Firma electrónica – Dian

La firma electrónica, anteriormente conocida como firma digital, es un mecanismo que permite firmar electrónicamente declaraciones tributarias y demás documentos dirigidos a la Dian que requieren la firma del contribuyente.

Entorno de la firma electrónica de la Dian.

Ante la evolución de los medios para el cumplimiento de las obligaciones tributarias formales de los contribuyentes, que hoy en día en su mayoría se deben hacer virtualmente, es necesario introducir una firma que también sea electrónica o digital.

Por tanto, toda obligación con la Dian que deba ser cumplida virtualmente requiere necesariamente la firma electrónica.

La firma electrónica aplica tanto para las personas naturales como para las personas jurídicas, teniendo en cuenta que las obligaciones formales de las personas jurídicas deben ser cumplidas por sus representantes, que son personas naturales, que también deben contar con el mecanismo de firma electrónica.

Personas obligadas a diligenciar la firma electrónica.

El cumplimiento de las obligaciones tributarias formales siempre es realizado por una persona natural, incluso si la obligación corresponde a una persona jurídica, pues en tal caso quien debe firmar es el representante legal y, en ocasiones, el contador público o el revisor fiscal.

En consecuencia, toda persona que de una manera u otra deba cumplir con obligaciones ante la Dian, y deba hacerlo virtualmente, debe diligenciar u obtener la firma electrónica.

Vigencia de la firma electrónica de la Dian.

Una vez se habilite la firma digital o se renueve, tendrá una vigencia de 3 años conforme al artículo 4 de la resolución 070 del 2016 expedida por la Dian:

«La vigencia es de tres (3) años, contados a partir de que se culmine el procedimiento de emisión o renovación del Instrumento de Firma Electrónica (IFE).»

La renovación se debe hacer antes de que se venza, y se puede hacer o solicitar en cualquier tiempo en caso de que la seguridad de la firma se haya comprometido.

Emisión y gestión de la firma digital.

Para obtener o emitir la firma digital por primera vez, es preciso hacerlo personalmente en un punto de atención física de la Dian, previo agendamiento de cita.

Pero antes de solicitar la cita en la Dian, primero debe crear y habilitar su cuenta en la página de la Dian con usuario y contraseña.

La habilitación de la cuenta de usuario puede iniciarse en este link.

Una vez habilitada su cuenta de usuario y actualizado el RUT, entonces sí solicita presencialmente la emisión de la firma digital.

Una vez surtido el primer paso, puede ingresar a la cuenta creada en el portal de la Dian, y continuar con el proceso de habilitación o activación que se hace en línea.

La renovación de la firma digital sí es completamente virtual, siempre que realice la renovación antes de que se venza la firma digital. Si lo hace después, tendrá que iniciar la renovación presencialmente.

Firma electrónica en personas jurídicas.

Las personas jurídicas no tienen una firma electrónica propia, en razón de que están representadas por terceros, personas que son las que deben gestionar la firma electrónica.

Las personas jurídicas deben obtener un certificado digital para emitir facturas y nómina electrónica, pero tratándose de la firma electrónica para firmar declaraciones y demás, lo hace el representante legal con su firma electrónica personal.

Cómo solicitar firma electrónica para una empresa.

No se debe solicitar firma electrónica para una empresa. Quien debe tener la firma electrónica es la persona que la representa y que debe firmar las declaraciones tributarias, que es el gerente o representante legal, y el contador o revisor fiscal cuando sea necesario.

El representante legal debe primero actualizar su RUT con la obligación 22 (Obligado a cumplir deberes formales a nombre de terceros), y con su firma electrónica personal podrá firmar las declaraciones de la persona jurídica.

Cómo gestionar la firma electrónica en la Dian persona jurídica.

En razón de que la persona jurídica no tiene una firma electrónica, sino que se firma con la del representante legal, la gestión de la firma debe hacerla el representante desde su cuenta, ingresando a nombre propio, con su número de identificación.

Cómo recuperar la clave de mi firma electrónica Dian.

Para recuperar la clave de la firma electrónica de la Dian, debe ingresar primero a la cuenta Muisca del contribuyente, y en el menú principal, en la parte superior derecha, dar clic en la opción de gestionar firma electrónica, o en ocasiones aparece «Su clave a los servicios Dian ha caducado, recuerde que debe cambiarla». Seguidamente puede actualizar la contraseña y generar una nueva firma electrónica ingresando su tipo de documento y número de identificación.

Allí el sistema le genera un código de verificación que podrá enviar al correo electrónico o número de teléfono registrado en el RUT.

Seguidamente podrá ingresar la nueva contraseña sin tener que ingresar la contraseña anterior que ha olvidado.

En consecuencia, no se trata de recuperar la contraseña olvidada, sino de generar una nueva contraseña que anula o cancela la anterior.

Cómo saber su firma electrónica.

Su firma electrónica en la Dian no es más que una clave o contraseña que se asigna al momento de generar la firma electrónica, de modo que no existe un archivo electrónico que contenga una firma, sino una contraseña que se ingresará al momento de firmar un documento que permitirá la generación de una clave dinámica de autenticación que le permitirá firmar electrónicamente.

De modo que, para saber su firma electrónica, debe recordar la clave que el mismo usuario asignó, y si lo ha olvidado, debe generar una nueva clave o contraseña.

Recomendaciones en la gestión de la firma digital.

La gestión de la firma digital, esto es, el proceso de firmado digital de documentos y declaraciones tributarias, se hace utilizando una contraseña de la firma digital y por medio del correo electrónico.

Cada vez que se requiere firmar un documento se genera un código único que se envía al correo electrónico informado por el contribuyente, y ese código, junto con la contraseña de la firma digital, es el que permite firmar los documentos.

Por ello, el correo electrónico debe ser seguro, preferiblemente un correo de alta confiabilidad y disponibilidad como Gmail o Hotmail (Outlook), pues siempre están disponibles y nunca rebotan un correo como suele suceder en correos corporativos.

Igualmente debe asegurarse de que nadie pueda acceder a su correo y a la contraseña de la firma digital.

La contraseña de la firma digital es diferente a la contraseña para ingresar con el nombre de usuario a la cuenta que se tiene en la plataforma de la Dian.

Todos estos deben estar seguros para impedir que terceros utilicen indebidamente sus datos, pues son de su entera responsabilidad.