Incapacidades laborales

Cuando un trabajador se enferma o se accidenta, el médico tratante le prescribe una incapacidad médica, durante la cual el trabajador queda incapacitado para trabajar, tiempo por el cual recibe un auxilio económico.

Incapacidad médica.

Se define como incapacidad laboral la incapacidad que afronta un trabajador para laborar como consecuencia de una enfermedad o un accidente.

Cuando el trabajador sufre una afectación a su salud, además del tratamiento médico requiere de reposo físico para su completa recuperación y por ello es que el médico prescribe la incapacidad médica.

La incapacidad laboral puede ser de origen común o de origen laboral, y temporal o permanente, y en Colombia el trabajador recibe un auxilio económico mientras esté incapacitado.

Incapacidad laboral de origen común.

La incapacidad laboral de origen común es aquella que se origina en una enfermedad no profesional, o en un accidente no laboral, es decir, que no ocurrió en ocasión al trabajo que desarrolla el trabajador, como una gripe o una caída de fin de semana mientras el trabajador estaba en casa.

La incapacidad de origen común está a cargo de la EPS, pero solo a partir del tercer día, es decir, que la empresa debe asumir la incapacidad de los dos primeros días.

La incapacidad en todo caso la paga la empresa directamente al trabajador, y luego la empresa repite contra la EPS, o mejor, le descuenta de los aportes que hace a la EPS en los períodos siguientes.

Significa esto que el trabajador no debe preocuparse por cobrar a la EPS la incapacidad, excepto si es trabajador independiente, caso en el cual, al actuar como su propio empleador, entonces debe hacer las gestiones correspondientes.

El auxilio económico que recibe el trabajador en la incapacidad laboral de origen común corresponde al 66.6% del salario base de cotización durante los primeros 90 días, y luego al 50%, siempre que el resultado no sea inferior al salario mínimo.

Incapacidades médicas de origen laboral.

La incapacidad de origen laboral o profesional es aquella que se deriva de una enfermedad ligada con las actividades del trabajador en la empresa, o de un accidente sucedido en la empresa o mientras estaba laborando, como por ejemplo una dolencia del túnel carpiano en una secretaria o una fractura que sufre el trabajador mientras opera una máquina de la empresa.

La incapacidad originada en una enfermedad de origen profesional o por un accidente de trabajo debe ser pagada por la administradora de riesgos laborales [ARL] a la que esté afiliada la empresa.

Para el caso de las incapacidades originadas en una enfermedad profesional o accidente de trabajo, la ARL debe cubrirla desde el primer día de incapacidad, y corresponde al 100% del salario base de cotización según el artículo 3 de la ley 776 del 2002.

Duración de la incapacidad laboral.

La duración de la incapacidad laboral de origen común será la que prescriba el médico según la condición médica o clínica del paciente, por un período máximo de 30 días según dispone el artículo 2.2.3.3.2 del decreto 780 de 2016:

«El médico u odontólogo tratante determinará el periodo de la incapacidad y expedirá el certificado hasta por un máximo de treinta (30) días, los cuales puede prorrogar según su criterio clínico, por periodos de hasta treinta (30) días cada uno.»

La incapacidad se puede prorrogar tantas veces como sea necesario, siempre que cada prórroga no supere los 30 días.

Incapacidad laboral cuando el trabajador no está afiliado a seguridad social.

Si la empresa no tiene a su empleado afiliado a una EPS o ARL, en caso de una incapacidad, la empresa deberá pagar la totalidad de la incapacidad, y en caso de que el empleado no pueda rehabilitarse o recuperar su plena capacidad, deberá pensionarlo.

Igualmente, la empresa debe asumir todo el costo de los tratamientos, medicamentos y terapias de recuperación que necesite el trabajador.

La base para el cálculo y pago de la incapacidad no es el sueldo devengado por el trabajador sino el sueldo sobre el cual se cotizó, aunque por lo general deben ser iguales, pero en los casos en que se pacten valores no constitutivos de salario, la base sobre la cual se cotiza a seguridad social es inferior al salario del trabajador.

En otras palabras, la base para calcular la incapacidad es el llamado ingreso base de liquidación, o ingreso base de cotización, que es el ingreso que la empresa reporta en la planilla o PILA, y sobre el que hace las respectivas cotizaciones.

Se recuerda que, en la incapacidad laboral de origen común reconocida por la EPS, esta paga desde el tercer día y paga el 66.66% del IBL, en tanto que la incapacidad de origen profesional es la ARL la que la reconoce, y se paga desde el primer día sobre una base del 100% del IBL.

Resumiendo, tenemos que:

• Incapacidad origen común: Empleador 2 días EPS a partir del 3° día. Monto 66.66% por los primeros 90 días y el 50% luego de los 90 días, respetando el salario mínimo.
• Incapacidad origen laboral: ARL desde el primer día. Monto 100% respetando el salario mínimo.

Si la EPS o la ARL no reconocen una incapacidad por la razón que sea, le corresponde al empleador asumirla, toda vez que la incapacidad no suspende el contrato de trabajo, de manera que el trabajador debe seguir recibiendo la remuneración que le corresponda.

¿Quién paga las incapacidades?

Las incapacidades laborales son de dos tipos, y dependiendo del tipo de incapacidad y de la duración de la misma, el obligado a pagarlas cambia.

Insistimos en que las incapacidades son pagadas primero por el empleador al trabajador, y el empleador luego las cobra a la EPS o a la ARL, así que la EPS o la ARL paga las incapacidades al empleador, excepto si es un trabajador independiente.

En las incapacidades de origen laboral.

Las incapacidades laborales que se originan en un accidente o enfermedad de origen laboral deben ser pagadas por la ARL a la que está afiliado el trabajador.

La ARL paga la incapacidad desde el día siguiente al suceso hasta que el trabajador se recupere o hasta que sea pensionado por invalidez.

Es importante precisar que el día en que sucede un accidente es pagado por el empleador, pues es un día que ya está en curso, por lo que la ARL pagará desde el siguiente día en que sucede el accidente o enfermedad que da origen a la incapacidad.

En las incapacidades de origen común.

Las incapacidades de origen común deben ser pagadas por el empleador, la EPS y el fondo de pensiones según la duración de la incapacidad:

• 0 a 2 días: Empleador.
• 3 a 180 días: La EPS.
• 181 a 540 días: Fondo de pensión.
• 541 días en adelante: la EPS en los siguientes casos:
  • Cuando exista concepto favorable de rehabilitación expedido por el médico tratante, en virtud del cual se requiera continuar en tratamiento médico.
  • Cuando el paciente no haya tenido recuperación durante el curso de la enfermedad o lesión que originó la incapacidad por enfermedad general de origen común, habiéndose seguido con los protocolos y guías de atención y las recomendaciones del médico tratante.
  • Cuando por enfermedades concomitantes se hayan presentado nuevas situaciones que prolonguen el tiempo de recuperación del paciente.
• En los demás casos, luego de 540 días, los paga el fondo de pensión.

Es importante precisar que la incapacidad de los días 180 a 540 los paga el fondo de pensión siempre que la EPS haya remitido al fondo de pensión el concepto de rehabilitación, pues si no lo hace, la EPS debe pagar esas incapacidades.

Prórroga de las incapacidades laborales.

Las incapacidades laborales se pueden prorrogar en la medida en que el médico tratante determina que es necesario para completar la recuperación del trabajador.

Si hay prórroga de la incapacidad, la EPS seguirá pagando normalmente, y el empleador no debe pagar los primeros dos días de la prórroga.

El empleador paga los primeros dos días en la primera incapacidad, o cuando existe una nueva incapacidad, no una prórroga.

Prórroga de incapacidades laborales de origen común.

La incapacidad laboral por enfermedad o accidente de origen común que paga la EPS puede ser prorrogada hasta completar 540 días, a partir de los cuales, si el trabajador no se recupera, se debe tramitar la pensión por invalidez, que tendrá que pagar el fondo de pensiones.

Todo depende del concepto de rehabilitación, pues la incapacidad laboral será reconocida por la EPS mientras dicho concepto sea favorable, y en caso de no serlo, debe iniciarse el proceso de calificación de la pérdida de capacidad laboral a fin de tramitar la pensión por invalidez.

El parágrafo primero del artículo 2.2.3.3.2 del decreto 780 de 2016 señala:

«Se entiende por prórroga de la incapacidad, la que se expide con posterioridad a la inicial, por la misma enfermedad o lesión, o por otra que tenga relación directa con esta, así se trate de código diferente de diagnóstico (CIE), y siempre y cuando entre una y otra no haya una interrupción mayor a treinta (30) días calendario.»

La EPS debe garantizar el reconocimiento de las incapacidades hasta tanto el trabajador se recupere o sea pensionado por invalidez.

Prórroga de las incapacidades de origen laboral o profesional.

La incapacidad laboral de origen profesional se paga inicialmente hasta los primeros 180 días, que se pueden prorrogar por otros 180 días.

Si la incapacidad supera los 360 días, se debe iniciar un proceso para determinar el grado de invalidez o el estado de incapacidad permanente, de acuerdo al artículo 3 de la ley 776 de 2002.

La pensión por invalidez de origen laboral la reconoce y paga la ARL a la que esté afiliado el trabajador.

¿Cuántas veces se puede prorrogar una incapacidad laboral?

La ley no contempla un límite al número de veces que se puede prorrogar una incapacidad médica, quedando a criterio del médico tratante, en razón a que el propósito del sistema de salud es conseguir la recuperación del paciente.

Sin embargo, si la incapacidad supera los 180 días, es probable que se deba hacer la gestión para el reconocimiento de la incapacidad permanente.

¿Quién prescribe la incapacidad médica?

La incapacidad médica puede ser prescrita por cualquier médico que atienda al trabajador, pero la EPS solo reconoce aquellas prescritas por sus médicos, tema desarrollado en el siguiente artículo.

Un trabajador que sufre un accidente o enfermedad grave acude al primer centro médico disponible, sin importar si pertenece o no a la EPS a la que está afiliado, y las incapacidades médicas que le prescriban allí son válidas, pero deben ser transcritas por la EPS para que esta las reconozca.

¿Cuánto tiempo tiene el trabajador para presentar la incapacidad?

La ley no establece un plazo para que el trabajador presente la incapacidad al empleador, así que no existe un límite temporal para ello.

Sin embargo, respecto a la EPS, las incapacidades se deben gestionar tan pronto como ocurre el quebranto de salud, ya que el artículo 2.2.3.3.4 del decreto 780 de 2016 no permite expedir incapacidades retroactivas, sino en los siguientes casos:

1. Urgencia o internación del afiliado.
2. Trastornos de la memoria, confusión mental, desorientación en persona, tiempo y lugar, y otras alteraciones de la esfera psíquica, orgánica o funcional según criterio médico.
3. Eventos catastróficos y terroristas.

En todo caso, estas excepciones permiten una retroactividad de máximo 30 días calendario, por lo que se debe actuar oportunamente.

Debe tenerse en cuenta que, si el trabajador no se presenta a trabajar y no presenta una justificación, puede incurrir en una causal de despido, y si el trabajador está enfermo, la única forma de justificar la ausencia es presentando la respectiva incapacidad.

Además, si el trabajador no presenta la incapacidad, el empleador puede no pagarle los días en que estuvo ausente del trabajo al no tener una justificación.

Incapacidades laborales simultáneas.

En el evento en que se presenten incapacidades simultáneas, cuando se trate de incapacidades laborales de origen común, se reconoce una sola incapacidad desde el inicio de la primera hasta el final de la más amplia, la de mayor duración, de modo que cubra el tiempo de incapacidad mayor, sin que haya simultaneidad en el pago de las incapacidades, de acuerdo con el artículo 2.2.3.3.7 del decreto 780 de 2016.

Si se prescriben simultáneamente dos incapacidades, una de origen común y otra de origen laboral, el afiliado podrá elegir la incapacidad que más le beneficie en cuanto al reconocimiento económico, que por lo general es la incapacidad de origen laboral, debido a que se paga con el 100% del salario, mientras que la incapacidad de origen común se paga con el 66.67%.

El empleador deberá comunicar al trabajador la incapacidad que elige para que este realice la gestión correspondiente, ya sea ante la ARL o ante la EPS, pero en todo caso, el trabajador deberá tomar efectivamente los días de incapacidad que cubran aquella incapacidad más extendida. Por ejemplo, si le prescriben simultáneamente una incapacidad laboral de origen común por 12 días y una de origen laboral por 10 días, tendrá que tomar los 12 días, aunque elija la prestación económica que le resulte más beneficiosa, aunque no corresponda con aquella de la que efectivamente descanse.

A continuación, damos respuesta a las preguntas frecuentes realizadas por nuestros lectores.