Historia Laboral – Algunas pautas para entenderla fácilmente

Cuando el afiliado completa la edad y cree tener la densidad de semanas necesarias para acceder a la pensión de vejez, y por lo mismo se dispone a solicitar ese beneficio,  es común que acuda previamente a Colpensiones a solicitar su historia laboral -que no es otra cosa que un listado de las semanas cotizadas por el afiliado- a efectos de  anexársela a la solicitud y darle así mayor consistencia probatoria a su petición.  Y es en ese momento en el que muchos se llevan la  desagradable sorpresa de que según esos registros aún le faltan semanas por cotizar.

Cuando la historia laboral no refleja las expectativas del afiliado.

Entonces, el desconcertado ciudadano coge papel y lápiz y se dedica a tratar de descifrar ese galimatías que es el reporte de semanas. Allí puede encontrar un amplio menú de situaciones: períodos no pagados, períodos cotizados dobles, aportes a periodos de menos de 30 días, pagos aplicados a otros períodos, cotizaciones simultáneas, aportes por verificar, aportes de empleadores con los que nunca ha trabajado, aportes devueltos, etc., lo cual lo traslada de la perplejidad al pánico tras pensar que definitivamente su pensión se le embolató.

Pues bien,   en esos casos  lo conveniente es tranquilizarse y analizar cada una de esas situaciones. A continuación se entregan algunas pautas para descifrarla:

-Primero que todo debe tener en cuenta que con los períodos que aparecen con la novedad de “Empleador presenta deuda”  no hay ningún problema  y por lo mismo eso no debe suscitarle preocupaciones,  toda vez que es al Fondo de Pensiones a quien le corresponde efectuar el cobro correspondiente. En todo caso al trabajador no se le puede hacer responsable del incumplimiento del empleador y de la incuria del fondo. Sobre eso abunda jurisprudencia.

-En cuanto a los períodos cotizados doblemente tampoco hay lugar a preocupación, puesto que la jurisprudencia de la Sala de Casación laboral tiene adoctrinado que pagos dobles o triples corresponden a pagos anticipados. O sea, que si, por ejemplo, el mes de febrero aparece cotizado tres veces y no aparecen cotizados los meses de marzo y abril, debe entenderse que la segunda y tercera cotización de febrero corresponde a las de marzo y abril.  Así lo dijo la Sala en sentencia CSL SL, 552 – 2013, Rad. 43781.

«al no poderse identificar con precisión el ciclo cotizado, la solución más acertada y ajustada a las normas y fines de la seguridad social, es entender que los pagos dobles o triples del afiliado en un mismo mes, corresponden al pago anticipado de meses siguientes, en los que no se registra el pago del aporte.»

-Sobre lo pagos que suelen aparecer en el “Reporte de Semanas” como hechos por períodos de menos de 30 días, hay que decir que eso puede obedecer a que el ingreso del afiliado al sistema  se efectuó después del primer día del mes o el retiro se produjo antes del último. También puede deberse a que el  pago del aporte de uno o varios meses se hizo en forma tardía y no se liquidaron intereses moratorios, ante lo cual el ISS-Colpensiones toma los aportes subsiguientes y los aplica en primer lugar al pago de los intereses causados con la mora, y el excedente lo imputa al período o períodos  que el afiliado está cancelando, lo que da lugar a que al descompletarse el aporte del mes o de varios meses, en éstos aparezcan cotizados menos de los 30 días. Práctica esta que ha sido descalificada por las Cortes, pues significa que se le trasladan al afiliado  las consecuencias de la conducta ilegal del empleador que cancela tardíamente los aportes sin hacer lo propio con los respectivos intereses.

• Respecto de las cotizaciones simultáneas se tiene que decir que cuando el trabajador labora a la vez en dos o más empresas, los aportes que pagan estos empleadores los suma el sistema y los mismos tienen efectos al momento de liquidar las prestaciones económicas (vale decir, el valor de las incapacidades, el valor de la pensión, etc.) pues incrementan el salario base de liquidación (IBL), pero no influyen para nada en el conteo de las semanas cotizadas. Eso quiere decir que si durante un año dos o tres empleadores cotizan al Sistema por cuenta de un trabajador, éste sólo acumula para pensión 51.43 semanas, y no el doble como algunos pudieran creer.
• En lo que atañe a la novedad de “Aporte por verificar”, es menester dejar en claro que esa anotación se presenta con los períodos recientes a la expedición del Reporte de Semanas”. Me explico: si por ejemplo, hoy 12 de mayo, un afiliado baja de la página web de Colpensiones la historia laboral, es muy probable que en ésta aparezcan relacionados los pagos de marzo y abril con dicha anotación,  novedad que pronto será reemplazada por la de “pago aplicado al período”.
• Finalmente, la novedad de “Aporte devuelto” que  aparece algunas veces en la Historia Laboral puede deberse básicamente a dos motivos: uno, que el cotizante esté afiliado a un fondo de pensiones privado y al empezar a laborar con un nuevo empleador o como trabajador independiente, reanude las cotizaciones cambiando de Fondo sin realizar previamente los trámites correspondientes. Por ejemplo, estuvo cotizando en Protección y ahora pasa a cotizar a Colpensiones.  También puede deberse a que la persona pertenece al régimen subsidiado,  y Prosperar (o Colombia Mayor) pagó cumplidamente los aportes que le correspondían, pero el trabajador dejó de pagar durante varios períodos la parte que estaba a cargo suyo, lo cual dio lugar a que la administradora de pensiones le devolviera a la administradora del Régimen Subsidiado los aportes cancelados por ésta.

Ahora abordemos la forma como está distribuida la información en la historia laboral, la cual se compone de dos cuadros. El primero de ellos  es un resumen del total de semanas cotizadas por el afiliado. Consta de nueve columnas  destinadas a: 1. Identificación del empleador, 2. Nombre del empleador, 3. Desde (Día, mes y año en que empieza el  ciclo cotizado), 4. Hasta (Día mes y año en que termina el ciclo),  5. Monto del último salario en el ciclo,  6. Semanas  cotizadas durante el ciclo, 7. Licencias  concedidas al trabajador durante el ciclo, 8. Cotizaciones simultáneas en el ciclo y 9. Total semanas válidas. Con la lectura del recuadro que aparece en la parte final de este primer cuadro el afiliado se informa de manera instantánea del número de semanas que tiene cotizadas según los registros de Colpensiones.

El segundo cuadro está conformado por trece columnas que recogen la siguiente información:

1. Identificación del empleador. - Número de identificación (Patronal, cédula de ciudadanía, Nit, Cédula de extranjería).

2. Nombre del empleador.- Nombre de la empresa o nombres y apellidos del empleador si se trata de persona natural, o nombres y apellidos del cotizante si cotiza como independiente.

3. R A (Relación aportante) Indaga si durante el ciclo de pago existe o no relación laboral con el empleador.

4. Ciclo.- Año y mes del ciclo cotizado.

5. Fecha de pago.-  Fecha en que se efectuó el pago del período cotizado.

6. Referencia de Pago. Anteriormente era el número del sticker que el banco le adhería a la planilla de autoliquidación, actualmente es el código de referencia que identifica el pago.

7. IBC reportado.- Monto del Ingreso Base de Cotización reportado por el aportante.

8. Cotización pagada.- Monto del pago efectuado por el aportante con base en el Ingreso Base de Cotización reportado en el ciclo. 

9. Cotización en mora sin intereses.- Suma de dinero que adeuda  el aportante del respectivo el ciclo, sin incluir intereses. 

10. Nov. (Novedades). Lugar en el que se anota la novedad de Retiro “R” reportada por el aportante.

11. Días reportados como cotizados.- Cantidad de días trabajados en el ciclo reportados por el aportante.

12 Días cotizados. Díascotizados o validados en la historia laboral del afiliado, con base en el pago efectuado por el aportante.

13 Observaciones. Lugar en el que se registran las anotaciones  relacionadas con el aporte. Las más comunes son las siguientes:

-Pago en proceso de verificación – Ciclo que aún  no ha sido acumulado

-Ciclo doble – La base de datos registra pagos dobles para un mismo período.

-Su empleador presenta deuda por no pago. El sistema no registra el pago.

-Deuda presunta, pago aplicado de períodos posteriores. No se ha repostado el pago del ciclo pero se contabiliza en la historia porque aparecen pagos de períodos posteriores.

-Pago aplicado a períodos anteriores. Se ha recibido el pago del ciclo pero se aplica a ciclos anteriores adeudados.

-Pago aplicado al período declarado. Se ha recibido el pago y se ha aplicado al período declarado.

-Pago vencido como trabajador independiente.- Como los trabajadores independientes debían pagar los aportes en forma anticipada, los pagos de períodos vencidos se registran aquí y no se aplican días a semanas cotizadas.

-Pagó como trabajador independiente. Pago declarado y aplicado como trabajador independiente.

-Pagó como colombiano en el exterior.- Pago recibido de un trabajador independiente residente en el exterior.

-Pagó como régimen subsidiado.- Pago hecho por afiliado al régimen subsidiado, el cual fue aplicado al período declarado.

-Deuda por no pago del subsidio por parte del Estado.- No se ha recibido de la administradora del régimen subsidiado el subsidio correspondiente.

-Nombres no concuerdan con Registraduría.- El nombre relacionado en el pago no corresponde al registrado en la base de datos.

- Pago recibido de Administradora de Fondos de Pensiones por traslado autorizado.- Como el afiliado se trasladó a Colpensiones, el aporte pagado al fondo fue direccionado a esta entidad.

-Pago recibido por sentencia judicial – Pago recibido como consecuencia de una sentencia judicial que lo dispuso.

-No vinculado trasladado al régimen de ahorro individual RAIS. – Fueron recibidos por Colpensiones pero el afiliado pertenece a un fondo privado.

-Corrección de pago aplicada.-La corrección fue hecha y el pago se aplicó al período inicialmente hecho.

-No vinculado, fallecido. Se recibió el pago pero corresponde a un afiliado fallecido y por tanto no se contabilizan las semanas del período.

-No vinculado por afiliación. Se recibió el pago pero el trabajador o figura en la base de datos como afiliado. Esas semanas no se computan.

-No vinculado por pensión.- El pago se recibió después de la fecha de  pensión de trabajador. Esas semanas no se tienen en cuenta en la historia laboral.

-No afiliado al régimen subsidiado.- pago efectuado aduciendo corresponder a beneficiario del régimen subsidiado, pero en los registros no aparece como tal.

-Valor del subsidio devuelto al Estado. La administradora del Régimen Subsidiado pagó lo que le correspondía, pero el afiliado no pagó la parte que estaba a su cargo, por eso el aporte le fue devuelto al Estado.

-Pago corregido.- El pago fue corregido.

-Ciclo en proceso de causación. Aportes efectuados para períodos posteriores al momento en que se consulta la historia laboral.

-Aporte devuelto por estar vinculado a una AFP.- El aporte fue recibido por Colpensiones pero el trabajador está afiliado a un fondo privado.