¿Independientes cotizan a seguridad social sobre ingresos causados o efectivamente recibidos?

Los trabajadores independientes que llevan contabilidad deben cotizar a seguridad social sobre ingresos causados, y los que no llevan contabilidad deben pagar los aportes a seguridad social sobre los ingresos que reciban efectivamente.

Cotizar según el sistema de causación o de caja.

De acuerdo con lo anterior, los trabajadores independientes que llevan contabilidad cotizan utilizando el sistema de causación, en tanto que los que no la llevan lo hacen utilizando el sistema de caja.

Al respecto, señala el primer inciso del artículo 89 de la ley 2277 de 2022:

«Los independientes por cuenta propia y los trabajadores independientes con contratos diferentes a prestación de servicios personales con ingresos netos mensuales iguales o superiores a un (1) salario mínimo legal mensual vigente (smlmv) efectuarán su cotización mes vencido, sobre una base mínima de cotización del cuarenta por ciento (40%) del valor mensual de los ingresos causados para quienes están obligados a llevar contabilidad, o los efectivamente percibidos para los que no tienen dicha obligación, sin incluir el valor del Impuesto sobre las Ventas (IVA).»

La norma claramente señala que el trabajador independiente que no está obligado a llevar contabilidad cotizará sobre los ingresos que reciba efectivamente en el periodo objeto de cotización.

Cuando se facturan los ingresos y no se pagan.

Los trabajadores independientes obligados a facturar sus ingresos suelen emitir la factura y luego el cliente no les paga, y surge la duda de si la cotización a seguridad social se debe hacer a pesar de no haber recibido el dinero, pero sí se emitió la factura.

En nuestro criterio, como la norma dice claramente que la cotización dependerá de si se lleva contabilidad o no, y no de si está obligado a facturar o no, se sigue cotizando según si lleva contabilidad o no.

Así, cuando el trabajador independiente lleva contabilidad, emite la factura y no le pagan, deberá pagar en todo caso la seguridad social sobre el ingreso facturado y causado en el mes correspondiente.

Si el trabajador independiente no lleva contabilidad, emite la factura y no le pagan, no debe cotizar a seguridad social sobre los ingresos facturados y no cobrados, puesto que la norma le exige pagar aportes únicamente sobre los ingresos efectivamente recibidos, y en este caso claramente no los recibió.

Se debe precisar que estar obligado a facturar no es sinónimo de estar obligado a llevar contabilidad, de modo que no todos los obligados a facturar están obligados a llevar contabilidad y, en ese sentido, se debe interpretar y aplicar la norma.

Cómo cotizar cuando el cliente no paga los ingresos facturados.

Si al trabajador independiente no le pagan la factura, y está obligado a llevar contabilidad, ya dijimos que deberá cotizar a seguridad social sobre el valor causado, por lo que deberá planear financieramente esos pagos para los casos en que el cliente no le pague, pues luego no puede excusarse en que no le pagaron para no pagar la seguridad social, y de no hacerlo, el trabajador independiente tendrá que asumir el pago de intereses moratorios y posibles sanciones que le imponga la UGPP.

En el caso en que el trabajador independiente no lleve contabilidad y no le paguen la factura, en ese mes no deberá cotizar sobre los ingresos facturados, y si es su único ingreso, puede optar por cotizar sobre el salario mínimo o pasar la novedad indicando la pérdida de capacidad de pago y no cotizar nada, lo que supondría perder cobertura del sistema de seguridad social.

Cómo cotizar cuando en un mismo mes le pagan facturas anteriores.

Cuando el trabajador independiente no lleva contabilidad, si en un mismo mes recibe el pago de varias facturas correspondientes a varios meses, deberá determinar el 40% sobre el total del valor recibido en ese mes, pues así lo indica la norma, que debe cotizar sobre lo que efectivamente perciba, no importa que corresponda a varios meses.

Y en este caso, si cuando facturó y no recibió el pago cotizó sobre un mínimo, consideramos que no puede descontarse ese valor ya cotizado, puesto que la ley no ha contemplado tal procedimiento, y lo correcto era no haber cotizado ante la ausencia de ingresos percibidos.

Cuando se trata de un contrato de prestación de servicios personales.

Cuando el trabajador independiente tiene un contrato de prestación de servicios personales no se aplica el inciso primero del artículo 89 de la ley 2277 de 2022, sino el inciso tercero:

«Los trabajadores independientes con ingresos netos mensuales iguales o superiores a un (1) salario mínimo legal mensual vigente (smlmv) que celebren contratos de prestación de servicios personales, cotizarán mes vencido al Sistema de Seguridad Social Integral, sobre una base mínima del cuarenta por ciento (40%) del valor mensualizado del contrato, sin incluir el valor del Impuesto sobre las Ventas (IVA).»

Obsérvese que aquí la norma ya no habla de ingresos causados ni de ingresos percibidos; lo que dice es que se debe cotizar sobre el valor mensualizado del contrato, y el inciso primero se aplica únicamente a trabajadores por cuenta propia y a contratos distintos al de prestación de servicios, por lo tanto, interpretamos que las cotizaciones a seguridad social se deben hacer sobre ese valor mensualizado, independientemente de si le pagan o no lo que facturaron.

Si el contratista no paga las cotizaciones mensuales que le correspondan según el valor mensualizado del contrato de servicios, incurre en omisión de aportes y deberá pagar intereses moratorios para cuando pueda o decida pagar.