El contrato de agencia comercial, como su nombre lo indica, es un contrato mercantil que, en su ejecución, puede generar obligaciones tributarias relacionadas con el impuesto a las ventas, facturación, retención en la fuente, etc.
Aproximación al contrato de agencia comercial.
El contrato de agencia comercial es una especie de mandato, según se desprende de la lectura del artículo 1317 del código de comercio, que señala en su primer inciso:
«Por medio del contrato de agencia, un comerciante asume en forma independiente y de manera estable el encargo de promover o explotar negocios en un determinado ramo y dentro de una zona prefijada en el territorio nacional, como representante o agente de un empresario nacional o extranjero o como fabricante o distribuidor de uno o varios productos del mismo.»
El agente comercial recibe el encargo de ejecutar un negocio en representación del empresario, lo que precisamente hace un mandatario.
IVA en el contrato de agencia comercial.
Como el mandatario es un simple intermediario, consideramos que el IVA debe ser facturado en función de la responsabilidad del mandante, es decir, que si el mandante es responsable del IVA, el mandatario debe facturar el IVA correspondiente, incluso si el agente comercial no es responsable del IVA, pues se actúa según la calidad del empresario a quien representa.
En ese orden de ideas, el empresario, o mandante en este caso, declara el IVA que facture el mandatario, y declara los impuestos descontables correspondientes, tal como se puede interpretar del inciso segundo del artículo 1.6.1.4.9 del decreto 1625 de 2016:
«Para efectos de soportar los respectivos costos, deducciones o impuestos descontables, o devoluciones a que tenga derecho el mandante, el mandatario deberá expedir al mandante una certificación donde se consigne la cuantía y concepto de estos, la cual debe ser firmada por contador público o revisor fiscal, según las disposiciones legales vigentes sobre la materia.»
Si el mandante tiene derecho a impuestos descontables relacionados con el contrato de agencia comercial, es porque debe declarar el IVA generado correspondiente, pues no se concibe que el agente comercial declare el IVA generado y su mandante declare los impuestos descontables.
De otra parte, el contrato de agencia comercial es un contrato remunerado, según el artículo 1.322 del código de comercio, es decir, que el agente comercial recibe una remuneración, y si el agente es responsable del IVA, esa remuneración se debe facturar junto con el IVA correspondiente, que debe declarar el agente como responsable del IVA por su remuneración.
Facturación en el contrato de agencia comercial.
En el contrato de agencia comercial, la factura debe ser emitida en todos los casos por el agente comercial, ya que se le da el tratamiento que corresponde al mandato.
Al respecto, señala el artículo 1.6.1.4.9 del decreto 1625 de 2016 en su primer inciso:
«En los contratos de mandato, las facturas de venta y/o documentos equivalentes deberán ser expedidas en todos los casos por el mandatario, si el mandatario adquiere bienes y/o servicios en cumplimiento del mandato, la factura de venta y/o documentos equivalentes deberán ser expedidos a nombre del mandatario. »
Y si el agente comercial adquiere bienes y servicios en cumplimiento del contrato de agencia comercial, la factura se le debe expedir a nombre del agente comercial conforme al artículo ya referido.
Así que tanto las facturas de venta como de compra deben estar a nombre del agente comercial.
Respecto a la facturación electrónica, el artículo 1.6.1.4.1.11 del decreto 1625 de 2016 dispone que en todos los casos debe ser emitida por el agente comercial, en función de la obligación del mandante o empresario:
«Si el mandante es elegido por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) para facturar electrónicamente o lo es en forma voluntaria, el mandatario deberá facturar en forma electrónica. Para tal efecto, este deberá surtir el procedimiento de habilitación respectivo y cumplir las disposiciones de la presente Sección. Las facturas electrónicas deberán permitir diferenciar las operaciones relacionadas con el mandante de las del mandatario.»
Y si el mandante no está obligado a facturar electrónicamente, pero el agente comercial sí, dice la norma:
«Cuando el mandatario sea el sujeto elegido por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) para facturar electrónicamente o este decida hacerlo voluntariamente, debe facturar en forma electrónica. Los mandantes por los cuales actúa, si facturan además operaciones por su cuenta, lo harán en forma electrónica si son obligados de acuerdo con el ámbito de esta Sección, o por las demás formas de facturación vigentes, si fuere ese el caso.»
En cualquier caso, se debe facturar electrónicamente, a no ser que ninguno de los dos esté obligado, pero a día de hoy casi todos lo estamos.
Retención en la fuente en el contrato de agencia comercial.
Sabiendo ya que al contrato de agencia comercial se le da el mismo tratamiento que al mandato, respecto a la retención en la fuente se debe aplicar lo señalado en el artículo 1.2.4.11 del decreto 1625 del 2016, que dispone en su primer inciso:
«En los contratos de mandato, incluida la administración delegada el mandatario practicará al momento del pago o abono en cuenta, todas las retenciones del impuesto sobre la renta, ventas, y timbre establecidas en las normas vigentes, teniendo en cuenta para el efecto la calidad del mandante. Así mismo, cumplirá todas las obligaciones inherentes al agente retenedor.»
Si el empresario (mandante) es agente de retención, el agente comercial debe efectuar las retenciones en la fuente a que haya lugar y deberá declararlas y pagarlas, pues debe cumplir las obligaciones que, como agente de retención, tendría que cumplir el mandante.
Si el mandante no es agente de retención, el agente comercial no debe retener en la fuente en el desarrollo del contrato de agencia comercial, así el agente comercial se considere agente de retención.
Y el empresario o mandante, si es agente de retención, debe efectuar la retención en la fuente sobre la remuneración del agente comercial, conforme al último inciso de la norma ya referida:
«El mandante practicará la retención en la fuente sobre el valor de los pagos o abonos en cuenta efectuados a favor del mandatario por concepto de honorarios.»
Es la retención en la fuente que podrá descontarse el agente comercial de su declaración de renta, pues las que se practiquen en desarrollo del contrato corresponden al empresario o mandante.
El agente comercial debe separar sus obligaciones individuales de las obligaciones propias del contrato de agencia comercial.
Impuesto a la renta en el contrato de agencia comercial.
Los ingresos originados en la ejecución del contrato de agencia comercial no son declarados por el agente comercial, sino por el empresario (mandante), tal como lo señala el artículo 1.2.4.11 del decreto 1625 del 2016, que dispone en su tercer inciso:
«El mandante declarará los ingresos y solicitará los respectivos costos, deducciones, impuestos descontables y retenciones en la fuente, según la información que le suministre el mandatario, el cual deberá identificar en su contabilidad los ingresos recibidos para el mandante y los pagos y retenciones efectuadas por cuenta de este.»
Es decir que el empresario declara tanto los ingresos como los costos y gastos, y las retenciones en la fuente que le hayan sido practicadas en el desarrollo del contrato de agencia comercial.
Y el mandante soporta los costos y gastos, conforme lo señala el inciso tercero del artículo 1.6.1.4.3 del decreto 1625 de 2016:
«Para efectos de soportar los respectivos costos, deducciones o impuestos descontables, o devoluciones a que tenga derecho el mandante, el mandatario deberá expedir al mandante una certificación donde se consigne la cuantía y concepto de estos, la cual debe ser avalada por contador público o revisor fiscal, según las disposiciones legales vigentes sobre la materia.»
Como las facturas correspondientes fueron emitidas a nombre del agente comercial, quien no podrá declararlas a su favor, le corresponde al agente comercial remitir al empresario o mandante un informe o una relación de los costos y gastos, firmada por contador público o revisor fiscal.
El agente comercial declara como ingresos únicamente lo que reciba como remuneración del contrato de agencia comercial, y solo puede deducir los costos y gastos imputables a esa remuneración.
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