estatuto tributario otorga a la Dian, esta puede comisionar a un funcionario para que haga tal diligencia y no hace falta que ese funcionario tenga la calidad de contador público, requisito exigible solo en la inspección contable, que es un asunto diferente.

La inspección de libros de contabilidad es una diligencia de las muchas que la Dian puede desplegar para recaudar material probatorio, y que es un mero acto de trámite y, por tal razón, es una diligencia que no se puede controvertir, por cuanto no afecta el debido proceso ni el derecho a la defensa del contribuyente.