Documento de fecha cierta

Para efectos probatorios, como en el caso de la prueba de pasivos en el impuesto a la renta, es relevante el concepto de documentos de fecha cierta. Veamos en qué consiste.

En qué consiste la fecha cierta de un documento.

Los documentos son elementos de prueba, y para ello hay que tener certeza de la fecha en que se constituyó ese documento. La fecha cierta se trata de eso: tener como cierta la fecha en que se suscribió el documento que se presenta como prueba.

La fecha cierta de un documento hace referencia a la fecha a partir de la cual se tiene certeza de la existencia del documento, de su nacimiento.

Para efectos probatorios, es esencial conocer con seguridad la fecha en que se constituyó un documento, porque tanto el documento como la fecha que contiene son elementos muy susceptibles de falsificación o alteración.

Fecha cierta en un documento público o privado.

La definición de fecha cierta la podemos encontrar en el artículo 253 del Código General del Proceso colombiano:

«La fecha cierta del documento público es la que aparece en su texto. La del documento privado se cuenta respecto de terceros desde que haya ocurrido un hecho que le permita al juez tener certeza de su existencia, como su inscripción en un registro público, su aportación a un proceso o el fallecimiento de alguno de los que lo han firmado.»

Y, para efectos tributarios, respecto a la prueba documental, señala el artículo 767 en cuanto a la fecha cierta de un documento privado:

«Un documento privado, cualquiera que sea su naturaleza, tiene fecha cierta o auténtica, desde cuando ha sido registrado o presentado ante un notario, juez o autoridad administrativa, siempre que lleve la constancia y fecha de tal registro o presentación.»

Es decir que, si queremos probar un pasivo o un hecho de relevancia tributaria con un documento privado, como puede ser una letra de cambio, pagaré o contrato, es preciso autenticarlo ante notario (reconocimiento de firma), y la fecha cierta se presumirá a partir de la fecha de autenticación para evitar la posconstitución de pruebas.

Fecha cierta de los documentos privados.

En resumen, la fecha cierta en un documento privado es aquella a partir de la cual se tiene certeza de su existencia, que puede ser diferente a la fecha que figura en el documento.

Por ejemplo, un contrato de compraventa puede tener fecha 15 de mayo de 2023, pero su inscripción en el registro público puede ser del 30 de mayo, fecha última que será la fecha cierta.