Tratamiento tributario de las incapacidades laborales

Los pagos que recibe un trabajador por incapacidades laborales constituyen un ingreso para este en la medida en que sustituyen el salario, y cabe plantearnos cómo es el impuesto a la renta y la retención en la fuente frente a estos pagos.

Naturaleza del pago por incapacidad laboral.

Cuando un trabajador asalariado o independiente se incapacita, no puede trabajar, y al no poder trabajar, no puede obtener ingresos. En razón a ello, el sistema de seguridad social paga una incapacidad que pretende sustituir el salario que ya no recibe el trabajador.

La Corte Constitucional, en la sentencia T-200 de 2017, deja claro que el pago recibido por las incapacidades laborales es un sustituto del salario del trabajador durante el tiempo que, por razones médicas, no puede desempeñar sus labores.

Es claro que las incapacidades laborales son un sustituto del salario y no una compensación ni una indemnización, aspectos relevantes para lo que sigue.

¿Las incapacidades son exentas o gravadas?

Algunas personas han llegado a considerar que las incapacidades laborales son rentas exentas al interpretar que esos pagos están dentro de los señalados en el numeral 1 del artículo 206 del Estatuto Tributario.

Señala la norma que están exentas del impuesto a la renta: «Las indemnizaciones por accidente de trabajo o enfermedad». Y ya vimos que la incapacidad laboral no corresponde a una indemnización y, por tanto, no se le puede tratar tributariamente como lo que no es. Por lo tanto, las incapacidades laborales son gravadas, y así debe declararlas el trabajador, como si de salario se tratara.

Indemnizar significa reparar un daño causado, y la incapacidad no está reparando un daño al empleador, sino que está sustituyendo el salario mientras el trabajador recupera su salud.

Es probable que, luego de la incapacidad, el trabajador sea calificado con una incapacidad o discapacidad permanente, y en tal evento sí recibe una indemnización como tal que es independiente de la incapacidad, y esa indemnización sí constituye renta exenta.

Como las incapacidades laborales hacen parte de los pagos laborales, como si de salario se tratara, están exentas en un 25% de acuerdo con el numeral 10 del artículo 206 del Estatuto Tributario.

Retención en la fuente de las incapacidades laborales.

Ha quedado claro que los pagos por incapacidades no son una renta exenta de acuerdo con el numeral primero del artículo 206 del Estatuto Tributario, y tampoco son un ingreso no constitutivo de renta ni ganancia ocasional. Tampoco existe una norma que excluya de la retención en la fuente los pagos por incapacidades laborales.

Siendo así, estos pagos constituyen un ingreso gravado con el impuesto a la renta que está sujeto a retención en la fuente.

La retención en fuente se aplicará siempre que el monto del pago alcance la base mínima sujeta a retención.

En el pasado, la Dian consideró que las incapacidades laborales pagadas por la EPS no estaban sometidas a retención en la fuente, doctrina que fue revocada en el oficio 0321 de 2015.

Sin embargo, como los pagos por incapacidades laborales hacen parte de los pagos laborales, en la depuración de la retención en la fuente se puede detraer el 25% exento como cualquier otro pago laboral.

En resumen, las incapacidades laborales se tratan como cualquier pago salarial o laboral respecto a la retención en la fuente.

¿Quién debe efectuar la retención en la fuente por incapacidades laborales?

Por regla general, el que paga es el que aplica la retención en la fuente, y las incapacidades laborales las debe pagar el empleador, aunque luego repita contra la EPS.

De modo que es el empleador quien debe practicar la retención en la fuente, tanto en las incapacidades que están a su cargo como en las que luego le reconoce la EPS.

En el caso de los trabajadores independientes, las incapacidades son pagadas por la EPS directamente al trabajador, al igual que la ARL. De modo que son estas entidades las que tienen que efectuar la retención en caso de ser necesario, pues son las que pagan.

Deducción de las incapacidades pagadas por el contribuyente.

Las incapacidades son deducibles en el impuesto a la renta. El empleador o contribuyente que paga las incapacidades puede deducir del impuesto a la renta los montos que paga por concepto de incapacidades, más no las incapacidades que paga la EPS.

Recordemos que, en el caso de las incapacidades laborales de origen común, los dos primeros días están a cargo del empleador y, a partir del tercer día, a cargo de la EPS, o que, si el empleador está en mora en el pago de los aportes, la EPS puede no reconocerle las incapacidades.

En consecuencia, el empleador solo puede deducir de su impuesto a la renta esos dos primeros días, pues los demás los paga la EPS.

Si bien el empleado está obligado a pagar las incapacidades directamente al trabajador, luego puede repetir contra la EPS, de modo que esta es la que finalmente paga.

Si eventualmente la EPS no paga las incapacidades al empleador por la razón que sea y este termina asumiéndolas, se supone que las puede deducir del impuesto a la renta porque debió pagarlas efectivamente.

¿Las incapacidades son gravadas con ICA?

Las incapacidades no están gravadas con el ICA en la medida en que los salarios tampoco están gravados con el ICA, y ya vimos que las incapacidades son un sustituto del salario.

Si las incapacidades corresponden a un trabajador independiente, donde los ingresos cotizados provienen de una actividad gravada con el ICA, eventualmente podrían estar gravadas con el ICA.