No existe una ley o norma que regule o contemple las funciones del auxiliar contable, debiendo acudir al contexto del oficio para el cual es contratado.
Lo que debe hacer el auxiliar contable.
Naturalmente, las funciones del auxiliar contable deben estar relacionadas con las tareas propias de la contabilidad, como puede ser la causación de los diferentes hechos económicos de la empresa [compras, ventas, sueldos, pago de servicios, depreciaciones, etc.], el manejo y control de inventarios, el manejo o gestión de cartera, conciliaciones bancarias, la proyección de estados financieros e informes contables o financieros, la preparación y proyección de las declaraciones tributarias y los diferentes informes con destino a las entidades estatales de control, y cualquier otra actividad relacionada o afín al aspecto contable.
Generalmente, al auxiliar contable le asignan las funciones mecánicas y rutinarias de la contabilidad, como es el caso de hacer los registros contables en el software contable.
Sin embargo, en el contrato que firmen las partes se pueden contemplar otras funciones que no necesariamente estén relacionadas con la contabilidad, lo cual se ha convertido en el común denominador en las empresas medianas y pequeñas.
Actividades del auxiliar contable.
A modo de lista, las siguientes actividades tendrían que ser realizadas por el auxiliar contable:
- Registro de transacciones: Registrar las transacciones financieras diarias en los libros contables, como el libro diario y el mayor. Esto implica ingresar datos sobre ingresos, gastos, activos, pasivos y patrimonio neto de la empresa.
- Verificación de documentación: Asegurarse de que todas las transacciones estén respaldadas por documentación adecuada, como facturas, recibos, órdenes de compra y otros registros financieros.
- Conciliación bancaria: Comparar los registros financieros de la empresa con los estados de cuenta bancarios para garantizar que los saldos concuerden y para identificar cualquier discrepancia.
- Registro de activos fijos: Mantener un registro de los activos fijos de la empresa, como edificios, equipos y vehículos, y registrar la depreciación de estos activos según corresponda.
- Control de inventario: Ayudar en el seguimiento y registro del inventario de la empresa, asegurando que los niveles de stock sean precisos y se reflejen correctamente en los estados financieros.
- Preparación de informes financieros: Colaborar en la preparación de informes financieros periódicos, como el estado de resultados, el balance general y el estado de flujo de efectivo.
- Cálculo de impuestos: Asistir en el cálculo y la presentación de los impuestos, incluidos los impuestos sobre la renta y el IVA, según corresponda.
- Soporte en auditorías: Proporcionar documentación e información necesaria durante auditorías internas o externas, y ayudar en la implementación de recomendaciones de auditoría.
- Mantenimiento de registros contables: Organizar y mantener los registros contables de la empresa de manera ordenada y accesible para su consulta.
- Actualización de software contable: Utilizar software contable para realizar tareas contables y asegurarse de que esté actualizado con la información financiera más reciente.
- Colaboración con otros departamentos: Trabajar en estrecha colaboración con otros departamentos, como el de compras, ventas y recursos humanos, para garantizar la precisión de la información financiera y cumplir con las políticas y procedimientos de la empresa.
- Actualización normativa: Mantenerse al tanto de las regulaciones contables y fiscales cambiantes y asegurarse de que la empresa cumpla con las leyes y normativas pertinentes.
Adicionalmente, son muchos los auxiliares contables que se ven en la obligación de cumplir tareas administrativas que nada tienen que ver con la contabilidad, e incluso deben trabajar como mensajeros y cobradores, y hasta tienen que preparar los tintos de los administradores del negocio; esto debido a que no hay nada que regule qué puede hacer el auxiliar y qué no.
Básicamente, las funciones del auxiliar contable se definen en el contrato de trabajo, y cada empresa fijará en «común acuerdo» con el auxiliar contratado cuáles serán las actividades a desarrollar, de modo que todo se reduce a lo que las partes pacten en el respectivo contrato.
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