Fondo de caja menor

La caja menor es un fondo en efectivo que se crea en las empresas para manejar pequeños desembolsos y se asigna a una persona como responsable de su manejo.

Finalidad del fondo de caja menor.

Existen multitud de pagos pequeños que, para manejarlos por bancos, se hace complejo y puede entorpecer el desarrollo ágil de ciertas actividades. Por lo que la solución es la constitución de un fondo de caja menor que se encargue de este tipo de pagos. De esta forma, aquellas compras o pagos menores, que no sean representativos, se manejan por este fondo.

El monto del fondo de caja menor depende del tipo de empresa, puesto que, mientras en algunas $1.000.000 será suficiente, en otras será necesario disponer de un fondo de varios millones.

En algunas empresas no existe el fondo de caja menor, y dependerá de las políticas internas de cada ente crearlo, lo mismo que el monto del que dispondrá.

Implementación del fondo de caja menor.

Para el manejo del fondo de caja menor se requieren la implementación de ciertas políticas, como, por ejemplo, que por medio del fondo se harán pagos que no superen determinado monto, o que determinados pagos, sin importar su monto, no se deban realizar por caja menor.

En cierta forma, el fondo de caja menor se asimila a lo que llamamos «plata de bolsillo», por lo que es preciso tener un cuidado y control especial sobre estos recursos, y debe nombrarse una persona de entera confianza y responsabilidad para que lo administre.

Contabilización del fondo de caja menor.

La contabilización del fondo de caja menor consta de dos fases: Creación y reembolso, que involucra la cuenta de caja y las cuentas de gastos, dependiendo del tipo de pagos que se realicen.

Constitución del fondo de caja menor.

Al constituir el fondo de caja menor, se retira plata del banco y se constituye el fondo, de modo que la contabilización será:

Se puede crear una subcuenta para registrar las sumas retiradas para constituir el fondo de caja menor.

Reembolso de caja menor

Cuando el fondo de caja menor se agota o llega a un determinado monto, se procede a reembolsar el dinero utilizado.

En este momento, el responsable del fondo de caja menor hace entrega de los soportes de los gastos incurridos para que le sea reembolsado su valor y así recuperar el fondo de caja menor a su monto inicial.

La contabilización del reembolso será:

Del tratamiento anterior se evidencia que el fondo de caja menor solo se contabiliza al momento de crearlo, aumentarlo, disminuirlo o eliminarlo, no cuando se hace algún reembolso, de ahí que se considere como un fondo fijo.

El reembolso de caja menor debe solicitarse por lo menos cada mes; de lo contrario, por su especial tratamiento, se pueden presentar inconvenientes respecto a la fecha de causación de las facturas, puesto que estas se contabilizan al momento de solicitar el reembolso. Este tratamiento presenta una gran falencia, puesto que, según los principios de causación y realización, los hechos económicos deben reconocerse en la fecha en que figuren en la factura, lo cual no será posible mediante el antiguo y arraigado procedimiento de reembolso de caja menor.

Este inconveniente hace surgir la necesidad de buscar mecanismos diferentes de reembolso que permitan contabilizar las facturas en el momento en que se realice el hecho económico que soportan.

¿La caja menor es activo o pasivo?

El fondo de caja menor es un activo debido a que está constituido por recursos de la empresa, y es un apéndice de la cuenta de caja general, que también es un activo.